当前位置：首页 > 办公技巧 > 正文

银行办公室工作技巧(当个花瓶也很重要，几个方面教你如何内外兼修，成为公司门面担当)

叁碗诸角
办公技巧
2023-08-30 15:37:44
0

rrrrr 第13章　搞好个人形象——让你少奋斗五年r rrrr

第13章　搞好个人形象——让你少奋斗五年

你的个人形象是好还是坏，决定着你在领导或他人眼中的能见度有多高，这种能见度在职场上会帮助你实现延迟已久的升职梦想，在市场上则可以使领导和所在单位的利益进一步扩大。个人形象并不仅仅指一个人的外表或者容貌，对于秘书而言，它所要求的更多的是一个人内在品质的外部反映，同时也是个人内在修养高低的具体展示窗口。对于秘书而言，除了要进行外在容颜的恰当修饰以外，还应由内而外进行自我提升，绽放出个人的独特魅力。

恰当穿着——让内心力量由外展示

穿着对于秘书人员的意义在于：成功的穿着并不一定会保证你成功，但是失败的穿着却保证会让你失败到底。

衣着体现的是个人的文化修养与审美情趣，同时也体现着一个人的气质、身份与内在素质等，它是一个人的“无言介绍信”。对于长久生活在领导身边的秘书人员来说，整洁、恰当的衣着，不仅可以反映出个人的气质、修养，同时还能够在一定程度上代表组织的精神风貌、文化追求与管理水平。在不同的场合下，穿着得体、适度的秘书，会给人留下极佳的印象；穿着不当，便会使自我身份降低，损害自身形象。

具体而言，秘书人员应衣着合体、合适、合意：

1.衣着合体

衣着合体即秘书的衣着色彩、款式应与自己的体型、肤色相协调，根据自己的体型特点来选择衣物，以此来扬长避短。

衣着合体的基本标准是“统一、协调、变化”:

·身材较瘦者，不要选择直条纹的服装，否则会显得整个人更加的单薄；

·身材较胖者，不应选择横条纹服装，这会令人更显笨拙；

·身材矮胖、颈粗圆脸形者，不适合选择浅色高领服装，适合穿深色低“V”字形领、大“U”形领套装；

·身材瘦而长、颈部细长、长脸形者，应选择浅色、高领或者圆形领服装。

配色应遵循的重要原则之一，就是根据个人的年龄、体型与肤色进行衣物的选择。

秘书人员着装配色和谐方法有：

·上下穿同色套装，同时以饰物点缀；

·同色系配色的，应利用同色系中不同深浅、不同明暗度的颜色进行搭配，以使整体效果显得更加协调；

·全身着装颜色搭配不可超过三种颜色，而且应有一种颜色为主色调，否则，过多的颜色会显得不协调；另外，灰、黑、白三色为服装配色中的适宜色，与所有颜色相配都可以。

·年轻人应着上深下浅的服装，以显示出自我活泼、富有青春气息的一面；中老年人应采用上浅下深式搭配，以显示稳重、沉着。

另外，同一件外套服装，在利用不同的衬衣的样式与颜色来进行衬托时，往往会表现出不同的独特风格；而且，那些能够以最简单的打扮发挥最理想的装扮效果者，本身就说明了个人内在的修养与充实的内心。

康多莉扎·赖斯，世界政坛上最耀眼的“铁娘子”之一，在平日里便极为注重穿着。在赖斯的办公室中，安放着两面大镜子，令其可以从前后两个方面审视自己是否衣着得体。不管出现在何种场合之中，赖斯的衣着总是能够让人眼前一亮。

同时，赖斯的衣着还往往可以折射出她对不同场合、不同气氛与自我形体肤色特点的良好把握，不仅不会失去时尚感，同时还会显得极为得体。

在与中国领导人会面时的浅米色镶黑边的外套，在日本、韩国出场时的黑装搭配白色耳环与珍珠项链，在巴基斯坦、印度进行访问时的白色带浅条纹的套裙配白色耳环与项链，都使赖斯成为了“衣着合体”的典范。也正是因为如此，赖斯被誉为“美国政坛黑珍珠”与“最会穿衣的女性”之一。

2.衣着合适

衣着合适即秘书进行服饰穿着、饰物佩戴时，都应符合自我职业与身份的要求。

试想，一位国家总统若是穿着牛仔的背带裤出现在民众面前，必然是极不合适的。美国总统罗斯福在年少时，多以花花公子的打扮出场，给人留下玩世不恭的富家子弟的印象，但是自从步入政坛之后，他便一改往日形象，始终以朴素、勤劳的形象出现在选民面前。

一般来说，秘书人员是领导者的随从，因此，在穿着上应与领导者保持同一系列，但是又不可过于显露自我。一般而言，穿着款式简单而面料质地讲究的服饰，可以显示出自我干练、大方与稳重的一面；而款式灵活多样、面料质地极佳的服饰，则更能显示出积极向上的创新气质。对于从业于政坛的秘书人员，在服装款式与材料的选择上，更不宜...

在着装中，饰物往往会起到画龙点睛、协调整体的作用，因此，饰物的选用也要遵循“和谐美”原则。领带、围巾、胸针等都是饰物的代表，胸针适合女性四季佩戴，在佩戴胸针时，应因服装、季节的不同而进行调整，胸针应戴于第一、第二粒纽扣之间的平行位置上。

首饰在佩戴时应与脸型、服装相协调，耳环、戒指、项链等不可过多佩戴，否则便显庸俗，特别是在重要的社交与公共场合，更是不应选择金银气过重的首饰。男士饰品一定不可过多，一条领带、一枚领带夹足已。

鞋袜若搭配不好，便会给人留下头重脚轻的感觉。在正式场合，男士应选择黑色、深咖啡或深棕色的皮鞋，深单一色（黑、蓝、灰）的袜子；女士可选择黑色、白色、棕色鞋子，或是与服装同色系的鞋子。

3.衣着合意

指秘书应根据自我情趣、个性、爱好与审美观，按衣着基本要求选择服装，以穿出自我风格与魅力。

在2011年，英国最权威的男性时尚杂志《GQ》公布了“最佳着装男性”名单，其中，英国保守党领袖戴维·卡梅伦位列该名单第二位。据媒体报道，身为保守党领袖与环保主义者的卡梅伦，在平日里多半会考虑自己的喜好，他常会系着自己那招牌式的绿色领带，脚穿着系有绿色鞋带的环保运动鞋，以处处显示自己的环保理念。在评价这位保守党领袖时，《GQ》称，卡梅伦是“一位深知外表和语言具有同样重要性的政治家”。

同时，衣着合意还指秘书应选择符合当时意境与活动目的的服装，参与晚会、喜庆场合时，应穿明亮、艳丽的服装；节假日休闲时，可穿着轻便、随意的服装；工作时则应遵循稳重、美观的原则；正式场合，则应庄重大方、不显浮华。

秘书人员得体的衣着对其事业成功与自我发展起着重要的作用。正如我国著名作家郭沫若所说：“衣裳是文化的表征，衣裳是思想的形象。”作为领导随从的秘书人员，应从细微之处入手，从社会规范与自我喜好出发，进行积极的探索，做到衣着大方、优雅，从而突出自我气质，塑造出良好形象。

扩大影响——由高至低、由内至外，赢得认可

个人影响力是什么？所谓影响力，其实就是一种特殊的人际号召力与认可力，即组织中的每一个人会对他人产生一定的影响，同时也会接受他人的影响。因此，从这一意义上来说，每一个人都具有潜在的与现实的影响力。在现实生活中，秘书人员能否与他人形成积极而主动的互动，能否在协助上司制定组织战略、经营目标的具体过程中产生影响，都与秘书的个人影响力有着直接的关系。

上海某大型咨询公司的经理曾谈起过这样一件事情：

几年前我曾为一家公司提供服务，其总裁被认为目光敏锐、精力旺盛、精明干练。但是，他在平日里的工作过程中，却表现得独断专行，对部属总是颐指气使，就如同他的下属毫无判断能力一般。

这种管理风格几乎让所有的下属人心涣散，一有机会，他们便会大发牢骚。有一位秘书说：“那天，我已经将所有事情都安排好了，他却突然跑来下了一通完全不同的指示，才不过几句话，就将我一整天的努力都一笔勾销。我真不知道该如何做下去，他什么时候才会离开？”

有人回答：“我想，不出差错，他是不会离开的，他的任期还有很久。”

然而，其中却有一位秘书从来不会抱怨这些。他并非不了解自己的顶头上司的缺点，但他的回应不是批评，而是设法对这些缺点进行弥补。他总是设法配合上司的长处，把努力的重点放到自己可以着力的范围内。

有一天，我以顾问的身份与该公司的总裁进行交谈，他对这位秘书大加赞赏。以后再有事时，其他秘书依然被命令行事，唯有那位积极主动的秘书会被征询：“你的意见如何？”——他的影响圈扩大了。

这一事实令其在同事中成为了新的攻击目标，可是这位秘书却从来不会将同事的批评当成困扰，而是依然努力做事，协助同级人员。久而久之，他对同事的影响力也在不断扩大。

后来，总裁被调往国外公司的重要区域上任，临走之时，这位秘书也得以随行——他以自己的能力证明了自己的确是最能够胜任工作、最值得公司重视的那个人。

这位秘书并非依靠客观的条件而成功，是正确的选择造就了他。有许多人与他处境相同，但未必人人都会注重扩大个人的影响圈。

由此可见，人与人之间的交往，多半是影响力之间的较量，只有那些具有卓越影响力的个人，才能成为团队之中真正的强者，才有可能获得成功。因此，如何塑造个人影响力，如何通过个人影响力来帮助上司创建一个超级团队，是秘书人员必须修炼的课程之一。

在中国式组织中，秘书人员若想提高个人影响力，必须学会中国式的特有技巧：

1.以身作则

一个最简单、最有效的影响他人的方法，就是以身作则。你可以通过以身作则来领导或者影响他人，以达到你的目的。一方面，秘书可以通过以身作则来对企业文化传播、上司精神贯彻的某些方面表示支持，这种以自身行动来传播价值观的行为往往能够使上层领导者的期望得到最真实传播。而另一方面，秘书人员需要对那些要求你显示出忠实、做出自我牺牲以及承担额外工作的事情以身作则。

2.进行理性的说服

通过理性说服来对他人产生影响的传统方法在当代人际关系中依然是一种极为重要的策略。理性说服通过对那些符合逻辑的观点和事实证据进行有效的运用而使另一个人相信，一条建议或者要求是真实可行，同时也是可以达到目的的。总而言之，要使理性说服变成一种有效的策略，需要自信与仔细研究，对于明智与理性的人来说，这种说服方式可能是最为有效的策略。

3.进行相互帮助

若是你在具体的工作中，有一个人对你提供了有效的帮助，那么，主动地在他人需要的情况下提供帮助，则是另一种通常的、施加影响的策略。通过这种主动的交换，你将会与他人达成协议，而这种交换往往会被视为愿意在日后进行回报的具体表现。若是对方帮助你完成了一项重要的任务，这种交换还应包括与对方分享你能够拿到的现实利益。

4.建立人际网络

人际网络的形成对于个人把握职业生涯（包括成为一位具有影响力的人）而言，是非常重要的策略，建立起自己的人际网络，同时在需要的时候向该网络寻求有力的帮助，有助于对他人施加最有效的影响力。比如，一家银行的分行经理秘书若是需要做出更有效的个人职业规划，他所需要利用到的人际网络，除了他的顶头上司外，还有他的主要客户，因为客户的有利评价将会令其上司更容易地接受其提议，从而看到其能力，并愿意为其提升提供更大的发展空间。

5.形成联盟

有时候，通过单独的行动对某个人或某个团体产生影响是有一定难度的，所以你就有必要与他人结成联盟，以此来产生更大的力量。作为一种施加影响的策略，联盟的形成是行之有效的。但是，必须明确的是，作为秘书人员，你在组建自我联盟的时候，不可与上司的直接利益相冲突，更不能让上司认为，你所在的联盟对他会产生负面的影响与威胁，否则，你的影响力不仅无法树立，反而会有彻底被摧毁的可能性。

个人“领导力就是影响力”。在当今社会，影响力的作用越来越被人们所重视。对于秘书来说，你个人的影响力一部分依赖于你的上司是谁、他是否具有影响力，一部分则依赖于你的行动与自我组建与树立影响力的能力。聪明的秘书从来不会令上司与自己的影响力相违背；相反，他们会利用上司的影响力来增强自我影响力，同时利用自我影响力，辅助上司实现更强的影响力；进而达到双赢的地步。

建立品牌——让他人认为，你“最优秀”

秘书同样需要建立起个人品牌，因为个人品牌是获得公众认可、上司满意的基础，同时也是让自己在职场中立于不败之地的重要支撑点。所谓品牌，即在工作中树立起自己独有的个性、价值、文化与属性，令自己的服务有别于其他的秘书。

每当有各行各业的秘书来信问起：什么才是最可靠的成功之道？如今已是美国加利福尼亚地区秘书协会会长的海伦·布朗总是建议他们：首先要成为一个好雇员。她的理由有两个：

每一份工作最终都会为你赢得应有的认可、金钱与自尊，你的生活也将因此而变得精彩纷呈；

一个好的雇员在静心等待认可、自尊与收益的过程中，往往会发现更多的乐趣，同时也会赢得他人的尊重。

从18岁开始，海伦便已经开始从事秘书工作了，通过不断历练，如今，她成为了公司中最优秀的人才。凭借着上司充满了赞誉的推荐信，海伦不断地跳槽到更好、更优秀的企业中，并最终让自己成为了秘书中的佼佼者。

海伦依靠自己的努力建立起了自己的品牌，而这种品牌，也是她赢得认可的最有力工具。对于秘书而言，建立自我品牌是使自己与他人区别开来的关键，这种自我品牌不仅令你与他人有别，同时对于个人的工作、学习也将产生诸多裨益。

一件事物要想上升到品牌的高度，需要有一个循序渐进、由此及彼的具体过程，因此建立个人品牌并非易事，最关键之处在于形成自己独特、鲜明的工作特点与工作风格：

1.你是谁？你的理想是什么？

个人品牌是实际的、带有商业意味的观念，它虽然已经将过去的组织阶梯与限制打破，看似令整个工作过程变得自由，但是，其本质其实已变得更加强调个人工作的价值。

个人品牌的建立，需要秘书如同品牌经纪人一样去思考：你期望自己将来成为什么？你想要代表什么？你认为自己的工作有价值吗？你认为自己有价值吗？

每一个人在儿时都曾经写过“我的理想”，但是，当你真正地踏入职场之后，你是否还曾经想过这个问题？当你发现自己已经迷失了对自我的清晰认识之后，也许你应该抽出时间，与自己敬佩的上司，与自己的好友、家人一起讨论一下这个问题，以便让自己认识到自己的准确定位。

2.你工作的保障是什么？

个人品牌的好坏是未来个人参与工作的保障。不过，与过去不同的是，它所提供的保障并非是终身雇佣制的，个人品牌的重点在于强调个人技能，强调要拥有具有市场价值的技术、令人印象深刻的特色，同时还要有不断流传的口碑。这些标准或许会让你感觉过于严苛，但事实上，它们会帮助你提升自我工作品质，让你所在的机构变得更加倚重你。

3.你为自己设立的品牌定位是什么？

想要做到个人品牌的定位，便需要明确自己的能力价值，你可以通过以下几个问题来对自我品牌价值进行基本的评估：

·你以哪几件事情闻名？

·目前，你参与的项目在哪几个方面有挑战性？

·过去三个月你学了什么？

·你今年的个人履历表与去年有何不同？

同时，你要为自己进行明确的定位，定位的内容主要有：

·你是谁？

·你代表了什么？

·你如何在同类人、同职者中变得与众不同？

·以八个字来写出自己的准确定位。若你无法完成，则证明你的定位过于模糊，而这种模糊定位便等于没有定位。

·你的品牌应该是什么样的？

人的有效思考多半依赖于图像思考，成功的品牌都拥有可以辨别的图像。例如，世界各大品牌都有自己的简单、有力的图像。那么，你的图像是什么？它想要描述与传达的是什么？你可以先使用文字，将自己的理想一点点地描述出来，然后再进行定位。

4.你是否拥有个人的价值观？

你的价值观就是你生活形态的事业，你的生活形态将会显示出你是谁、你重视什么。

你所重视的价值就如同将一切活动串连在一起的订书针一样，它将会对你愿意付出的时间、专业技能的精湛程度产生影响，同时还会决定你的前进方向，决定你未来将会参与到怎样的职业计划中。

若是你无法说出自己的个人价值观，你的未来将会缺乏可确定性，因为拥有个人价值观，你才能够进一步做好生活、工作中的取舍。

5.你的个人工作如何？

个人品牌多半是由一个接一个的项目计划累积而成的，你应该将自己多达96%的时间用于完成你的项目计划上，而你为此制订的工作行程表就是你个人品牌建立的具体蓝图。

此外，你需要切记的是，品牌不仅仅是个商标，同时还是一个值得他人去信赖的标记，想要建立起个人品牌，你便需要做到绝对的可靠与诚信——对下属、对同级、对上司，你的忠诚度、你的可信度，将会直接决定你在他们心中是否拥有品牌价值。

适应变化——参与竞争，提升自我发展空间

在现实工作中，你可能并没有资格代表公司处理工作，但是，不要让他们忽视这样的事实：你乐于去承担自己能够承担的工作。若是你对于如何更好地改进本组织、本部门的工作有着极佳的创意，不妨大胆说出来。

亚里在一家代理公司担任小秘书，一天，公司邀请了几名女歌星为一个新发布会唱主打歌，当时，公司中并没有固定的司仪，原定的主持秘书也因私事请假了。在这种情况下，亚里毛遂自荐，主动承担了召集她们试演的任务。整整两天的时间，亚里不断地帮助女歌星们调整自我演出方式，并请到了大会的主管们来试听。

最终，在发布会召开当天，出色的设计、新颖的表演方式，都为公司赢得了阵阵掌声——亚里以自己的努力赢得了大家的赞誉以及自己进入公司后的首次职位提升。

在职场生活中，竞争几乎随处可见，而且这种竞争往往就隐藏于无形之中。很可能在交接工作、替上司跑腿的过程中，你与其他秘书的胜负就已确定。赢得了竞争，便预示着你将会得到一定的权利，从此受人推崇。但是，在未赢得竞争之前，你至少可以让自己适应变化，并在参与竞争的过程中做到以下几点：

1.正视自己的欲望

秘书工作虽然平淡，但多半在小事中显示个人能力，谁都期望自己成为竞争的胜利者，所以，你不必去鄙视那些为了赢得胜利而使用手段的同事，更不要为了显示清高而去压抑自己渴求成功的欲望，那种单纯的行为只会让你在自我制造的道德伦理大战中失去参与的欲望，并进而失去方向。

2.将自己的恐惧感摒弃

越是恐惧，你便越有可能遭遇失败——秘书的工作需要细致的精神，过度地恐惧会让你在最小的事情上失手，而处理此类事时出现的差错，最有可能让他人认为你是无能、无用的。放手让自己去做，给自己一个轻松的竞争环境，你才有可能赢得竞争的胜利。

3.学会隐藏自己

木秀于林，风必摧之。要知道，喜欢出头的人一向是危险的、很容易成为众矢之的，而秘书因为身处领导旁边，位置特殊，更有此类危险。所以，在参与竞争的过程中，秘书必须学会隐藏自己的锋芒，同时更要将自己的弱点隐藏起来。因为身处利益纠葛纷繁复杂的职场之中，虽然你的工作就在于协调与上通下达，但是你同样无法确定那些要和你“推心置腹”的人中，哪些是值得信赖的，哪些是暗藏小心思的。

4.警觉上司的意图

越是上层，权力的论战便会越激烈。有些时候，秘书的升职或受重视也会成为陷阱，未必是上司在权力斗争中想要送你去“死”，但是，当上司想要为自己的错误寻找借口时，身为“军师”的秘书往往会成为最先被推出的那个人。想要摆脱被主宰的命运，秘书就一定要时刻警觉。

当然，赢得了竞争的胜利时，你也需要记住以下两点：

·居安思危。当你成功的时候，你的周围便会有人嫉妒你，更会有人暗中使坏，同时也会有无数的眼馋者想要取代你，你极有可能因此而变得声名狼藉、万劫不复。

·保持理性。就算上司对你再倚重、再信任，你也不可过于张狂——你的努力是为了实现自己的个人价值，让自己的个人品牌有所建树，而不是为了让他人更多地把你当成箭靶。

果断行动——你便是“执行力”的代言词

什么是执行力？简单来说，执行力就是按质按量地完成工作任务的能力，个人执行力的强弱取决于两个主要因素：个人能力与工作态度的强弱。能力是基础，态度是关键。秘书需要提升个人执行力，使自我在现实工作中能发挥出更大的作用。

根据执行力的特点，我们可以发现，执行力中有三个非常重要的方面需要秘书从业人员给予关注：

1.自制力

自制力指的是个人对自我言行冲动进行抑制，预留时间以便对情势进行判定的能力。若是你基于足够的信息、采用系统的方法而不是贸然进行决策，便表示你具有非常强的自制能力。相反，若是你通常急于行事，却没有事先考虑后果，便可能表示你的自制力较弱。

秘书人员需要明确：若你具有很强的自制力，你便不会急于对上司的新想法发表评论；或者你会告知客户，你将在收集更多的信息之后再进一步提出报价，而不是基于当前不完整的信息基础上，当场提供报价。

秘书拉菲尔从来不会不假思索便发表意见。他拥有一种控制自我言语冲动的本能，这种能力令他在与上司、下属、同职相处时摆脱了多个困境。他越是锻炼这种能力，便越是意识到，时间可以令其有机会从多个角度观察形势。同事与上司都说，若非要找到一个可以从所有角度审视问题的人，那么这个人非拉菲尔莫属。

回顾一下将你带入了窘境的言行吧，对自己的言行进行监督，同时找到相应的解决方法，避免使自己再次陷入其中。

2.立即启动任务

你若是乐于将当天的事情在当天完结，而不是将它们推迟到明天的话，你的任务启动能力便可能较强。任务启动能力指的是，在未发生过度延迟的情况下，对任务进行启动的能力。若是你的任务启动能力较弱，便会使启动项目被延迟。若是你的任务启动能力较强，你会立即着手处理上司安排的各种任务，即使该项任务要求在三个月内完成；或者，你有可能会在接到了某项启动指令之前，便开始预处理某个项目了；或者，你会在接到账单的当天，便将支票写好。

琼丽发现，若是自己立即启动任务，便会立即变得斗志激昂。尽管眼下有许多事情需要处理，她依然会每天启动一项刚刚接到的任务，若是做不到这一点，她便会从任务计划中腾出时间来，进一步启动新的项目。同事总是乐于请求她帮助启动任务，因为她总是有一套实用的方法来发现任务在最初期的具体步骤。

若是你自己启动任务的能力较弱，你便会不断地拖延任务，在这种情况下，你应分析并分解你的任务，从最容易的部分着手以使该项目不会令人感觉难以启动。为启动任务做好计划，同时设定好启动的提示，如采用手机闹铃提醒，或是请同事提醒，都是不错的方法。

3.拥有弹性

若是你的弹性较强，便表示你适应与发起变化的能力较强，比如，当你搭乘的飞机航班被取消的时候，你可以快速地制订旅程替代方案。同时，你还会善于从他人的角度去看待问题。若是你的弹性较弱，你可能不会改变原计划，或是对新加入的信息感到不适。

纳瑞被同事们称为解决问题的能手，在原定计划受到阻碍的时候，同事们总是会向他求助，他可以将坏消息进行重新组合，并从困境中发现积极的因素。当他的上司遇到了障碍的时候，他可以从多个角度看待问题，从而帮助上司更好地解决问题。

以上三大能力将会帮助你更好地执行任务，它们会帮助你决定哪些信息是值得你去关注的，同时也会帮助你对自己的行为进行管理。你可以通过这些管理方式轻易地发掘自我执行能力，同时，最大限度地将自己的强项发挥出来，并尽量回避自己的弱项。

锻炼口才——让声音与语言透露你的能力

口才是人们社交时的一种必要表达能力，在竞争激烈的当代社会中，口才早已成为了交际的重要手段。身为组织中上情下达、下情上传、内外联络的重要个人，秘书更需要有极佳的口才。

原任建设部秘书的乔军，其上司被调走之后，他便被调到了宣传部，恰逢县长换届，乔军奉命陪新上任的县长到各大企业调研。在调研前，新县长已经通过相关的渠道对这几家企业的生产经营情况有了全面的了解，同时也准备讲一些自己的看法。

在到达一家企业之后，乔军自以为自己对企业情况非常了解，便抢先发言，用一种居高临下的语气对该企业的生产经营评头论足，同时还提出了这样与那样的要求。半天下来，县长几乎一言未发，场面极为尴尬。

后来乔军也意识到了自己的过分，但是，他后来的言论更显不当：“我们的县长新来本地，不太了解这些情况，我先来介绍一下下面的工作。”接下来，又是一篇长篇大论。事实上，他所说的这些内容，完全可以用几句话概括起来。

事情结果可想而知，不久之后，乔军便被调离了工作岗位。

其实，秘书口头表达能力的提高有赖于其知识水平与思想内涵的提高。现在，随着市场经济的不断发展，社会竞争日趋激烈，人们之间的联系日益增多，口才已成为了有效交际的重要手段。口才欠佳，不仅得不到交际的最佳效果，而且会使工作难以顺利进行。

对于现代秘书而言，良好的口才具有以下特点：

1.简洁明确，拥有高效率

现代社会就是一个快节奏、追求高效率的社会，这就要求秘书人员在说话时，必须做到简洁明了，做到一语中的、逻辑严密，尽量用最少量的语词传递尽可能多的信息，令说话耗费的时间与说话的效果呈正比，使自我效率得到提高。

平日工作里，秘书人员应为听者考虑，不要过多地浪费对方的时间，在传达信息时，将具体内容、时间、地点等要素皆交代清楚。汇报工作时，使用一句话可以说清楚的事情，便不需要用两句或三句来讲。

为了使自我说话效率尽可能地提高，秘书人员应做到精心选词，使之“言”半功倍。平日里，秘书人员应注意，在说话时少用修饰语、倒装句，避免使用隐晦、艰涩的词句，不可将“这个”“那个”当成口头禅，而是应做到通俗易懂、有点有面，在分清主次的情况下直抒胸臆。

2.将原则性与灵活性相结合

秘书的辅助地位与工作的被动性，决定了秘书人员在说话时的语境需要千变万化。在现实工作过程中，秘书往往会遇到始料未及的情况，此时便需要临场调整内容，使自我讲话方式得到改变，同时做到机敏而巧妙地应对意外，以避免出现尴尬与失误。

另外，在工作过程中，秘书人员难免会接触到一些修养差、偏激执拗的人，这些人或有意刁难、出言不逊，或自以为是、以势压人，或观点不同、故意添乱。对于这些突然出现的情况，秘书在做到处变不惊的情况下，也应在语言中表现出适当应变。比如，当他人向自己打听秘密时，秘书便应采用婉转拒绝的技巧，做到既不伤和气，又能获得对方理解。

3.把握好分寸，讲究表达艺术

在某些情况下，秘书人员往往会遇到多说一句添乱、少说一句欠缺的时刻。说得过深，难以拔出；说得过浅，无法奏效。在这种情况下，秘书人员应学会把握分寸，避免简单、片面而主观地下武断性定论。同时，为了使自己的语言显得有分寸，秘书还需要借助委婉含蓄的表现手法。特别是在面对一些敏感、重大、不便直说但又不得不说的事情时，秘书更应采用委婉的语气，在最大限度上避免被动。比如，在涉及他人对领导工作进程的询问时，秘书人员应避免将话说绝，而是应该缓和性地说：“此事领导们正在研究，会很快正式答复你们的。”

另外，秘书说话还要看准时机，该早讲不应晚讲，该晚说的不可先捅出去。若是在交谈中发生了争执，秘书人员万万不可“火上浇油”，而应抑制感情，进行“冷却降温”，比如，在帮助上司接待一些难缠的来访者、客人时，秘书人员便需要出面协调。此时，秘书人员便应采取缓和的方法，说话时把握分寸，做到既不对对方的意见进行实质性的表态，又能令对方安心，同时还为上司的决策留出时间。

4.掌握知识与信息，扩展口才

想要使自己变成口才优秀的秘书，做到以上几点并不够，你还需要掌握一定的知识。在平日里，秘书需要从以下方面扩展自己的资讯量，以便在言谈中掌握主动权：

·每天至少仔细阅读一份高质量的报纸，令自己精通最近发生的时事，健谈者会随时准备好“新鲜话题”，在适当时候提供适当的资讯。

·每月阅读几份品位较高的杂志，并从中掌握有关音乐、戏剧、美术与科学等方面的知识。

·电视与电影往往可以提供一些最佳的话题。

·有时候，听听电台也是不错的选择，电台的广播往往会告诉我们一些报纸上没有刊登的即时消息。若是能够随时准备一些报纸上还未发表的话题，便能够拥有较高的关注度。

秘书的口才看起来只是事关个人发展的小事，但事实上，个人口才能力的高低，往往会对大局产生影响。作为秘书，想要担任起服务上司的重任，必须从小事做起，严格要求自己，提高自己的口才艺术，进一步加强表述修养，使自我口才素质获得提升，不断地提高自己的综合服务水平。

提升气质——魅力源于丰富的内在修养

个人的气质往往是指个人内在素养或修养的外在体现。气质是内在的、不自觉的外露，而并非表面功夫。若是胸无点墨，而仅仅凭借华丽的衣服装饰的话，此人是毫无气质可言的，反而会给他人留下肤浅的印象。所以，秘书人员若想提升个人气质，除了穿着得体、说话有分寸以外，还需要不断地提升自我知识和品德修养，不断地丰富自己。

几年前，新浪前CEO王志东曾经到英国IT企业中进行考察。在某外企，他看到了一位已经年近五旬名叫丽兹的女秘书，这位女秘书既是她的直接上司的朋友，又是其最佳助手。

丽兹是一位受过典型英式淑女教育的人，她不仅为人严谨，而且不乏风趣。在与之交流的过程中，人们不仅能够看到她极强的处事能力，还能感受到她从容享受生命的态度以及对自己永不放弃的精神。

虽然丽兹早已过了青春年华，但是，王志东在与该企业进行联系的时候，却从来没有见过她在任何场合、任何时段中露出随意、疲惫的样子，即使是在休息的时候，她也总是衣着整齐地坐在沙发上看书，或是摆弄办公室里的花花草草。

反观国内的秘书，虽然多有正值年少时光者，却往往没有充分的文化底蕴，在行动为人上，更是缺乏气质表现——这不能不说是中国现代职业秘书中的一大缺憾。

其实，气质并非不可塑造。秘书人员想要提升自我气质，是一件需要从细处着手、从长计议的事情。以下是一些能够提升个人气质、增强内在修养、显露自我魅力的重要知识点：

1.沉稳的个性

·秘书人员不可随便地显露自己的情绪，同时更不能逢人便诉说自己的困难和遭遇；

·在征询他人的意见之前，应自己学会思考，在意见未成熟之前，不可贸然将自己的想法讲出来；

·不可有机会便唠叨自己的不满；

·重要的决定应该尽量与他人商量，当上司想要发布重要决定时，最好隔一天再次确认之后再发布；

·讲话、走路时应保持从容的态度，不要有任何的慌张，哪怕有再急的事情，也应快中有稳。

2.细心的习惯

·发生在身边的事情——不管它们是否与你有关，你都应思考它们的因果关系；

·对于自己做不到的执行性问题，你应努力去发掘它们的根本症结，同时还应让自己保持正确的见解；

·对于那些习以为常的做事方法，个人应有改进或者优化的建议；

·不管做什么事情，都应养成井然有序与有条不紊的习惯；

·经常审视自己，最好找出一些他人看不出来但对自己影响巨大的毛病或者做事习惯；

·随时随地检讨自己的不足之处，并尽量弥补。

3.拥有胆识

·平日里，说话做事不可常用一些“是不是”“可不可以”一类的缺乏自信的词句；

·不要经常性地反悔，更不能轻易地将自己已经发表的意见、已经决定的事情推翻；

·在众人争执不休的时候，不可保持缄默，而应明确发表自己的意见；

·整体氛围低落时，你应担任起调动每个人乐观、阳光精神的角色；

·无论做任何事情，你都应用心，因为上司与下属都在看着你；

·事情若进展不顺利，让自己歇一歇，并重新寻找新的突破口，就算结束也应干净利落。

4.为人要大度

·不要将那些有可能是伙伴的人刻意地变成自己的对手；

·对他人的小错误、小过失不要过于斤斤计较；

·不要有权力的傲慢，更不要有知识的偏见；

·在有成就与成果时，学会与他人分享——他人帮助过自己时，更应如此；

·当必须有人主动站出来推动进程时，自己应先行。

5.保持诚信的态度

·不要将虚假的口号或者标语挂在口头上，就算是上司的决定，你也不应如此；

·针对客人、来访者所提出的相关“不诚信”的问题，切实地提出改善方法；

·不耍小聪明，不与他人斗心计；

·做不到的事情从不承诺，说过的事情一定要努力去做；

·计算一下自己的诚信代价，你所计算的结果就是自己建立品牌效应的成本。

6.有担当

·在检讨过失的情况下，先从自己或是自己人开始反省；

·必须总结他人的事情时，先列述功劳，再审视过错；对自己进行总结时，则应先审查过错，再列述功劳；

·认错从自己开始，赞扬从下属启动；

·着手制订计划时，先将责权界定清楚，而且要分配得当；

·对于怕事的人或组织，应该将责任挑明了说。

秘书人员的气质多半是举止、言谈与风范的综合表现。如神态上的自信、庄重，举止上的稳重、文雅，言谈上的谦逊、诚恳等。作为秘书人员，想要将上述几个方面的素质凝聚于一身，并充分表现出自己的气质，必须，在增强自我修养的同时，在长期的实际工作中锻炼自己，以形成能够充分表现出职业特点的气质。

rrr

本文由京廊文化根据互联网搜索查询后整理发布，旨在分享有价值的内容，本站为非营利性网站，不参与任何商业性质行为，文章如有侵权请联系删除，部分文章如未署名作者来源请联系我们及时备注，感谢您的支持。
本文链接： /bangong/26143.html

上一篇
居家办公带娃技巧视频(闲置硬盘不要扔，套上朗科WH51硬盘盒，给小姐姐一个给力的家)

下一篇
办公室选择技巧图片(科乐办公家具选购指南：舒适品质从选对开始)