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办公室收支报销技巧(财务小知识——会议费报销的要领)

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  • 2023-08-29 12:15:54
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会议费报销涉及两方面的风险。第一,涉及税务层面的风险。企业认可的会议费,税务不一定认可,对这样的“会议费”需要做纳税调整。第二,涉及腐败方面的风险。会议费很容易和旅游费、招待费混到一起,甚至某些人会打着出国参会的名义搞跨国游,这样的“会议费”就属于个人享受性质的费用。从实际情况看,会议费报销极易成为私费公报的重灾区。

即便是真开会了,会议费就没有猫腻吗?未必。聊举几例

例一

有的公司会议不安排在自己的办公室召开,却要安排在度假山庄召开;不安排在公司所在地召开,却要安排在风景名胜地召开。这样的会议亦真亦假,发生的会议费也亦真亦假。更有甚者,明明只开一天的会,会议日程却安排三天,后两天都是旅游。严格来讲,后两天发生的旅游费不能以会议费名义报销。

例二

有的公司会以召开会议的名义招待各种关系人。为什么这么做呢?招待费不能全额在企业所得税税前扣除,改换“会议费”名目后就不一样了,会议费能全额在企业所得税税前扣除。

例三

有的公司把会议费搞成了员工福利费。组织员工以团建名义出去玩,如果以旅游费名义报销相关费用,涉及到扣缴个税的问题。因为旅游费属于非货币性福利。怎么办?有人想出了招,以召开会议的名义搞团建。这样一变,旅游开销就成会议费了。

以上做法都存在税务风险。一旦被税务查实,伪装的会议费需做纳税调整处理。

一般来说,我们很难取得会议费名目的发票。实际发生的会议费往往涉及一系列发票,换言之,会议费是一系列费用的集合。会议费大体包括六类费用。

第一类费用:会议场地的租金。如果会议不在公司内部召开,而是跑到酒店、宾馆租会议场地召开,就会有场地租金。

第二类费用:会议的资料费。为配合开会,一般要打印各种资料,打印这些资料是有费用的。

第三类费用:组织会议的杂费。为组织会议,相关人员要事先考察,跑上跑下,就有相应的交通费,另外还会有会议横幅制作费、茶点费、桌牌制作费等,这些都属于杂费。

第四类费用:与会人员的差旅费。外地人员参加会议,必然涉及到差旅费(包含住宿费)。

第五类费用:与会人员的住宿费。如果会议是封闭进行的,与会人员就需要住酒店,自然会发生住宿费。

第六类费用:与会人员的餐饮费。开会期间大家总得要吃饭,吃饭就会产生餐饮费。

有个细节说一下,员工到外地参会,发生的费用也可以差旅费名义报销。也就是说,会议费报销和差旅费报销是存在一定交集的。

我想特别说一下会议期间发生的餐饮费。

餐饮费一般在业务招待费中报销。如果餐饮费是因召开会议发生的,它能作为会议费的一部分报销。这样报销对公司计缴企业所得税是有利的。

会议费报销仅有一张发票是不够的,报销会议费时还需要提供更详实的证明材料。

最关键的两项证明材料分别是会议通知与会议签到表。会议通知可说明会议为什么要召开,会议签到表则可证明会议是否真实召开了。

会议通知要尽量正式一些,至少应注明以下信息:第一,会议的议题是什么;第二,会议召开的时间、地点是什么;第三,参与人包括哪些;第四,会议日程有多长;第五,加盖公章予以明确。


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