办公技巧的图片文字(工作也是一门艺术！这位办公室老江湖教你在职场如鱼得水的秘诀)

一、领导正焦急地等待着你的汇报

1．件件有回音、事事有着落

正题之前，先扯点闲篇。石头觉得，办公室里的工作有个突出特点，就是被动性，这个和企业做业务很不一样。

假如在企业干销售，工作模式是这样的：老总给你定下每个月5 000万元1个亿的销售额，好了，这1个月老板可能都不想再见你了，你上班也好在外边奔波也好，都随你，只要到了月底，你能把工作成绩——也就是销售额拿出来，就万事大吉，立功受奖加官晋爵啥的那是自然，也就是说，业务部门的工作其实是一种目标指引下的主动工作方式。

办公室不一样，办公室的工作模式是这样的：石头啊，来下我办公室，有几个事交代你；石头啊，这会儿没事吧，有个事来办公室我跟你说下；石头啊，马上来办公室，有个事着急你赶紧弄。

也就是说，与业务部门不同，办公室里干的都是领导随时随地交办下来的一桩桩一件件的事情，目标、方法甚至步骤都相对明确和具体，领导手把手给你指出了明道，你一步步把事情落实好就行了，石头管这叫任务规定下的被动工作方式。

在企业，你可能不用经常去打扰老板、说东道西，到了时间，你只要拿出销售额就行。但在办公室，很多人受被动的工作模式影响太大，入戏太深，惯性太强，以至于出现一个严重的问题：活儿明明干得很好，按照领导指示一步步、规规矩矩落实到位了，于是就认为事情已经办完了，一声也不吱，悠然自得地读读书、看看报去了。

几天过去了，领导一个怒气冲冲的电话打过来：你小子怎么搞的，上次交代的事你还没办完？有那么难吗？你一脸不服气：领导，我早就办完了呀，那谁谁满意得很，你凭啥批评我？再说，你当时也没让我完事后给你说啊，我不是怕你忙打扰你吗？！把领导噎得够呛。

石头刚到办公室，刚当上秘书时，也常出这种问题，大事、拿不准的事、难落实的事、领导特别关心的事还能时不时想着跟领导及时汇报，到了发通知、传话、寄东西、送材料这种小事，觉得无关紧要、不足挂齿，反倒懒得再多一句嘴给领导报告进展情况了。

有一次，领导让石头去某单位送一份文件，石头分秒不敢怠慢，火速把材料送到对方手中，又返回办公室，怡然自得地赶起了材料。快到傍晚了，领导打来电话，语气里满是焦虑：石头，材料送到了吗？

我自以为立了大功，满心欢喜地邀功：当然，您一吩咐我马上就去了，送完都回来好长时间了。不曾想领导不但没表扬我，反而怒气冲冲：送到了你怎么不说一声！对方看材料后我还有事要跟对方补充！我一直在等你回话，你太不靠谱了！

说实话，当时石头很委屈，也不理解，明明及时送到了，怎么还挨批评。这种送材料的小事，办了也就办了，还有必要专门跑去跟领导强调吗？好像办了多大的事一样。我不去打扰领导，难道不是替他着想，替他分忧吗？

后来办公室里有了实习生，石头有时会请实习生帮自己做一些杂事。比如，让实习生去寄快递，心里就会老惦记要看到快递回执单；让实习生通知一个会，就老想问问是不是都回复了；让实习生出去接嘉宾，就老担心有没有按时到，有没有顺利接上。

这时，才逐渐能够体会到领导把工作布置给你之后的心态：领导把事情交给你了，即使是小事，但事实上这件事还是脱离了他的视野和掌控，和他亲自去办是完全不同的，他无从知道办了没有、办到什么程度。此时的领导大概就像在黑夜里转悠摸索的人，焦虑的等待是一种很自然的心态，产生这种焦虑并不是因为他不信任你，而是人性的本能使然。

而你的及时汇报和反馈就像黑夜里灯塔射出的一束光，会让他备感安心甚至欣喜。打个不恰当的比方，就如同你跟心爱的姑娘表白之后，攥着手机到哪也不愿撒开，时刻期盼姑娘“我愿意”或“你是个好人”的回复一样。

将心比心，换位思考，无论领导交办的是多么微不足道的小事，是不是都应该有个回应、有个声响呢？只有你及时地回复、汇报，才能让如热锅上蚂蚁般焦虑的领导放松下来。想通了这一点，石头在办公室工作中，就非常注意确保领导交代的工作件件有着落、事事有回音了，为的就是让领导放心，随时掌握工作进展情况。

材料送到了，石...

事无巨细，对领导交代的事项一律回复反馈，其实不难，工作量也增加不多。很多办公室人不是不愿意做，而是疏忽了，甚至是为领导考虑，不愿打扰，觉得自己把活儿干好，问心无愧，就没有什么可以指摘的。然而，事实上，正是这一件件一桩桩办的妥帖、完美的小事，才累积起领导对你完全的信任，最后才换来他放手让你去做大事的信心。

2．你汇报的次数永远少于领导对你的期望

石头的一位领导曾经斩钉截铁地告诉石头一个定律：你汇报的次数，永远少于领导对你的期望。曾经，石头半信半疑，好，你说件件有着落，事事有回音，这我能做到，办完事我集中汇报一次没问题，可你让我刚有点进展，就立马跑去跟领导汇报，这是不是太频繁呢？会不会把领导给弄恶心了呢？

另外，很多办公室人都对有事没事老往领导屋里跑的人比较反感，总觉得跟领导汇报太频繁缺乏自由，感到不被信任、不被尊重，还有溜须拍马的嫌疑。

可是，你有没有站在领导的角度想想，假如你不经常跑去说说，领导如何了解你的工作进度，如何及时给你指派新的任务，或者及时修正呢？

从人性的角度来看，任何一个领导都比较看重两样东西：一是他的上司对他的信任；二是他的下属对他的尊重。作为一名领导，判断下属是否尊重他的一个重要标准便是下属是否经常向他汇报工作，他最怕的事就是部下撇开自己单独飞，这样一来他作为领导的作用和威严往哪里放呢？

前段时间热播的剧集《琅琊榜》里有这么一个细节石头觉得值得琢磨，靖王从外地办事回来，既不是先回家休息准备一番，也不先去给自己的母亲请安，而是进了都城连马都不换，就直奔皇宫给皇上汇报工作，需要汇报事情有那么十万火急吗？其实没有，这是一种姿态，一种尊重的态度。

心胸宽广、内心强大的领导敢于用人不疑，让你去放手做事，对于下属懒于或因疏忽而很少向其汇报工作也许不太计较，但遗憾的是，这样的领导并不多。

领导也是普通人，他们中个别人的思维线路是这样的：不经常来汇报就是没把我放眼里，就是把我的话当耳旁风！接下来他就会做出各种猜测：这些下属是不是不买我的账？这些下属是不是联合起来架空我？一旦这种猜测成了他的某种认定，他就会利用手中的权力来“捍卫”自己的“尊严”。

所以，你何必招惹这种麻烦。尽量给领导更多的尊重，有事没事，去找他聊聊；处理公务，第一时间报告情况；遇有一些特殊情况，先请示他有什么样的意见和想法，再作决定；出差在外及时报告工作进展，回单位的第一时间先向领导作汇报。这样，你才是一个让人“很放心”的办公室同志呀！

如何培养自己汇报的主动性？石头的一位领导曾告诉石头一个诀窍。他说，首先，要永远把自己的工作当成最重要的，才能把握沟通的主动性和有效性；其次，对于汇报，永远要保持一种等不起、坐不住、慢不得的紧迫感，抢着说，追着说，理直气壮地说。

石头觉得，有事没事找领导聊聊的本质在于，领导虽然拥有比你大的权力，但他仍然是个凡人：领导时常众星捧月、门前车水马龙，但他总有单独面对困难和挫折的时候；领导掌握资源、在物质上极大丰富，但他也有无法掌控的人和事，有最珍视的东西。面对领导，有些地方你应该学会柔软，避开坚硬的伤害；而有些地方你又应该强硬，用风骨赢得他的尊重。

3．事要干好，更要会汇报

前面石头说了要及时、多次汇报的事，这是个大的方向，但实际工作中也有一种人，汇报的挺多挺及时，态度没的说，却反而招领导烦：这家伙怎么天天往我这跑，啰里啰唆半天也说不清楚，水平真不行，负分！

这时，可能就是汇报的方式和内容上出了问题。汇报的方式和内容到底有多重要？石头觉得怎么强调都不为过。

按照百度百科的说法，“汇报是向上级机关报告工作、反映情况、提出意见或者建议”，说通俗点、直白点，汇报的本质就是，你只凭借一张嘴，把工作清楚、完整地呈现在领导面前。

工作干完了，很多时候领导没有时间、没有精力去实地察看工作成果，或者，即使能看到成果，也很难全面了解工作的来龙去脉、方法步骤的方方面面，他对工作的印象，大部分只能依靠你来解释、描述，这就是汇报。

当然，你可以说，我干工作不是干给领导看的，我是要做实事，事做了，我的任务就完成了，我对得起自己的良心。这说得没错，但你必须清楚，管理体系就是一个自上而下的严整系统，讲的就是令行禁止、上行下效，你的工作成果由上级和领导来评判，这是自然而然的、是顺理成章的。

正是由于汇报在工作中的分量之重，很多办公室人甚至喊出了“干得好不如吹得好”这样的口号。放卫星、吹泡泡当然不对，泡泡总有吹破的一天，但是好好汇报，不让我们的扎实工作和突出成绩因汇报不济而埋没，也是应当应分的一件大事。正如一位领导告诫石头的，光说不干肯定不对，光干不说也不好。何为好的汇报？石头觉得出色的汇报应该做到以下几条：

先说结果

汇报工作一般分为阶段性汇报和总结性汇报，无论是哪种形式的汇报，领导最想听的都是事情的最终结果，其实就是事情办得到底怎么样了，这才是他真正关心的。

很多人汇报的时候都习惯性地先说出原因、过程，或者把困难说一大堆，再给领导看结果，这样的汇报方式往往让我们忽略了对结果的重视。要想真正提高工作汇报的效果，首先我们要有果因思维，先汇报结果。如果领导想了解事情的经过，再述说缘由，否则不必过多赘述。

最好有书面材料

有些人习惯两手空空就找到领导汇报，对自己的口才那是相当自信。但石头建议，即使你曾当过最佳辩手，口才奇佳，找领导汇报时，最好也提前准备一下书面材料，好处有四：

一是显得工作扎实细致，拿着书面材料去汇报，容易给人留下“不错，下了一番狠功夫”“对这次汇报很重视”诸如此类的印象，一下子就奠定了汇报的好基调。

二是汇报过程中可以作为指引，有了书面材料作为大纲，就不用担心说着说着逻辑乱了、跑偏了，照着材料一条条一件件讲下来就行。

三是有凭有据，清楚直观。书面材料并不只限于文字材料，照片、设计图、甚至容易携带的实物，都可以带上，这些都可以帮助你更直观地向领导展示工作成果。

四是可以留下给领导作为参考材料，印象更深刻。你想，如果光凭一张嘴去说，说完也就完了，说不定过几天领导就把你的工作抛到九霄云外了，如能留下一份材料，领导想起时随手翻一翻，印象肯定更深。

亮点要浓墨重彩地说，分清详略

汇报工作要掂量轻重、把握分寸，选择领导关注度高、牵涉面广的要务及时详细地汇报，还有些具体的事，可以在领导不忙时集中在一起作个简要反馈。

对于不同工作的办理情况和结果，汇报反馈的内容应该有所侧重：有的只需汇报办理的结果，有的需要汇报处理的方法进程，有的还需要分析存在的困难问题和下一步的对策措施，不同情况应区别对待，不能一个模式千篇一律。

有些办公室人希望什么事情都全面汇报、深入汇报、详细汇报，殊不知面面俱到、穷其所有、“眉毛胡子一把抓”，效果并不好。领导时间精力有限，汇报应该找准工作重点，抓住领导关注点，搞清楚领导最关心的到底是什么，领导关心的地方我们就具体说、重点说，领导兴趣不大的地方我们就一笔带过。

逻辑要清楚，最好有个一二三四

汇报如果东拉西扯、来回跳跃，领导听不明白不说，还很容易对你的工作能力产生怀疑，这家伙，脑子咋这么乱？

任何一项工作，都有动因、有开头、有过程、有结果，有谋划、有协调、有落实，有理念、有思路、有方法。如果不注意厘清思路，想到哪里说到哪里，很容易让领导陷入纷繁琐碎中而不得要领，汇报效果可想而知。

因此，向领导汇报工作，首先要思考领导对这项工作的要求是什么，这项工作目前进展情况如何，还有哪些问题需要解决这几个要素。此基础上认真梳理好汇报要点，合理安排内容的顺序，做到提纲挈领、纲举目张、条分缕析、要言不烦。

拿出方案和办法来

汇报工作时要尽量说出自己的想法，不要直愣愣地问领导：这个怎么办？那个怎么做？我该如何是好？一方面，你是最了解工作的全貌和进展的，你不说怎么办，却让领导说怎么办不是很可笑吗？另一方面，完全没有自己的想法，着实显得很低能，不堪大用。

站在一个为自己负责、工作负责的角度，我们在请示汇报工作的时候，应当有自己的想法，有解决问题的思路，有推荐方案和理由。在走进领导的房门，请示汇报之前，我们应该问问自己，这件事情该如何去解决？这就是思考，可能你的想法方案并不成熟，甚至漏洞迭出，这都没有关系。有想法有建议，足以说明你思考了，只是你的这个方案不是最佳的而已。

所以，在汇报工作时，最好事先考虑几种解决方案，当场请领导定夺，即使你的方案很粗糙、不成熟，也要大胆提出来供领导参考，毕竟这是你思考的结果，有思考才会有进步，不断地思考才能慢慢积累起解决问题的能力。

比如单位举办一次重要的外宾演讲，要确定一个场地。即使这是件小事，你也不能一上来就问：领导，您看在哪个会场举办比较好？而是要实地考证，拿出备选方案，并说明每个场地的特点，给出倾向性的意见。A场地装修精致，但是容纳的人不多；B场地更宽敞，但没有贵宾室，音响设备也一般；C场地装修好，地方也大，就是比较偏僻，交通也不方便。

石头的想法是，考虑到这位外宾影响力并不太大，A场地基本能够容纳听众，还是建议在设施完善的A场地，领导您看妥否？这样请示汇报，领导一目了然，便于决策，才能体现汇报者的能力和水平！

二、正确理解领导指示的关键几招

1．指示不一定等于意图

有些人说，领会和落实领导意图关键是忠实于领导指示，丁是丁卯是卯，不要擅作主张，更不要添油加醋，领导指哪我打哪就完了。

有些人则说，要创造性地把握和落实领导指示，善于深化领导意图，不但要把领导嘴里说出来的事情办了，还要发散思维，把领导没好意思说的、旁敲侧击的、笼统说说的事情办了。

领导下周要去外边参加一个自己专业领域的论坛，并做主题发言，石头问领导需不需要准备发言稿，领导说，算了吧，你最近事多，你帮我找点材料整理一下就行。其实，仔细想想，他可能是不好意思让你帮他起草私人的材料。虽然是本职之外的工作，但你要做的整理，可能并非只是整理，而是最好能拿出一份完整的规范的发言稿。

领导下周要在本单位布置安全稳定工作，要讲话，石头问领导需不需要准备发言稿，领导说，算了吧，你帮我问相关部门要点材料，整理一下就行。虽然这是你分内的工作，但其实，他可能是真的已经有了自己的想法，就是想看点材料参考一下，你把材料找来，稍加整理后给他就行。

忠实还是发散？两种说法、方法其实并不矛盾，石头觉得可以拿最低纲领和最高纲领打个比方。

忠实的、收敛的落实领导指示和决定是最低纲领，能做到这一点已然不简单，至少可以说已经合格了，甚至也能算是优秀的办公室人。

发散的理解和执行领导指示是最高纲领，比忠实高一个层次和位阶，当然前提是发散得正确而非曲解，这需要极高的智慧和深厚的经验支撑。

为什么石头说发散理解领导意图是更高的要求？领导意图，顾名思义，从字面上理解就是领导的意见和企图。它是领导对某一问题的认识和解决这一问题的打算，它和领导指示、决定并不等同。领导意图一般包含在领导指示和决定之中，并通过它们表现出来。

但是，领导指示和决定并不是领导意图本身，只是领导意图的一种表现形式。通俗点说，指示是皮，意图才是肉。正因为这样，所谓的意图天生就带有隐蔽性和模糊性，甚至还带有不确定性和可塑性，说不定今天领导这样想，但明天受了什么触动，看法又起了变化，甚至自我怀疑和否定，这都是很正常的。

正因为“意图”这个东西有这样模糊和变动的特性，它一定需要理解和发散深化，才能露出本来面目。

前段时间因刘慈欣获奖而大火的科幻小说《三体》中虚构了一种和地球人类完全不同的文明。三体人不靠发声传递信息，而直接通过思维交流，他们将自己的思维直接投射到别人的大脑里，完成交流的过程。所以对他们来说，想就是说，相互之间思维是完全透明的，没有损耗和误差。

而人类，交流方式是靠语言，这是极其有损耗的。我想表达的意思是A，我表达出来是A–，你根据你的世界观和知识结构来理解，可能理解成了A– –，说不定还成了B，或A 。

像《圣经》里说的，当语言的巴别塔产生之后，人和人的协作性差了，本来能修通天的塔也修不成了，人们之间有了隔膜，有了人类整个种族之间的内耗，因为隔绝带来了争斗猜疑。

理解了人类社会这种“想”与“说”的固有落差，我们就能坦然处理，发散性把握领导意图，那不单纯是琢磨领导、猜心思、当蛔虫，曲意逢迎，而是把事情办正确的一种必然。

2．正确理解领导指示的方法和规律

有一次领导让石头联系以前他的几位部下一起聚聚，他随口说了5个名字，我都一一记下。通知完这5位前辈之后，我忽然想起还有一位我认识的前辈也曾被领导直接领导过，时间还挺长，领导是不是把他忘了呢。

认真考虑了一番，我认定领导是不小心把那位前辈说漏了，必须帮领导补上这个缺漏，否则领导肯定会批评我办事死板，不知道帮他把关。

于是我就自作主张，通知了这位前辈参加聚会。聚会结束后，领导把我拉到一边，问我，××怎么来了？我让你通知他了？石头理直气壮地说，您可能忘了说，他也被您分管过一段时间，我记得清楚着呢，所以我就通知他了！

本以为能得到领导“石头，你还是善于思考，爱动脑筋的嘛”这类的褒奖，结果领导给我泼了一盆冷水：这事我是有考虑的，××现在工作比较忙，正在弄一个大项目，就是不想牵扯他的精力，所以没让你通知他！以后不要擅自主张！顿时把我臊了个大红脸。

由此可见，理解领导意图，忠实与发散、最低纲领和最高纲领的辩证法实在很微妙，不好把握，到底有没有什么规律可循呢？石头觉得，理解领导意图，可以遵循以下步骤：

如果没有头绪，把握不大，就认真按原话落实

石头前面也说过，发散理解领导意图是一项很高的要求。能正确的发散当然最好，但如果能力和水平还是达不到创新或扩展的层次，那就老老实实按领导原话去做，不要去想那些长袖善舞的事情，总归能办的规规矩矩，基本满意。看上去似乎有点“傻人用傻办法”的嫌疑，但其实在绝大多数情况下，领导意图并不需要在多大程度上去发散。

对于我们来说，领导者的意图具有权威性，是无可争议的，领导已经决定的和部署的工作任务需要全面贯彻落实，尤其是已经交代的非常明确的意图，要不折不扣地执行，这是不可动摇的管理原则。

从领导的观点中发散

领导的工作方式、思维习惯和处事观点不是一朝一夕形成的，其来有处，其去也有方向，要发散，过去的看法、观点是一个很好的起点和依据。

在领导亲自撰写的文稿、批示中，或者领导对秘书及其有关人员草拟材料的修改意见中，领导在各种场合、大小会议上发言、讲话中，往往都凝结着领导对某一问题的思想和观点，从中可以寻摸领导意图的“蛛丝马迹”。

我们要悉心研究领导“笔写纸载”的材料，从中掌握、熟悉其“内心世界”，这样有助于我们领会领导的意图。还有，领导者的设想、主张，时常也会通过闲谈、即席谈等表现出来，办公室工作人员平时要多注意、多留心领导的“言谈”或“言论”，做到“善闻其言”。

比如，让你起草一篇在学校体育文化节上的致辞，如何才能写出领导想说的话？你肯定要查一查领导以前有没有关于体育活动方面的讲话，有没有对学校体育教育发表过什么看法，有没有写过相关主题的文章，如果有，这些素材肯定能成为你的稿子里正确且贴切的观点和话语。

从参与酝酿的过程中发散

领导意图的形成通常要经历一个深思熟虑、反复酝酿的过程。作为抓大事、掌握大政方针的领导者，是不可以随心所欲乱发指令的。办公室的同志如果能够谙熟这一规律，便可有意识地介入领导意图的形成过程，从一开始就牢牢掌握领会和实现领导意图的主动权。

实际上，在领导意图形成的过程中，办公室同志“参与”越早越深入，对领导意图的领会就越深刻，执行起来也就越得心应手。

这一点很好理解。前几天，领导主持召开了一个协调会，听取了各个单位对提高教师餐厅收费的意见，会上形成了一些决议，领导指示你加以落实。如果你没有参加之前的协调会，肯定对决议一头雾水，或许还有些不太理解，这都难免影响领导意图的落实。

但如果你全程参加了协调会，完整聆听了与会人员的发言，了解事情的来龙去脉，搞清了决议的起源、讨论过程和各方立场，再落实起来是不是就心中有数了很多，踏实了很多？这就是参与到决策过程中对理解领导意图的帮助。

从领导的个性中发散

这种发散方式其实是最重要也最难言述的，靠的是长时间的朝夕相处、摸爬滚打、细心揣摩。由于领导的气质、性格、能力和领导方法不同，交代自己意图的方式也是不同的。

有的领导是简洁式的，即只用几句话就干脆利索地把他的想法说了出来，其内在含义，由你去详细体味；有的领导是详细式的，让你写个稿子，把应该写些什么，应该怎样写，甚至每一层应该表达哪些内容，都交代得一清二楚；有的领导是一次性交代，即只用一次交谈，就将自己的意图表述完毕，铁板钉钉，只此一次，再不更改；有的则是多次性的交代，有时反复强调，甚至推倒重来，不断深化，不断集中，今天觉得庆祝大会在单位内办好，明天觉得在某某大酒店办更气派，后天干脆觉得大会不要办了。

领导有自己的思维特点和思维方法，这是长期形成的，甚至是与生俱来的个性，没法去苛责。办公室人只能去适应，善于了解、把握领导惯常的某种思维萌动和思维导向，然后举一反三，才能作出适当的发散。

3．没听清也不敢问领导，早晚要出大娄子

刚接触办公室工作的同志，在面对领导时有种畏难情绪，石头觉得这完全可以理解。所以经常出现一种纠结万分的状况就是，领导布置了一项新的任务，秘书或是出于紧张，或是能力有限，总之当时很不幸没能记下、理解领导的指示，同时，自己以前也没接触过类似的工作，有很多拿不准的地方，于是一堆问号在脑子里盘旋。

本想直接问领导，领导，您刚才说的我没太明白，您再说一遍？却难于启齿，既担心领导太忙，又担心领导觉得自己太笨，孺子不可教，影响发展；不问吧，憋得难受，既担心拖慢进度，又担心自己瞎干误事。其实这种纠结大可不必，不耻下问一直被认为是种美德，不懂上问也绝对是好习惯。不懂不问，想着拖拖再说，或者凭着自己的想象和推测去办事，早晚会跑偏、出大娄子。如果一味点头，领导误以为你已完全领悟，交代时就会略掉一些具体细节，日后再去请示时，则可能时过境迁而不得要领。

不久前，有个文艺院团到石头单位演出抗日话剧，领导交代石头帮忙代拟一个抗日话剧演出致辞。他说，想讲三点，先讲抗战这段历史；再讲抗战精神传承；最后讲演出的现实意义。石头当时有些愣神，没有听到第一个要讲历史来源，只听到“三点啊讲三点吧”，又实在不好意思问，当着领导的面走神，这罪过大了！

写完后两点后，我便擅作主张把第一点写成了演出的艺术价值。结果，领导一看稿子马上皱起了眉头，质问石头，历史渊源呢？第一点不是要写历史渊源吗？抗战剧不回顾那段历史怎么行？我竟无言以对，只能灰溜溜认错。还好这次只是写个稿子，如果是开会记错了时间、调研搞错了地方，又没问清楚，那后果真是不堪设想。

领导做指示时，秘书们在认真记录的同时，一定要对没有领会的问题大胆询问，不必拘谨小心。有经验的办公室人，往往一边接受任务，一边积极思考：对没有听清楚或领导表述模糊的地方，第一时间确认；对贯彻意图时可能出现的多种情况，及时提出来，让领导能给予明确答复；对领导意图中可能出现的偏差，该纠正的纠正，该否定的否定。只有这样，才能为接下来落实指示打好基础。

提问的时候还要注意：认真思考必须紧紧围绕领导意图的主旨，大胆提问必须使用谦虚探讨的口气。提问，尤其是向领导提问，是一种艺术，会不会提问，一定程度上影响着你在领导心目中的形象。会提问的人不但能如愿以偿地得到上级的指教，还给对方留下“你是一个善于思考、力求进步的人”的好感；不会提问的人不但干扰了上级的工作步调，还给对方留下“怎么这个年轻人不动脑子呢”的担忧。

很多经验文章，每每讲到“如何向上司提问”，都会不约而同地说，向上级提问之前要“事先准备好三个答案”“让领导做选择题而不是论述题”云云，这种论调虽然死板，但先思考，尽自己所能提供方案，然后再问的思路无疑是正确的。

说到底，不懂就上问是必须的，不动脑筋张口就问又是禁止的。我们在问领导之前得先在心里想想法子、打打草稿，在有准备的情况下提出问题，给领导一个“善于发现问题解决问题”的好印象。

对于面对领导时如何克服为难情绪，石头再啰唆几句。有个领导曾经对石头说，你的心有多大，决定了你能坐的位置有多高。这个心大，不是说野心，也不是说进取心，说的是包容心。如果你内心排斥领导、疏远领导、惧怕领导，甚至话不敢说、气不敢喘，你就很难从领导身上学到东西，结果就是不能成为领导。

面对领导大家都有为难情绪，有时是因为惧怕权威，有时是因为不想承担工作，有时是因为太在乎领导的看法。总之，不少人都习惯躲着领导走，多一事不如少一事。但其实，领导也是人，也有交流的欲望，自然是和谁沟通得越多，对谁感觉上就越亲近。

当然，现在信息时代，沟通不光是当面沟通，发个短信、回复个微博、微信、点个赞，也都是点点滴滴的沟通。多上问、多请教，才是有活力、有闯劲的年轻人最正面丰满的形象。

4．随时拿出笔记本记录

朝鲜阅兵日的几张照片引起了石头的兴趣：在金正恩访问军方部队或工厂、企业时的所谓的现场指导照片中，贴身随行的劳动党和军队核心干部们无一例外地打开手册并拿在手中。就算是在滂沱大雨中，他们也顾不上手册会被淋湿，而是专注于详细记录，一边紧跟在快速前行的金正恩身后，一边还要忙着手中的笔记。

不论朝鲜最高领袖金正恩走到哪里，去工厂、去部队、去浴池、去食堂、去医院、去游乐场视察，都会出现相同的一幕——随行官员为第一书记的“最高指示”做笔记。这些人就如同中国古代封建帝王的史官，为“最高指示”记录第一手文字资料。

人脑有两个局限性，一是反应需要时间；二是容易遗忘。所以，当领导给你传达一项指示、布置一项工作，没有马上理解意图或者根本就忘掉了都是可能发生的，但对办公室人来说，这种差错一丝一毫都不能出现。

对于领导的指示和决定，你不管三七二十一先一一记下了，这样一来，假如理解不了的还可以慢慢思考，一时想不起来的还可以反复翻阅，领会领导的意图不跑偏才有了最起码的基础和依据。

在办公室部门工作，应养成随手拿本子的习惯，领导说话时集中精力倾听，随手奋笔疾书，即使是领导的即兴发言，也应详细地记录下来，以备后用。在办公室用大本子记，出门在外拿小本子写。

石头觉得，办公室人的笔记本最好就像绑在了腋窝下，办公室夹着，开会夹着，出去调研夹着，甚至参加宴请也要夹着。布置的任务记下，待办的事项记下，需要注意的问题记下，别人的联系方式记下，自己的所思所想所感也要记下。虽然烦琐，但是有本子夹着，石头心里感觉倍儿踏实。

三、领导老挂在嘴边的“眼力见”到底是什么

1．“眼力见”是办公室人的“核心竞争力”

石头不知道大家有没有这种感觉，工作中不少领导、前辈经常把“眼力见”这个词挂在嘴边：“这小子不错，很有眼力见，挺机灵的”“这个员工真不行，一点眼力见也没有，下次出差不带他了！”那啥叫“眼力见”？领导咋就这么看重眼力见这个东西呢？

眼力见主要描述一个人善于察言观色、为人殷勤，还很有礼貌的素养。生活中，在公交车上给老年人让座，看到别人手里东西拿不住了帮一把，电梯里替拿包的人按下楼层按钮，在别人家做客会主动帮厨，都是有眼力见的表现。有眼力见是一种善于帮助别人，让人感到舒适和受到尊重的行为，说白了就是善待他人、乐于助人。

石头觉得，在办公室里，眼力见的含义又有所扩展，更多的是强调善于观察，随机应变，即使领导不说，你也知道他需要什么，并在他未开口之前就为他准备好一切的那种敏锐的职业嗅觉。要想高效率地协助领导工作，就得具备“眼力见”。

领导正在案前批阅材料，洋洋洒洒在纸上奋笔疾书写了一大段话，可是签完自己的名字却停下了笔头，一副若有所思的样子，领导这是要干吗？有眼力见的办公室人员会马上意识到领导想不起来今天的日期了，于是在旁边轻轻地提醒：领导，今天是9月28日。领导会心一笑，流畅地在文件上写下日期。领导还没有来得及开口问你，你就已经猜到了领导的困惑所在，然后及时提醒，这叫眼力见。

再有，会谈开始前，贵宾室里一片热闹，领导正在热情地跟来宾握手寒暄，来宾向领导递过名片，领导也把手伸进西装内兜摸索了一番，结果啥也没掏出来，原来他忘带名片了。还好，这时办公室人已经手持名片矗立在领导身边，以迅雷不及掩耳之势把名片递给了领导，领导微微一愣，随即会心一笑，向客人呈上自己的名片。领导自己都疏忽的事，你却提前想到并准备妥当，在关键时候派上用场，这也叫眼力见。

办公室干的就是参谋辅助的活儿，说到底，就是靠自己的工作让领导省心、省事。有眼力见的办公室人总能从同样的事物中看到别人看不到的东西，并做好万全准备，领导不用说，他就知道做，领导一个眼神、一个动作，他就知道怎么去做，这样领导才是省了心力，真正离不开你了。

没有眼力见的对身边的事物总是漠不关心，领导恨不能已经把眼睛瞪出来了，他还一脸茫然，啥，领导，你要啥？这样的人，就算一件事干上10年，也不会有进步，反应依然还是那么迟钝，那领导雇你干吗使呢，不成了吃空饷？

有没有眼力见，既是能否做好工作的关键，也是鉴定办公室人工作水平“卓越”与“普通”的最大标准，是办公室人的“核心竞争力”。

2．把自己的姿态放低，眼力见自然就见长

其实，除了天生的“人精”，没有人一生下来就有火眼金睛，眼力见超群。曾经，石头也是一个“做事没有眼力见，不会来事”的书呆子，吃了不少教训，挨了不少批评，慢慢从懵懂中苏醒之后，才知道如何明白如何照顾别人的需要，明白别人的暗示。

通过自己的经历，石头发现，要说练就眼力见，与其说关键在于什么技巧、方法，不如说最根本的还是在于心态，一种随时随地“搞服务”的心态，也就是说，要把自己的姿态放低，时时刻刻想着，怎么去照顾别人，怎么顾忌到别人的感受和需要。

例如，当你陪领导出去应酬客户，包厢里满满当当坐了一屋子人，却只有一个服务员手忙脚乱的倒茶。你本想站起身帮帮忙，帮大家斟茶倒水，转念又公主病发作，我一个堂堂的重点高校研究生，是干大事克难事的，怎么能干端茶倒水这种低三下四的事，还是等着服务员来吧！

于是怡然自得地坐在席上东张西望、无所事事。不曾想，这一切都被领导看在眼里，领导的心里大概在暗暗摇头，怎么带了这么一个大爷出来！？这下可好，也就端茶倒水的一会儿工夫，没有眼力见的小马甲你可就穿上了。

问题出在哪呢？根本就在心态上。你看啊，这显然不是能力问题，毕竟你四肢健全，端茶倒水也不需要博士学位；这也不是技巧问题，没人要求你耍功夫茶，在十米开外把水精确地倒到茶杯里；这甚至都不是观察力不够的问题，因为你已经意识到人手不够了。

可见，眼力见从来都不像字面上标示的那样是个“眼力”问题，比眼力更重要的，其实是心态和想法，看到了想不到，想到了不愿做，都是眼力见的绊脚石。

树立服务的意识和心态绝对是有眼力见的前提，对办公室人来说至关重要。如何过自己心里这道关，说服自己把姿态放低些，石头有一个“小诀窍”：

当你面对领导的时候，不要把领导只理解成工作上的上级，好像讲服务就是献殷勤似的，而要把领导看成是你的长辈和前辈。一般来说，很多领导都和你父母年纪相仿，即使年轻点的，也比你的哥哥姐姐还要大些，而且，他们大多是在某一领域取得了突出成绩的人、优秀的人。他们是生活中、工作中的长者和尊者，是值得你学习和亲近的，抱着这种心态去和他们相处，带着感情工作，自然姿态就会摆放得低一些，服务的意识自己就冒出来了。

当你发自内心的尊重、钦佩你的领导和前辈时，端茶倒水又算是多大个事情呢？况且这本就是秘书的工作之一。当然，这不是让你姿态低到去当保姆，而是说，你的一举一动，别人看在眼里，懂得你的细心关怀，自然你也就能赢得别人的尊重。

四、办公室挨骂怎么办

1．领导常批评你绝不会是因为嫉贤妒能

一次，石头和研究生同学吃饭，同学在某区机关工作，最近特别郁闷，跟石头抱怨：最近老被领导批评，我的那个领导小肚鸡肠、嫉贤妒能，觉得自己能力不如我，就老给我穿小鞋。石头好奇，问：咋回事，说来听听。同学说：比如我陪领导到基层单位考察，领导回来朋友圈上发了条状态，然后我也发了条状态，都是同一问题，领导只是简单评论下，我写了首诗；比如部门开会谈工作体会，每个人都要求说，领导谈了想法，结果我也谈了，比领导说得还全面深刻，我觉得很多领导都不喜欢下属抢了领导的风头吧；再如领导没出过国，我说自己在欧洲游玩的经历如何如何。之后领导就特别不待见我，老找茬批评我，你说是不是因为我太优秀，让领导感到压力山大，所以老打击排挤我？

石头笑了，劝同学，你真的想多了，石头必须斩钉截铁地告诉你，从来都没有领导喜欢能力不强水平不高的人，如果被领导歧视、被同事排挤，也绝不是因为能力太强、水平太高，那只是一种离奇想象和自我麻醉罢了。

无论哪种类型的领导，肯定都喜欢能干的人。

一身正气、一心扑在事业上的领导不用说，他当然需要能帮他开疆拓土、实现抱负的好同志。按部就班、四平八稳的领导也好理解，自己不愿出力，但下边的事情还得有人干好、维持好啊，哪里会排斥能力强的同志呢？

即使是自己能力不强、甚至心思不在工作上的领导，在明面里也是以勤勤恳恳、任劳任怨的“能人”形象示人，或许，他们需要一批长袖善舞、投其所好的混子陪玩，但正儿八经的工作同样得有人干，还得干好才能交差啊，能力强水平高的人怎么会没有空间呢？

况且，石头一直以为，长袖善舞、善于与人交往本身也是一种超强超有用的能力啊！比接电话、写稿子难多了！

为什么有人会时常产生这样的错觉——能力强的人容易被领导嫉妒排挤？很简单，他们混淆了能力与脾气的关系。准确地说，其实是脾气大的人肯定容易被领导讨厌排挤，但有些时候，能力强的人确实会普遍比较有个性、有脾气，个性太强、脾气太大，领导当然不喜欢，碰上识货开明的领导尚能蛟龙入海，碰不上只能搁浅沙滩。于是，一批颇有脾气的人就误以为领导是嫉妒你的才华，怕你有一天取而代之，这简直是天大的误会。

石头一直认为，能够处理好人际关系是很重要的能力，能干事并不比会做人高一头。如果你感觉自己因为水平太高遭人忌恨，要反思的绝不是文笔太好、协调能力太强、工作太缜密、效率太高、知识面太广，而应是：有无恃才傲物、揽功推过、目中无人、不尊重领导、疏远同事、觉得这个人也不行那个人也不行就你最行这类言与行。

满脸我牛我厉害，满脸我比你们水平高，满脸我就是当领导的料。时常嘴里就要骂骂咧咧出气，办公室电话经常被他噼里啪啦地摔，这种人你是领导你敢重用吗？

退一万步讲，你真的不幸遇到了一位小肚鸡肠、嫉贤妒能（真的很少）的百年一遇的极品领导，那你还是要充分展示自己的能力，否则你不憋死在他手下了？假若能闪光，是不是还有跳出囹圄的一线生机？

办好事、提升能力永无止境；做好人、洞明世事同样永无止境。体现工作能力和尊重领导并不矛盾，可以兼顾好。

比如石头的这位同学，假如抑制不住地要发一首工作状态的诗歌到朋友圈，虽然石头觉得有些奇怪，但说实话，工作状态就是发给领导看的，表现自己热爱工作热爱单位的，其他朋友并没有人爱看工作状态。

那么，能否在照片或文字里对带自己下去考察的领导有所体现和褒奖，然后再写诗碾压他？毕竟发工作状态，并非是为了碾压领导，而是为了讨好领导。

比如开会发言，你说的再怎么深刻全面、高瞻远瞩、铿锵有力我觉得都没问题。但，能否注意在发言的开头或结尾多体现领导和同事对你的帮助？能否给别人美言几句？能否多说说自己在集体中的成长？这样的话小领导一般不会有意见，大领导更会惊叹于你的滴水不漏。

再比如去欧洲玩见多识广的问题，这个压根跟工作能力没有任何关系，除非是在旅行社工作。这是纯生活问题，在职场上，生活上的事情要低调一些，鄙视领导没出过国肯定不明智。

最完美的状态是，工作上高调、为人上谦虚、生活上低调。

2．当场声辩就是作死

在办公室，谁也逃不过挨批评的时候。有的时候，确实是你做错了事，会议通知把人漏了，写稿子错别字连篇，交代的事情一拖再拖，领导当然绷不住要骂你几句。

有的时候，错不在你，是沟通或别的环节出了问题，下级单位把事情耽误了，同事拖了进度了，结果领导竟然不管这些，劈头盖脸对你就是一顿唾沫横飞，搞得你满腹委屈却又无从诉说。

有的时候更离谱，你什么也没做错，领导就是心情不好，见到你就有一股无名怒火从胸中升起，抓住点细枝末节的毛病也要叨叨半天。

面对批评，有些办公室同志意气风发、年轻气盛，领导一旦批评，好像拿针扎了他似的，不管旁边是什么场合，有没有人，第一时间跳起来解释，绝不含糊，不管责任到底在不在自己身上，都要过过嘴瘾。单是辩解也就罢了，有时说着说着一言不合还会跟领导顶两句嘴，经常把领导搞得灰头土脸、下不了台。这就是那种一批就跳型、一批辩解型。

类似的情况发生几次后，顶嘴的伙计们慢慢发现，这样做嘴上是痛快了，但工作上却麻烦了。领导和同事都觉得他是个刺头，很多时候不爱搭理自己，不仅工作上处处被动，而且人际关系也搞得很紧张。

曾听过一位职场经验丰富的领导讲过，一次，他召开会议，内容比较重要。结果有一位参会人迟到了十几分钟，老领导当即批评他：“重要的会议怎么能迟到！”迟到的干部可能觉得委屈，当即声辩：“公交车出了故障，路上又堵，本来应该不会迟到的。”看到他自感委屈的神情，领导火气更大，批评得更严厉了：“不管什么原因都不能迟到！你不要申辩。”会议气氛骤然变得紧张起来。

先不说公交车出故障根本不应当是迟到的理由，即使真碰上大事，地铁坏了、家里有紧急情况、临时被其他领导叫住了，这时候该咋解释？

石头觉得，无论什么理由，面对领导的批评，尤其是在公开场合的批评，都先要应承下来。

你可能要叫屈，这不是屈打成招吗？如果是我真的背了黑锅呢？如果完全是别人的责任呢？如果领导是无理取闹呢？还让人说话吗？咋能搞“一言堂”呢？

道理其实很简单，不当场声辩不是要你混淆是非曲直，更不是让你永远闭嘴。而是，领导一方面当然代表他个人；另一方面更重要的是领导代表着单位和组织，代表着自上而下的管理方式和运转机制。

权力来源于权威。当场声辩，无疑没有考虑到维护领导权威这档子事，在某种程度甚至意味着对领导力的侵害和腐蚀，而不仅仅是伤害领导个人的面子这么简单，哪个领导对这一点能泰然视之？

那位老领导后来跟石头说，有些同志在“声辩”这个问题上就非常注意。又有一次开会，一位青年干部迟到了十几分钟，他照例批评了两句，她谦逊点头表示接受，过后老领导问她，才知道早上她送父亲急诊，到了医院做了安顿，马上就赶来开会，开完会还要赶去医院。家事为重，她完全可以不来开会，发个短信就行，但她还是顾全大局，虚心接受领导的批评。由此，领导对她更加信任，也会注意对她批评的方式。老领导觉得，这位年轻干部的表现才是一个成熟青年和优秀员工的良好典范。

当然，不主张“声辩”，不是意味着不能“申辩”，到了私底下，单独汇报一次，写个邮件，发个短信，把情况向领导如实陈述，争取他的谅解，这是理所应当的。

有件事石头印象很深刻。一次，石头单位的领导携七八位部门负责人外出开会，一群人熙熙攘攘挤满了一辆中巴车。行车途中，领导忽然问其中一位部门负责人：老马，上次说的那个××预算的事，文件你们是不是还没报上来？马部长明显有委屈，张嘴就说：领导，我们已经……却突然顿住，好像又想起了什么，一副欲言又止的样子，悄悄凑到领导身边，耳语着什么，领导这才一副恍然大悟的样子。

后来石头才知道，人家马部长早就按相关规定要求报文了，是领导自己忘了。明明自己没有错，却懂得不当场声辩，充分尊重和维护领导的权威，悄悄私下汇报说明，老马的功力相当了得。

3．被骂也是机会，坏事能变好事

石头觉得，挨了批评不当场声辩不过是基本素养，除了不顶撞不声辩，接下来如何在心态上调整、在行动上应对调整，才更考验办公室人的智慧和功力。

石头很清楚，被领导批评了，只要不是缺心眼，这个时候，绝大多数人的第一反应肯定会是尴尬、恐惧、郁闷、愤怒、担心，而肯定不是乐呵、开心。

这是人之常情，谁都不愿意受别人的批评，谁都想听好话而不是歹话。但正所谓“人在职场飘，哪能不挨刀”，批评是工作中的常态。只要干活，就会出错；只要出错，就会挨批。甚至，遇到脾气暴躁的领导，不出错也要挨批。

批评并不可怕，关键是要有面对批评的方法。只有应对得当，才能最大限度地消解批评的负面效应，有些时候，还能把坏事办成好事。石头结合亲身经历，和大家分享下化批评为契机、变坏事为好事的关键到底在哪。

第一位的，尽快克服恐惧心理

石头知道有些人面子薄、心思敏感，只要被领导批评过一次，负面情绪一下子都涌上来。觉得领导对自己有意见、不满意，觉得不服气、愤懑，觉得心虚、吓破了胆。如同惊弓之鸟一样，很长一段时间看见领导都恨不得绕着走，碰到了连招呼都不敢打，食堂碰见就想装不认识，一起待一会儿就浑身上下不舒服。这样的态度万万使不得，也没必要。石头从几个方面帮你分析一下：

从领导角度看，领导批评你只是就事论事，不代表他对你深恶痛绝。或许那天批评你的事，他根本早就忘了，领导公务繁忙日理万机，你又不是他亲儿子，天天惦记你不是给自己添堵吗？

从自己角度看，做了错事，被批评是我们应得的，我们可以愧疚、自责，但用不着恐惧。你如果一直被恐惧虏获，总是避领导之不及，哪里有机会修正自己的错误，改变领导对自己的印象呢。难道你只因一次批评就要彻底将自己放逐？这个买卖不划算。

从人与人之间的交往规律看，俗话说不打不相识。大家可以回忆一下自己的学生时代，是不是其实经常被老师批评的同学反而是老师看中的，反正石头的初中班主任就曾说过，“和我关系最好的学生都是我骂得最多的”。

综上所述，虽然你挨批评了，但未必是件坏事，因为这样也许还提高了你在领导面前的知名度。吸取教训是必须的，但不能让这件事成为心理阴影，“一朝被蛇咬，十年怕井绳”，导致不敢面对领导、不敢做事，你必须从内心消除这份恐惧感。

第二位的，虚心求教，比以前更频繁地去接触领导

这次既然被领导批评了，留下污点了，放任和逃避肯定不是解决问题的选项，表现得越被动，结果只能是越疏离、越遥远。

对领导的态度依然应当是落落得体、有礼有节。单位走廊上看到领导，还是应该响亮地主动招呼领导；共处的时候，可以微笑着汇报一下最近的工作情况。

石头觉得，正好啊，大可以借助被领导批评的、多多少少存在的问题为契机，比以前更多地去接触领导。“领导，上次做错了事，这次您帮我把把关？”“领导，您看这个事妥否？”“领导，您看这样办行吗？”“领导，您看您对这个方案有什么意见？”“领导，这个事您再拨冗给我们指点一下？”

也就是说，被批评之后，做事更需多几个心眼，经常请教一下领导。他既然是领导，做事总会有可取之处，况且大家都喜欢虚心的人，你多让领导提提意见百利无害，一方面给自己创造更多的可能性，在领导面前表现，扭转印象；另一方面确实能更准确地把握他的意图，把事情办得更好。

第三位的，积极帮领导分忧，争取立功机会

石头说要放下心理负担很关键，但你也不能走向另一个极端，大大咧咧，不以为然，将批评不当回事，对领导的话左耳朵进右耳朵出，依然我行我素。

正确的做法是把失误作为深刻的教训，认真反省，自我检讨，以后做事之前要反复考虑。一旦遇到急难险重的任务，主动请缨，处心积虑地完成它，交一份完满的答卷。如此一来，以往萦绕在你身上的偏见、差评，都会烟消云散了。

领导愿意批评你，这绝不是坏事，挨了批评，更不是灭顶之灾和世界末日。你一定要振作起来，消除不服气和满腹牢骚的心态，克服紧张和心虚的心理，只要处理得好，责骂不会阻碍到你，反而会令你塞翁失马，收获更多。这样，小小的批评才不会击垮你，反而能成为进步的源泉和动力。

五、领导突然叫你起来即兴发言，如何才能讲得头头是道

石头一直很钦佩东北人，能唠。即兴发言对他们来说似乎根本不是问题，随便扯张白纸，他们就能上至天文地理，下至村口刘寡妇家最近进出男性的一些绯闻跟你聊很久。

包括石头在内的大多数人没有这种天赋，即使从开会伊始就开始构思，被领导叫起来“讲两句”的时候，还是会表现得不知所措、支支吾吾、脸红脖子粗。

这种表现不太好，即兴发言是办公室同志脱颖而出的绝好机会。勤勤勉勉干的工作领导可能看不见，辛辛苦苦写的稿子领导可能不知道，但在会场上，你站起来发言，领导无论如何也得耐着性子听下去。言之无物、结结巴巴只能是负分，声音洪亮、舌灿莲花必须是加分。

对于不太有语言天赋的人，俗称“嘴笨”的人来说，如何在短时间内组织好自己的即兴发言，达到“至少不减分、争取要加分”效果，石头最近有些思考，概括为“四个有”。

第一个有，是有准备

所谓即兴发言，当然就是事先不告诉你需要发言，会开到一半又突然把你叫起来，非说让你也谈谈看法。但是，即兴的背后也可以是不即兴，对会议主持者来说，他是即兴叫你，但你不应是猝不及防、毫无准备。

对于一些会议，你应当在会议开始时起就考虑到发言的可能性，尤其是一些学习会、座谈会、征求意见会、内部员工会，在这些场合，会议开得团结热烈，主持的领导很可能兴之所至，依次把躲在后排的小同志们叫起来，听听他们的想法、体会。

所以开这些会，你不能一直把自己摆到纯听众的位置上，会议开始了，脑筋就要转起来。一方面，对于发言人讲了什么，竖起耳朵听，拿起笔记录，为之后的发言积累素材；另一方面，初步进行构思，考虑可能要针对什么问题发表看法，自己讲哪些内容。如此，别人的即兴发言，到你这却成了深思熟虑的讲演，效果肯定截然不同。

接下来切入正题，具体说说如何组织一个好的即兴发言的内容。

第二个有，是有态度

有态度为什么放在第一？首先，这一部分往往放在开头讲，它会奠定你发言的基调，一开口，你表现出的是什么样一种姿态，是咄咄逼人、浮夸自大的，还是谦虚谨慎、恭敬有礼的，就取决于发言的表态部分。其次，表态部分容易掌握，有现成的模板可以套用，不用动脑筋，站起来就能说，可以为你的思考赢得时间，同时缓解紧张的情绪。

那么，我们该表什么态，怎么表态？石头觉得，表态，可以套用“感谢 自谦 认同”模式来进行。

感谢，这是一开口首先要表达的意思，感谢领导给我发言的机会，感谢组织创造这么好的平台，感谢之前同志们的发言，我受益良多，等等。把场内的关键人物点名问候一遍，讲起来没什么难度，还能赢得大家的好感，这小子不错，很有礼貌。

自谦，为的是把调子定的低一点，塑造一个谦虚好学的形象。在前面发言，就可以说“下面我抛砖引玉，请大家批评”这类的话；在后面发言，就可以说“对这个问题我的思考没有大家那么深入，简单谈下自己的看法，说的不对还请大家包涵”之类，总之都是些放低身段、毫无内容的套话。

认同，就是表扬别人，肯定他们的发言或做法。比如，可以表扬个人，“前面几位同志的发言主题突出，生动形象，我听了很受启发，尤其是××讲到的×××，××提到的×××，都说得十分到位”，或者，也可以表扬组织，“对这个问题，我们处高度重视，第一时间组织了研讨，在大家的帮助下，我的认识进一步深化了”，等等。总之，认同的表态，表明的是你很合群，整个单位藏龙卧虎、朝气蓬勃，在这种氛围的影响带动下自己才有了一些长进。

这三个层次的态度表下来，套话说下来，时间怕是没有五分钟也有三分钟，场子已经撑起来了，大家听得乐滋滋不说，你也早已把狂跳的心按捺下来，有理智和心情思考一些实实在在的东西了。

第三个有，是有说法

毋庸置疑，前面说的“有态度”，本质上还是铺垫性质的，发言的主干和重心还是应该在这个“有说法”上面。什么叫作“有说法”？经常写稿子的同志们可能比较有心得。

把一件事平铺直叙地说下来不难，把几个层次的逻辑内容依次表述下来也不难，难的是用一句话或几句话把你整篇文章表达的中心思想凝练出来，这个凝练出来的一句话，比每个部分的标题更简短，是高度概括的、朗朗上口的、文辞优美的“专有名词”，旗帜性的、标题式的东西就是所谓的“说法”。

举个大家都比较熟悉的例子。“四个全面”就是个说法，由它展开来去，可以概括习近平总书记治国理政的主要思想，内容浩繁；“五位一体”，也是说法，把中国共产党对经济社会文化等各个领域的观点都囊括其中；“五大发展理念”也是说法，概括了共产党人关于发展问题的全部观点；包括石头写的这篇文章，“四个有”，也是说法，整篇文章的观点都包含其中。

有说法的好处在哪？石头觉得主要在于两点，一个是逻辑性强。你的发言如果先把“说法”确定下来，脑子就能始终保持清醒，不会说着说着乱套了、跑偏了，听众听起来也很清晰，一是一、二是二，跟得上你的节奏；二个是醒目、好记。你吧啦吧啦讲半天，内容太多，别人不一定能得要领，提炼一个朗朗上口的说法，效果就完全不同了，别人只要记住这个说法，大概就能记下、忆起发言的大致内容，印象肯定更深刻，否则我们的领导人为什么这么看重理论上提出一个说法呢，这样才能入耳入脑入心啊！

一旦有了说法，即兴发言的逼格马上就提高了。至于怎么总结自己的说法，大家可以到各种口号、标题里去找找灵感，也可以参考石头另一篇“如何做亮标题”的文章。

前几天石头参加博士新生班会，被要求做自我介绍，石头想来想去，该用一个什么说法呢？想到既然是上学，主题还是学习，于是用“三个学习”为说法做了个自我介绍，石头说，来读博，一个是要向书本学习，多看些书；二是要向老师学习，多从大师身上汲取力量；三是向同学们学习，大家基础都比我好，请平时多指点。效果不敢说多好，总体还是过得去，说法有了，就容易展开了，环环相扣，逻辑性也很强。

第四个有，是有“爆点”

何为爆点？即兴发言中的爆点，大概就类似相声中的包袱、电影中的高潮。态度有了，逻辑有了，如果能在适当的位置甩出几个预备好的包袱，就能给听众更强烈的刺激，听众就会更兴奋，印象也由此愈发深刻。有爆点的发言，才能说得上是比较精彩的发言。爆点也不止一种类型，有的因幽默而爆，有的因深刻而爆，有的因尖锐而爆，有的因煽情而爆。

至于如何设计自己的发言爆点，在什么位置埋伏爆点，石头觉得因人而异，还是得挑自己擅长的来，有的时候还需要一些灵感。石头素来还有些幽默感，所以在设计“爆点”的时候，一般是在“笑果”上下功夫，处心积虑的设计，希望在发言中有那么几个点能引发大家的会心一笑。

继续拿前天石头做自我介绍举例，开口之前石头就想好了两个包袱。一个在最前面抖：石头学号很顺，000868，可以做做文章。所以石头自我介绍说：“我就是那个名单上学号最吉利的同学，今天有个同事看见我的学号，还问我是不是花钱跟教务那买的，我说真不是，绝对没搞不正之风，这学号就是组织分配给我的！”话落，全场哄笑。学号当然不像手机号一样可以买“靓号”，这大家心里都清楚，石头一本正经地说出荒谬的话，就是一种常见的幽默手法。

另一个包袱埋在中间：石头简短介绍了自己本科、硕士、博士都读不同专业的经历，接着补上一句，“虽然有不少旧爱，我觉得博士这个专业才是真爱，我们之间的感情应该不会再破裂了”，大家又是大笑。这又是一种常见的幽默模式，类比法，把两种不相干的事物硬凑在一起类比，从而产生笑料。

但需再次重申，爆点并非单纯的笑点，而是因人而异，像朱军老师那样，每期都能把嘉宾聊哭进而达到节目的“爆点”，那显然更是一种高境界。

综上，做一个小结，口才平平的同志要想做好即兴发言，要遵循的应是这样的步骤：会开始了，别闲着，认真记，抓紧想，先简单组织一下表态的套话，然后从脑海里搜罗确定一个“说法”，再运用灵感构思一两个爆点，最后站起身，声音洪亮地按思路讲下来，一个让人印象深刻的即兴发言就完成了！

六、如何拥有温暖人心的力量

1．想得到有温度的对待，从充满元气的问候开始

石头小的时候最讨厌的事情之一就是“叫人”，走在路上，迎面走来一个熟人，对方热情地走过来对着你的头一阵狂摸，父母则赶紧拉扯你：“快叫人，叫叔叔，叫阿姨！”让人不胜其烦，感觉自己成了吉祥物，得到处笑脸相迎。

长大些了才意识到，哦，父母是在教你打招呼。很明显，一个孩子学会打招呼至关重要。让孩子从小学会问候周围人甚至陌生人，是引领孩子踏入社会的重要的第一步。一个会和人打招呼的孩子，大人往往对他会带着更多的亲近和善意，愿意和他多聊几句，这是人之常情。长此以往，打招呼多的孩子和外界交流频繁，也就接收了更多的信息，容易具备较高的情商和人际交往能力。

长大了，工作了，你自以为不会在“打招呼”上存在任何困扰和疑虑了，其实事情并不像你想的那样。比如，你可以回想一下，在打招呼的问题上，有没有过以下几种情形？

萎靡不振的招呼

头天晚上孩子哭到凌晨三点多，刚躺下没两个小时，得，到点了，起来上班吧。早上蓬头垢面地到了单位大厅，好多人在等电梯，石头一看都认识，于是哈欠连天地一一和大家打招呼示意，进了电梯，有气无力的按下楼层，开始当众闭目养神。

唯唯诺诺的招呼

石头去领导办公室那层送资料，迎面走来一位身着黑风衣的高大长者。定眼一瞧，是单位一把手！怎么办？心理斗争极其激烈：大领导应该不认识我，还是装作我也不认识他，来一场擦肩而过吧！不对！万一大领导有点印象呢？这岂不是加深印象的好机会？也不对！万一真的对我没印象，不理我，岂不是自讨没趣？两人越来越近，纠结的石头只好在喉咙里窃窃地咕哝了一声，领导好……听上去似乎是喉咙里有痰。

冷漠的招呼

中午，石头在食堂吃饭，买好点心找到一个空位坐下。对面的一位其他部门的女同事正在吃包子，虽然不太熟，但好像一次什么活动打过交道。于是石头笑眯眯地主动朝女同事示好。不曾想，女同事原本抬着的头迅速低下，勉强嗯了一声，根本不看石头一眼，眼看着她吃完后即起身离开，连一个问候的眼神都没有留下。轮到石头郁闷了：“我也没有长得惨不忍睹啊，她为何连看一眼都不肯呢？”这一天过得相当寡淡。

叫错名字的招呼

某次开会，石头在会场负责签到，忽然被一个热情的拥抱环住了，抬头一看，原来是之前碰过几次面的老王，虽然有段日子没见，老王一点也不见外，兄弟兄弟地叫着，与石头亲切地攀谈个不停。眼看到了开会时间，老王这才依依不舍地拉着石头的手告别，临了，还在一个劲地交代石头：“锤子兄弟啊！有时间一定去我那坐坐啊！”我去，原来他一直当我是锤子！直接拉黑！

萎靡不振的、唯唯诺诺的、冷漠的、错谬的，这些招呼，是不是并不罕见？或许有人问，不就是个招呼，打个照面就行了，何必搞得这么一本正经、吹毛求疵的！打好招呼还能飞起来不成？

石头觉得，一个热情诚挚的、充满精气神的、完整准确的招呼，还真是能让你受益颇多。

首先，你的招呼是别人对你的第一印象。

对于不熟悉的人，你的招呼是否有元气，会在第一时间影响别人对你的判断。萎靡的招呼，背后无疑就是一个精力不济的人，别人会想，这人下了班到哪夜夜笙歌去了，或者是身体不太好？假如你坐长途客车，看到司机打着哈欠跟旅客打招呼，是不是要吓得魂飞魄散，赶紧下车为妙。

办公室工作也是一样，人总是不放心把事情交给一个懒洋洋、病怏怏的同志。你的招呼其实就相当一个自我介绍或自我表白，表白自己到底是个阴郁无力的人，还是一个乐观丰沛的人。

其次，你的招呼决定别人对你的态度。

无论是谁，被微笑着大声问候，心情必然会是极佳的。否则为什么每个饭馆门前都要搞上几个笑靥如花的姑娘，大声问候顾客？否则为什么一些足浴店甚至会更加浮夸地搞上几排男女迎宾，在你一只脚刚迈进大门的时候，就声嘶力竭地高喊：“欢迎贵宾两位！欢迎贵宾光临！欢迎欢迎！”

道理在于，你被笑着问候了，心里就熨帖了，不掏个大几百元就感觉对不住人家的热情。在工作中，不也是这个道理嘛，你热情地招呼别人，别人必然不好意思对你冷面相向；你沉重地招呼别人，别人心也要跟着沉重，于是你就被沉重地对待了。

最后，把自己刻到别人眼里去。

即使其他人，比如领导，并不认识你，你仍然坚持大声、字正腔圆地招呼别人，一次，别人可能莫名其妙，两次，说不定就会生出些许好感，三次，难保不对你产生兴趣，四次，大概会认定你是一个乐观主动的人。

接下来，或许就要私下打听打听，那个小伙子不错，一副干劲十足的样子，每次看到他都让人心情愉悦，是哪的？再发展下去，哪天条件成熟，就要停下脚步来寒暄一番，一来二去，这不领导就认识你、熟悉你了。

早晨，精神百倍、字正腔圆地问候他人，充满精气神的问候，会把你良好的态度传播出去，你也将得到别人有温度的对待。

2．对别人说“不”的时候怎样才不会撕破脸

办公室里的同志们常常被要求服从，被灌输讲团结护和谐，被鼓励相互扶持，被强调补位意识，所以，对别人说不，在办公室里似乎是一件相当有难度的事情。别人不习惯你说不，自己也习惯了唯唯诺诺，迫不得已拒绝了别人，内心反倒深深地感到愧疚，觉得做了一件不大光彩的事。

但我们总会遇到必须说不的时候：或许是因为要讲原则，这件事我知道，但也不能告诉你；或许是因为职责分工，这就是你的事，你应该把它干好而不是我来干；或许是因为实在没有时间精力，我很想帮你，但手头这个材料明天就要报领导。

当你确实需要说不的时候，怎样方式的拒绝才是有效且无害的？

认真而干脆

拒绝不应是含糊其词的搪塞和敷衍，搪塞和敷衍很容易让对方感受到轻视。

老王请石头帮忙打听下一个项目评审的进展，石头很为难，这个评审还处在匿名打分的过程中，提前泄露消息，可能会造成波动，按规定也不允许。

石头不想得罪老王，于是支支吾吾答应了下来，老王追过来时，石头就只好不断拿“还没问到”“还没有消息”之类的借口搪塞。可怜的老王一直在希望中焦急地等待。

终于，老王怒了，质问石头：到底问了没，给个准话，总是这么模棱两可，真的很讨厌。

其实，任何一个人提出要求，都做好了被拒绝的心理准备，他们提出要求，对于是否难办、是否不符合政策都心知肚明。

不敢干脆地拒绝别人，表面是为别人着想，不想让人家难堪，其实是太把自己当回事。与其拖着不办，倒不如认认真真、坦坦诚诚地跟别人讲清楚前因后果、是非利弊，果断地告诉他，这个事我办不了，同时实事求是地告诉他，为什么这个事我办不了，请他理解。

一般来讲，人家的心并不会碎成一地，只不过需要换个地方撒网求助罢了。

态度坚定但语气温和

“我不做，又不是我的工作”“这事不归我管别找我”“我忙得很别烦我”，这样拒绝，态度倒是够坚决，却又太直率，对人不太尊重，可能会激怒别人导致新的矛盾。

人都要面子，你得给人面子，不要随便拿刀子划别人脸，所以最好的拒绝方式应该是坚硬的内核裹着柔软的外衣。

好比女神拒绝别人的追求时，不也先得发张好人卡，“你人很好，你值得找到更好的”，然后才告诉告白者“我们真的不合适”这样残酷的真相。

最好换成“下次有能力，机会合适的时候，再帮忙”“这个事之前好像一直是你们部门负责”“这个事是不是还是你们干顺一点”“之前领导老说你们上次弄得很棒”“很想帮你，但我手头这个事领导着急要”，等等。

多用商量的、温暖的、同情理解的、无可奈何的语气去说拒绝的话，使人更容易接受这样的结果。

如有可能，提供替代方案

对于精力多有富余的，积极进取的，愿意追求更和谐的办公室关系的人来说，拒绝和同意之间还有一个中间选项，中性的拒绝，就是拒绝，同时提供替代方案。

大家拒绝时可以多说“要不这样您看行不行”这样的话，表明的是这样一种态度，我拒绝你，但是在拒绝的同时，我还能提供其他的方法，帮他想出另外一条出路，实际上还是帮了他的忙，这是一种慈悲而有智慧的拒绝。

马上开学了，接到兄弟单位的函件，要求9月初到学校来学习后勤工作的先进经验，这可犯了难了，开学前事情应接不暇，都要忙成狗了，哪有时间应付调研！这个时候中性的拒绝就是：“我们最近开学事情太多，您看这样行不行，把调研时间往后推一个月，我们一定热情欢迎！”既不影响近期的工作，又充分为别人考虑，提供方案，这样别人一定能坦然接受。

这是从自己的实际情况出发来调试别人的要求，效果当然好于直接拒绝，但你也需要坦然承担相应的时间和精力成本。

尊重自己的感受和需求

很早之前春晚有过一个小品：刚子一位亲戚在火车站工作，不少人慕名而来找刚子买票。其实刚子的亲戚人微言轻，帮不上什么忙。但刚子好面子，不好意思拒绝别人帮忙买票的托请，于是只好自己通宵排队帮人买票，折腾的痛苦不堪，别人还以为不过是举手之劳，最后跑过来要刚子帮忙搞车皮。刚子当然无能为力，结果之前的好一笔勾销不说，还落得大家一通埋怨，觉得刚子架子大，不愿意帮忙。

事实上，给别人帮忙这件事，永远不应凌驾在你自己的需求和感受之上。你和别人人格上完全是平等的，别人的需求不比你的需求重要。甚至你自己的需求，比别人的需求还要更重要一些。所以尊重自己的需求，按照自己的想法去行事，是完全正确的，是自己爱自己、关心自己、尊重自己的表现。

你可以帮忙，但是帮忙是你的意愿，而非你的责任。如果你不想帮忙，帮不上忙，也绝不是什么罪过。想通了这一点，拒绝哪里是有多难为情的事情呢。

3．永远别说人家孩子不行

前些天把石头三个月的闺女从爱人老家接了回来。已经有段时间没见她了，宝贝在悉心喂养下已经长得珠圆玉润，抱着就舍不得放下，怎么亲也亲不够，总觉得这是石头两人创造的最完美的艺术品，无论眼睛、鼻子、小嘴、脸蛋都完美无缺，毫无瑕疵，改变哪怕一丝一毫那才是遗憾。

带她去商场放风，忍不住偷瞄和她同样半大不小的宝宝。看来看去，就觉得还是她长得最好，简直一骑绝尘。皮肤比她白的，眼睛没有她大；眼睛比她大的，小嘴没有她精致；小嘴比她精致的，耳朵没有她精巧；耳朵比她精巧的，鼻子没有她挺拔；鼻子比她挺拔的，气质明显没有她出众。我把我的看法跟橙子说，她说我被亲情冲昏了头脑，我坚称自己客观中肯。

今晚在手机里无意中翻出她刚出生那个月的视频和照片，石头被吓了一跳，皱巴的皮肤，红白不均的脸色，眯缝着的小眼睛，四仰八叉的头发，和现在比，简直目不忍视，我对橙子说，简直丑得不敢相认。她不服气，说，刚出生那会儿你还不是整天抱着不撒手，太美太美地叫着！

石头仔细回忆了一下，似乎正如橙子所说，我从来不记得印象中的宝宝曾经有过不敢相认的阶段，在刚出生的那个月里，我眼中的她也是无论眼睛、鼻子、小嘴、脸蛋都完美无缺，毫无瑕疵，改变哪怕一丝一毫都是遗憾的。这就奇怪了，她变化这么大，为什么我竟都没有察觉，只是一以贯之地觉得美好呢？

橙子说，她在给宝宝清理耳屎眼屎鼻屎指甲的时候从没觉得哪怕一丝一毫脏，只觉得宝宝太棒了，新陈代谢太旺盛，但静下心一想，其实很难说是一种理智。

是啊，石头明白了，自己的孩子，在任何时间，你都会坚定地笃信她哪哪都好，啥啥都行，这甚至都不是一种自我催眠，而是一种天然的信仰，融在血液中、刻在骨子里。

回到正题，石头相熟的一位长者曾经对石头说，他花了很长时间才搞明白一个真理，永远不要说别人的孩子不行，即使确实不行，也不要当面说，否则别人会记恨你一辈子。

这位长者年轻时在一所重点学校管招生，人们络绎不绝地找上门来，正是春风得意之时，长者口气常常大得吓人。一日，一位外单位领导慕名找上门来，想把即将面临升学的自己孩子送入这所重点学校。既是有头有脸的人物，肯定还是要给个面子见上一面的。长者看了外单位领导孩子的简历，皱起了眉头，成绩，排名靠后；才艺，一律没有；表现，还有在学校把同学打伤的违纪记录，明显远远达不到重点学校的入学条件。

长者那会儿还没有学得圆融，再加上天天被人追着捧着，说话从来直来直去。他说，你的孩子不行，学习不行，各方面表现都不行，进我们学校可能性不大。外单位领导当时脸色就变了，默默收起孩子的简历，打了个招呼就退出了房间。

这件事过去也就过去了，长者并没当回事。多年后，长者也被提拔到别的岗位，成长为领导，巧的是和那位外单位领导的单位时常还有些业务往来。但只要是长者出面和对方办事，事情办得总是不太顺溜，似乎是那位领导从中掣肘。

长者有些不解，当初没替人办成事，但确实是因为条件不允许，这都多少年了，至于这样记仇吗？后来通过一些私下渠道，长者才打听到，外单位领导曾说过狠话，他说我孩子不行，我记××一辈子。这是长者怎么也没能想到的。

这个故事长者讲给石头的时候石头并没有孩子，不明就里，只是记在了心里。等石头也有了孩子，才深刻地感到孩子绝对是每个父母最软的一块肋骨，在孩子的问题上，理智就是个笑话，永难达成。

所以，在别人孩子的问题上，最好做个善意的谎言者，多表扬多点赞，少批评少挑刺。如果更有智慧的，除了坚决不说别人孩子不行，还能主动地给别人在涉及孩子的事情上提供力所能及的方便，那别人更是感激在心，比你帮他本人可能更容易打动人。

对待生人，给带孩子的妈妈让个座，给吵闹的一家人多一点理解；对待同事，下班时帮有孩子的同事盯一会，让他们先去接孩子；对待部下，要是孩子发烧生病头疼脑热了，睁只眼闭只眼，多准几天假，其实都是举手之劳，但是对别人，真的都是巨大的恩惠和情义。

七、说到别人心花怒放的艺术

1．这两个字常挂在嘴边，同事领导都爱你

办公室里“说话”的艺术，不是指口若悬河、高谈阔论的技巧，那叫“讲话”。石头觉得，对于办公室人来说，讲得头头是道、动人心弦固然是种能力，说的人笑容满面、办公室里暖意融融却更是基本素质，和谐的人际关系环境是开展工作、个人进步的前提。

都说办公室政治很复杂，办公室里人际关系很难搞，但透过现象看本质，人际关系说白了就是管理别人情绪的艺术，没有什么比常常说出钻到别人心窝里的体己话儿更能俘获人心了。

说话的道理很难穷尽，这方面的技巧和规矩要细数起来可能有千万言。石头在京东上以说话为关键词搜索，竟然搜到了286本书之多，什么说话之道、说话技巧、中国式说话等等，俨然是一门博大精深的学问。

但有句俗话说得好，真理常常是简单的，规矩太多太繁就相当于没有规矩。在石头看来，初入职场，在办公室里说话，只要先掌握好“请”和“您”两个字，不敢说从此包打天下，至少自由行走是问题不大了。

多说“请”

先说说“请”字。“请”本来是个十分常见的语气动词、礼貌用语，适用于各种场合和语境，用来表达请示和尊敬之意。然而不知从何时起，请字在我们的日常对话中越来越难寻踪迹：请问变成了“哎，我问一下”，请坐变成了“坐吧”，请求变成了“这个事你帮我弄一下”，直接又粗鲁。

另外，即使在拍出《破产女孩》这种满口粗话片子的美国，受过良好教育的年轻人措辞都是非常委婉有礼貌的。在生活的场合中，大家都倾向于“May I ask your name？”代替“What is your name？”，实际上就是用“请问怎么称呼”代替“你叫啥？”。

你若希望被认为是一个举止得体的人，那就一定要多多使用“请”字，请别人帮忙的时候多说“请”“麻烦了”等礼貌用语。看上去一字之差，其实“有请”和“没请”之间横亘的是重视与忽略、尊重与轻视的鸿沟，简单的一个“请”字，就能让对方感觉到他是被重视，被尊重的。

简单描述一个场景，大家可以任意感受一下请字的神奇：部门负责人老刘正在会客室焦急地等待领导，但领导办公室还有人在谈工作。突然，你桌上的电话响了，正是领导打过来的。“石头啊，你把老刘叫过来吧，我这边结束了！”你一个箭步冲到会客室，对领导的话丝毫不加变通，原封不动地转达，大叫：“老刘，领导叫你过去！”

刘部长白了你一眼，心想，这石头没大没小的，竟然把我指挥来指挥去、呼来喝去的。梁子就此结下，你却还浑然不知。假如石头懂得把领导的话改成更加委婉的，“刘头儿，领导请您过去”，使唤的意思是不是就没有了呢，毕恭毕敬的感觉是不是就出来了呢。

办公室是单位的中枢协调部门，秘书们发挥的是领导参谋助手的功能。办公室工作常常存在着一种身份落差，你要代表领导发号施令，但其实你并没有发号施令的权力。这种落差会制造隐蔽的陷阱——假如你把自己当成领导，或者是虽然没有把自己当成领导，但是没有认清自己的身份，没有从自己的位置出发对领导的原话加以调制，那么你很容易被看成一个狐假虎威、狗仗人势的人。

领导当然可以说“你马上把老刘叫到我办公室来”，但你绝不能说“老刘，领导叫你去他办公室”，转述之前留个心眼，把叫换成“请”，就能避免掉进因身份落差造成的陷阱，你听：“刘头儿，领导请您去他那一趟，您现在是否方便？”别人听起来就完全不同了：领导多么礼贤下士，秘书多么毕恭毕敬，让人心里熨帖不是？

多称“您”

再说说“您”字。对大多数北京的爷们来说，“您”就是挂在嘴边的口头禅，毫无压力，用起来肆无忌惮。

就是面对食堂打菜的阿姨，“您”字也是脱口而出，当遇到麻烦时候，北京人说“麻烦您哪或者劳驾您哪”让人打心里觉得这人实诚；别人无论帮助咱们结果怎么样，北京人一定都会说三个字“谢谢您”，不为别的，就为人家出力；指出别人办事的方法不对，北京人会说：“您这事儿可不能这么办。”即使碰见厌恶的人，也会这样对他说：“您放心，咱们走着瞧。”展现出大气、宽容。

但对于包括石头在内的很多南方人来说，“您”字足以让自己羞羞答答，即使对爷爷太祖，也还是你、你、你，“您”字会让自己感觉对方太高，自己太矮，态度太谄媚。“您”字很简单，难的是克服心理障碍。

石头不认为“您”代表的是阿谀奉承和拍马屁的价值观，也不提倡大家做这种事情。石头觉得，其实，“您”字本质的东西并不是这个，它强调的是照顾和理解他人，这也是会说话的本质。

“您”有温暖人心的力量，它会让对方感到自己是体面的，有价值的，被重视的，它最大限度地关怀了对方的感受。当石头想通了这一点，立马把口语中的“你”全部换成了“您”，一段时间以后，我发现我胖了，因为当我对食堂打菜的大姐说出“麻烦您给我二两饭”这样的话之后，我的二两饭似乎总是要比别人多一些。

2．夸人不要隔靴搔痒

在我们的生活中，常常会遇到这样一些人：他们总是喜欢给别人泼冷水，或鸡蛋里挑骨头、吹毛求疵，提一些毫无趣味、毫无建设性的意见，然后再傻不拉叽地说一句：“我这人说话很直，你千万别往心里去。”但你以为只要来一句“我很直”就可以为自己的低情商开脱了吗？难道，那些情商高的人都是“弯的”？对这样的人，石头只想说一句：我一定会往心里去的！

当别人正陶醉于一个自己的小幸福中时，不要自以为是地去“旁观者清”，用所谓的“理性”告诉他，他本不应该那么幸福。比如，人家刚买了个自己很喜欢的小玩意儿，然后你去告诉他，“你买的贵了”“你被宰了”，让别人的幸福感顷刻间化为乌有；人家刚交了个男朋友，陶醉于两人的小幸福中，然后，你傻兮兮地去说，“你俩不合适，不能长久”；人家刚找了份自己很满意的工作，希望得到你的祝福，然后你去说，以你的能力，如果去另外一个单位的话，薪水要高得多；等等。

你以为你很理智，但人家只会认为你当真很讨厌。这种理智和较真，只会毁掉生活中的一切趣味和美。老盯着别人的缺点看，对自己并没什么好处，而只能让自己更自卑。夸奖别人，反而是一件令自己感到愉快的事情，这正如同，骂别人，常常让自己的火气更大、心情更糟糕。

因此，不妨多在你身边的同事身上寻找优点，尽量多夸赞他们，夸得稍微过分一点也没有关系。在把夸奖之词说出来之前，你就已经得到了回报。夸赞人，是一件既利他又利己的事情。我们常常说到所谓的“正能量”其实很简单，夸赞别人或者在不经意间流露出一种喜爱之情，这就是一种很了不起的正能量。

夸人往往会遇上比批评人更强大的心理障碍：我是不是在谄媚？我是不是在拍马屁？我是不是不实事求是了？我是不是拍的言过其实了？我是不是道德水平滑坡了？他本来也没有这么好啊？！这种心理障碍其实大可不必，我们换个角度，来分析一下说出那些让人肉麻、令人脸红心跳的话，甚至夸张的赞美到底是不是一件可耻的事情。

假如一个人的表现是“好”这个级别，你夸他说，你是好啊！那么可以想象，他感觉不大，因为他的表现本身就在好这个级别，你说他好，只是在陈述他自己也了解的事实，本质上是个陈述句，没啥新鲜的，他心里能爽得起来吗？

进一步，如果，他明明只是好这个级别的，你却说他是“太好”级别的，或者更夸张一点，说他是“太太好”“太太太好”级别的，那就完全超出了实际，也完全超出了他对自己的评估，这时他才有爽的感觉。“啊！我还以为自己是好，原来大家都认为我是太太好！我真牛！”

这种分析很能说明问题，你夸人的时候如果不言过其实，不吹捧拔高，那就只是在陈述事实，这样的夸人别人没有任何感觉，别人会想，我本来就是如此嘛，完全达不到取悦别人的效果。只有夸张了、夸大了，才能算是货真价实的夸人，才能有你想达到的夸人的效果。如此分析，下次再给别人戴高帽的时候心里是不是好受了很多？

请记住夸人第一定律：夸人不夸的别人脸红心跳、害羞害臊等于没夸。

古人说“水至清则无鱼，人至察则无徒”“难得糊涂”，大概都有这方面的深意吧。刘慈欣有个科幻中篇叫《镜子》，他在小说中用科幻的手法对没有谎言、没有倾轧、没有秘密的世界做了极致的推想，他认为这样的世界最终会磨平全人类的欲望，而欲望是进步唯一的推动力，失去欲望，最终将导致文明的衰落。从这个意义上讲，夸张的表扬虽然在一定程度上超越了真实，作为欲望的一种表达和组织形式，是不是也没有那么不堪了呢？

3．办公室里必会的几句口头禅

石头继续跟大家聊聊办公室里怎么舌灿莲花的技巧。这次，不讲大道理，来点简单粗暴的，直接嘴对嘴教你几句话，马上就能上手用。

“明白了，我马上就办！”

领导的指示下来了，你该怎么应答？轻描淡写的“嗯”“行”“知道了”“尽量吧”只会让领导心里打鼓：这小子到底知不知道要干吗，到底能不能干好？

这不是一种让人放心和信赖的说话方式。领导也是人，把事情交给你办，也会有怀疑和焦虑，你要做的就是用话语去打破这种焦虑。

对于领导的指示，一定要第一时间迅速回应，夸张些说，就是要让领导听了你的应答产生出一种感觉——一种你对接下来的安排成竹在胸，马上就要一个箭步冲出去落实指示的既视感。

“我明白了”，表示你已经完全领会了领导的意图，不会跑偏，而“我马上去办”“我马上处理”，这样冷静、迅速的应对方案才是领导想听的，“马上”会令领导直觉地认为你是名有效率、听话的好部属。相反，犹豫不决的态度只会惹得责任本就繁重的领导不快，这点事都不敢答应，还指望我给你加什么担子。

“你是专家，你的帮助太重要了！”

在办公室混，小到打字复印、迎来送往，大到组织活动、起草文稿，都免不了需要同事或外人的帮衬。比如，稿子写好了，想请同事帮忙看看有没有语病和错别字，怎么开口才能让人家心甘情愿地助你一臂之力呢？

强调他的帮助对你很重要。“你的文字能力强，你看过的肯定没问题！”“你写东西很棒，不看一遍我心里没谱，你看一遍我才放心！”别人一听这话，得，原来我这么重要，离了我事情还办不成了，相信他无论如何也不好意思拒绝你，说不定还会把自己手头的工作放下来先帮你呢。

不过，千万记得要感恩，将来有功劳的时候别忘了记上人家一笔。

“您对这个事怎么看？”

跟领导单独乘车或乘电梯常常让人感到局促，你不得不说点话以避免冷清尴尬的局面。

说点生活的话题吧，你跟领导差十好几岁，有代沟，况且也不想留给领导一个玩物丧志的印象；说工作吧，又怕言多必失，不知哪句话就触怒了领导。

此时，最恰当的莫过于聊一个跟单位发展有关，而又发人深省的话题。你想想，一般来讲，领导都不是内向冷僻的人，当领导时间长了，总有点教导别人、发表看法的瘾，这时你问一个他关心又熟知的问题，当他滔滔不绝地诉说心得的时候，你不仅获益良多，也会让他对你的求知上进之心刮目相看。

“要不这样您看行不行？”

拒绝是一门学问，在办公室里尤其如此。有些时候，别人提出的条件或要求根本就违反政策，或者并不符合单位利益，需要加以拒绝；有些时候，对别人的请求我们本想拒绝，心里很不乐意，但却点了头，碍于一时的情面，却给自己留下长久的不快。

确实，一个在拒绝的同时保证彼此关系丝毫无损的诀窍是根本不存在的。但是你可以换一个角度来看你究竟想要达到什么目的，不要把你的回答看作是必须在冲突对抗和维系关系中两者取一。

其实，我们还有一个中间选项，中性的拒绝：“要不这样您看行不行”。我拒绝你，但是拒绝的同时，我还能提供其他的方法。

比如，前不久，一个朋友单位办公室的老王给石头打来电话，说他们单位正在起草下一阶段的整体规划，想以石头单位最新的规划作参考。这让石头很为难，石头手上确实有正在起草阶段单位的规划，但是，其一，规划尚未定稿，仍是草稿，不具效力，之后可能会有较大变化调整；其二，规划未经审议和公开发布，还处在保密阶段，有些内容甚至涉及单位未来发展方向的机密，确实不宜流出。

老王言辞恳切，这让石头不忍拒绝。思来想去，石头这样答复老王：兄弟，现在我收的稿子还是草稿，很不完备，参考价值不高，另外，领导也反复强调起草阶段一定要保密。你看这样行不行，你带上你们起草班子的人过来，我邀请我们这边规划起草小组的几员大将，咱们一起交流交流，我们这边把我们起草的思路、做法、经验详细跟你们汇报汇报。你看行吗？”不出石头所料，老王愉快地答应了。

“您稍等，我有点拿不准，我去确认（查询）一下。”

领导问了你某个与业务有关的问题，而你不知该如何做答，千万不可以说“不知道”，当然，更不能胡扯乱诌，那是在给自己挖更大的坑。

比如，领导正在批阅一份处理违纪学生的公文，却对相关规定的记忆有些模糊，于是电话打到你这：“石头啊，咱们学校违纪条例对于考试作弊具体怎么规定的？是记大过还是留校察看？”石头心里一紧，糟糕，我也记不太清了。这时候就应该跟领导解释：“领导，您稍等，我马上去确认一下回复您，免得我记得也不准确。”

本句型不仅暂时为你解危，也让领导认为你在这件事情上头很用心，严谨、细致、踏实、靠谱的办公室工作人员形象跃然纸上。不过，事后可得做足功课，及时交出你的答复，否则那就相当于涮了领导两次。

八、秘书与领导的日常

1．旁观领导落实领导指示的几点启示

题目有点绕口，事情是这样的。

快下班了，领导一个电话把石头招到办公室，吩咐石头通知一个会。石头接过领导递过来的文件，原来是下午刚呈领导审阅的上级单位《关于做好春节期间安全生产工作》的通知。

文件之前先送单位大领导阅示，大领导批示，“请××（也就是石头的领导）牵头落实”，之后文件才由石头呈送领导。

领导对石头指示：明天上午9点，召集××、××、××等几个部门开部署会，传达文件精神，研究具体方案，之后现场走访几个安全生产关键部位，石头你先弄个方案，我看过后马上通知。

石头心里一沉，明天不是周六吗，说好了要出去嗨的，怎么又要开会。于是心怀鬼胎地提示领导，领导，明天是周六，把部门召集过来是不是不太好？周一开会是不是也不晚？

领导斩钉截铁：下周末就是春节，怎么能再拖到周一！拖到周一就晚了！安全生产可是大事！出了问题我们谁也担不起！

于是，安全生产部署会于周六上午9时顺利召开。

会毕，走访毕。领导吩咐石头，石头，你把上午会议和走访情况拟一段话，说明主题、参会单位、议程、效果等问题，尽快发给我。

我疑惑，新闻有宣传部门跟踪记录报道啊，我写这个是做啥用途。

领导似乎看出石头的困惑，补充到，你发给我，我改一下，发个短信把情况跟大领导汇报下。

原来如此。

领导不愧是领导，不过是落实一件大领导的批示，就展现出了极高的工作素养，在石头看来颇具看点。

看点一：马上就办

下午收到大领导批示，第二天休息日也不管不顾，马上落实批示精神，其中间隔连12个小时都没有，这就叫“马上就办”。马上就办好在哪？

对个人来说，马上就办可以提高效率。比如说，我5分钟之前决定，要在接下来的半个小时之内处理一个问题。那么，做了这个决定之后，就不要再想接下来这半个小时是去刷一下朋友圈，还是去回一下微信消息，还是去刷一下微博。现在所要做的事情就是——努力在这半个小时把问题处理完毕。

对工作来说，马上就办可以规避风险。拿到事如果拖着不办，风险其实是很大的，等着领导找上门来问：那件事你办了吗？上次说的事你弄了吗？这时候已经晚了，你没办，拿什么回复领导？尤其是重点工作、领导看重的工作，有点眉目就马上办。比如这次的安全生产，如果不督办，春节期间着点火星，罪过就太大了。

看点二：及时让大领导知道

批示不比当面交代，领导当面交代的事，人们往往还记得给个音讯，批示看上去没那么急，如果没人盯着，落实起来经常被打折扣、拖延，有回复的更是寥寥无几，所以各级办公室才成立了督查部门。

领导高就高在一方面马上就办；另一方面之后动静还很大。在大领导看来，前一天刚在纸上批示的东西，第二天反馈就来了，还头头是道，怎能不让人安心！

看点三：详细性、逻辑性

领导给大领导汇报不是一句话完事。而是详细报告了主题、参加人员、事项、结果。篇幅快赶上一篇消息稿了，事情说得清清楚楚，来龙去脉详详细细，信息量极大，同时还具有一定的逻辑性，分类明晰，一目了然。让大领导一信掌全局知天下，怎能不愉快！

2．领导都喜欢在回家的车上干点什么

有时单位晚上有活动，完事后石头跟车送领导回家，几次之后，石头有了新发现，领导们大多喜欢在车上干一件事，几乎一刻不歇。

什么事呢？回短信、打电话。

“张局啊，白天在开会，没顾得上回你短信，你说的那个事我觉得吧，吧啦吧啦。”

“刘总啊，刚忙完，你说的那个事我觉得吧，吧啦吧啦。”

“老王啊，下午在会场把你电话挂断了，你说的那个事我觉得吧，吧啦吧啦。”

……

车到楼下，领导甚至不着急下车，该回的电话短信处理得差不多了，才把手机塞进公文包，信步上楼去了。

石头不行，没有这个习惯。

白天忙得一头汗，正在会场门口签到呢，儿时的玩伴狗蛋电话来了，毫不犹豫地挂断，结果晚上晕晕乎乎回到家，早把狗蛋忘到九霄云外去了，结果几天后狗蛋怒了，发来短信断交：你小子不理人！长本事了！石头道歉不迭：哪里长本事了，根本是忙晕乎了。

快下班了，正在领导办公室说明天的安排呢，兄弟单位小刘的电话来了，毫不犹豫地挂断，结果晚上迫不及待地回家，早把小刘忘到爪哇国去了，结果第二天小刘兴师问罪来了：昨天电话想跟你打听个事，你也不回我，我还以为你对我有啥意见！我检讨不迭：哪能有啥意见。

以往我们理解今日事今日毕，往往局限于事务性工作，或是文件，讲究的是“案无积卷、事不过夜”。

比如习近平总书记的工作节奏，用中共中央政治局委员、中办主任栗战书的话说就是“快”。栗战书最近发表在《秘书工作》中的一篇文章中提到：“习近平总书记要求我们干工作要‘案无积卷、事不过夜’。总书记自己也是这么做的。他的工作作风非常严谨，工作节奏也很快。报送给总书记的请示，不管多晚，即使到了夜里12点，第二天早上都能收到他的批示。”

又如李嘉诚，据说李嘉诚的办公室陈设非常简单，桌面上干净得一张纸都没有，因为多年来他坚持“今日事今日毕”。

但是，石头认为，其实今日事今日毕除了“事”不过夜的第一层意思，还应该有人际交往不过夜的第二层意思。

领导们不把短信电话回完坚决不下车，小部分是在处理事务，大部分是在打理关系。事务和文件自然每天应当在办公室处理完，这是基础，仅仅做到案无积卷并没到位。文件处理完了，不一定代表“今日事今日毕”了，你每天还应该拿出一点点时间，检查一下自己的人际交往，这一天来，交往上的事处理完了没有？人际上的事理清楚没有？

体现到细处，就是，白天没回的电话都回了吗？白天没理的短信都回了吗？

在某种程度上，人际的事比文件的事更不能拖，文件没有情感、没有想法、没有怨念，它可以等。但人有澎湃的情感、想法以及怨念，人只有更少的耐心和更多的愤怒。

一个兄弟曾向石头诉说他的烦恼：他感觉自己在单位办公室待久了，越来越有心机。过年给微信上所有的同事都挨个发了拜年红包。按照他们回复的速度，语气以及平时的态度把远近亲疏又重新码了一遍……做完感觉有很深的负罪感，这和自己原想的差太多了，感觉自己是个小人。

石头觉得这跟小人与否并无关系，人性本来如此，人就是喜欢亲近亲近的人，疏远疏远的人。保护好、维护好清爽的人际关系，大家可以学学领导们的做法，白天在忙顾不上手机情有可原，下班之后花点时间打理手机上等待的人际关系，坚持“无未读短信、无未回电话”，是对人极大的尊重，这也是今日事今日毕的一个部分啊！

3．第一次陪领导出差，该注意点什么

出差在外，心情放松，很容易让人原形毕露。有位长期管单位人事的领导曾跟石头说过，一个人能力行不行，出趟差就看出来了。相信持此类观点的领导不少，所以，如果有机会陪领导出差，务必高度重视，把握机会。

出差时，大家一定要树立一个根本思想，即使去三亚、丽江、乃至迪士尼、环球影城出差，你都不是去玩的，而是去工作的。所以，要把工作心态一以贯之，不停地联系、安排、协调、服务。如何在出差中表现出卓越的能力，赢得领导的信任和肯定？石头总结有以下细节需要注意。

轻装上阵

要是不用你带太多东西，出差时一定尽量少带自己的行李，只带上必备生活、工作用品就行了。拉杆箱、手提包，都不适合出差在外的办公室人，装行李，背上一个双肩包即可腾出来的双手干什么？当然是用来帮领导拎包拉箱子、提东西，要不领导一看你两手都满满当当，也不好意思让你拿。石头经常看有些女士跟领导出差，自己的衣服化妆品带一大堆，装满两个拉杆箱，上飞机要托运，下飞机要人帮忙拿，帮不上别人不说，全队就等她一人，也是醉了。

做好充分的材料、物资准备

在外地买东西不方便，还是尽量把小东西都准备好。比如，备份所有材料，掌握好所有行程安排，最好手机上有短信或用相机拍下来；出差要用的领导讲话啥的纸质材料多带几份，最好带U盘，存上电子版，防止突然修改；把单位通讯录带一份，有座机有手机的那种，出门在外，肯定经常要和本部沟通的，有备无患，或者把电子通讯录存在手机里也行；多带些名片，领导的名片，自己的名片，都多准备一些，出去就是见生人的，名片用量很大；最好也能准备几种常备药，比如创可贴、泻立停、感冒药之类的；还要向财务借点现金，或者自己准备足够现金，以备不时之需，只带一百块钱出门，领导怕是连矿泉水也喝不上了。

提前做功课，了解领导的习惯和喜好

只有熟悉领导的起居饮食习惯，出差期间才能做出妥善安排。不方便问领导的事情，可以出差前问领导秘书、办公室主任，或者有经验的老同志，一些注意事项就了然了。比方领导爱喝什么茶，早上是不是有晨练的习惯，晚饭后是不是要散步，等等；到了驻地，大致了解住所地周围的环境，必要时为领导提供参考。如果领导特别喜欢晚饭后散步，可以查查附近最近的公园、绿地在什么位置，晚饭后带领导去溜达溜达。

腿勤手勤、提前联系、有点眼色

陌生环境，情况瞬息万变，领导和团队里的其他人只能依靠你这个联络员，所以你应该总是处在思考、联系、跑动的过程中。要考虑行程中重要节点的各个细节，比如时间、接送、文件、住宿、饮食等，提前检查确认，主动、积极、快速，万事提前准备。

腿勤脚勤这方面的细节就太多。比如，入住后先稍稍检查下领导房间电视、电话、空调、卫生间设施是否齐全完好好用；提前了解开会、洽谈、就餐地点，为领导参加活动当好向导；开会及就餐前至少提前5分钟在领导房外等候，为领导服务引导；了解当地名人名事名典故，待领导问时及时补白等等。还有，千万别睡懒觉，定好闹钟，早点起床，安排好一天的行程，别领导都吃完饭准备出发了，你还赖在床上没起。

提前值机、选座位、打印登机牌

坐飞机提前选好位置，打好登记牌，免得到机场还要排半天队，耽误事。你可能要问了，石头，你说坐飞机应该提前打登机牌，那就涉及我给领导选座位的问题，我怎么知道领导爱坐什么位置呢？假如就我跟领导两个人出差，都是经济舱，该怎么坐呢。坐一起也挺尴尬，不坐一起又怕有什么事照应不到，挠头。

这个问题问的太好太“接地气”，也曾长期困扰过石头。要搞清楚陪领导出差怎么安排飞机上的座位，就首先要搞清楚什么位置是好位置。

头等商务舱舒适度肯定是完爆经济舱，但是也很贵啊，一般单位舍不得坐，所以我们只讨论经济舱。

首先，应急出口所在的一排是最宽敞的，可以换着花样地跷二郎腿。然后第一排也不错，相对宽敞，而且不会由于有前排而造成任何困扰。比如你正跷着二郎腿，结果前排忽然往后放靠背导致你的腿拔不出来啦；比如你在后排恣意地换着姿势跷二郎腿，顶着前排的靠背，结果被前排转过来呵斥一番。

现在航空公司非常精明，第一排这样的好位置压根不放出来让你选，而是当成所谓的“豪华经济舱”卖高价。假如选不到第一排或者应急出口那排，怎么办？石头觉得那就尽量选前排，越靠前越好，上飞机不用走很远，很快能安定下来，下飞机拔腿就能走，不用排大队等。

至于同一排的位置怎么选，靠窗户好睡觉、可以看风景，靠过道最方便、可以起来活动上洗手间。具体怎么选还得看看领导喜好，石头个人认为如果没有明确偏好，还是靠走道好，毕竟坐飞机也不新鲜了，一般人没那么大兴趣非要看万里之上的蓝天白云，如果靠窗，想上厕所的时候发现另两个乘客有一个在睡觉，脸皮薄的人可能会一直憋到他醒来。

靠走道就完全没有此类问题，活动方便，来去自由。长途旅行，还能起来活动活动腿脚。

好了，现在，给领导选了前排靠走道的座位，你自己怎么选？是和领导选在同一排，卡在中间挨着领导坐？明显不太好，你憋不住尿了不还得让领导起来给你让道，不太好意思啊。再有，坐一起也难免尴尬。鼓起勇气跟他聊天吧，飞机上安静得很，万一领导正好想借机休息呢，况且也没那么多话说；不聊天吧，也为难，明明是熟人，总得寒暄两句，一句话不说搞得好像很难接近似的。

所以啊，石头还是建议，你就选和领导隔一个过道，或者在领导前后的位置好了，既不相互干扰，又离得很近，领导有什么要求需求，一回头就能找着你，看得到、够得着，能相互照应，这样最舒服。