经典电脑办公技巧英文缩写(固资管理编号，怎么编制更科学？)

合理的固定资产编码编号规则，能够让资产信息一目了然，帮助整个固定资产管理过程更加顺畅。

制定资产编码听起来很简单，但是在实际操作过程中很多行政er却在此踩坑：老板反馈编号看不懂、编号太长不好整理、标签粘贴位置不统一导致盘点麻烦...

其实只需要三个步骤，就能轻松搞定这件事啦！

PART01

明确各部分代码制定规则

固定资产编码像身份证一样，是由不同含义的数字/字母组成的。所以固定资产管理第一步，是要确定不同组成部分的代码规则。

制定原则是尽量简短。几种常见的固资编码，里面通常包含以下几大组成部分：

公司代码：单一主体公司，可以用公司简称的拼音字母，比如精臣云资产“jcyzc”，或者简短版的精臣“jc”；如果公司用英文办公，则可以用公司名的英文缩写等；如果公司有多个主体，可以将建立时间/顺序作为代码来区分，如建立时间的“1999”“2001”；或者建立顺序的01-99。

部门代码：同理可以使用部门简称的拼音字母或英文，例如行政部可以用拼音“xz”或英文“adm”代替。

资产类别代码：主要用于指明资产所属的一级类别/大类别，比如房屋建筑、办公用品、低值易耗、办公家电、办公家具等... 大部分固资编号都会用到。

可以统一形式，例如用两位数字01-99来表示或者类别拼音简写、英文简写等；也可以用多种代码方式，比如由于固定资产种类庞杂，归属部门不同，有些企业会使用两种不用的代码来区分，如将终端、存储等归属IT部门管理的资产类别，用数字01-99来编码；将电器、家具等归属行政部门管理的资产用英文字母AA-AZ来表示。

关于固定资产的分类，以下供你参考

资产级别：资产的金额/重要级别可以用大写英文ABCD...来表示。例如可以将A类指定为2000元及2000元以上的固定资产、B类指1000元及以上、C类指500元及500元以上...当然ABC的具体定义可以根据公司情况来制定。

购入时间：有些公司希望在固资编码上体现资产寿命，那么就可以加上购入年份信息，可使用年份全写如“2023”或年份后两位“23”；也有一些会具体到月，例如2023年4月购入可以表示为“202304”或者“2304”

资产名称：国内比较常见的方式是使用资产名字的拼音缩写，如硬盘“YP”、笔记本电脑“BJB”、显示屏“XSP”。

资产流水号：一般为3位，001-999

PART02制定固资编号规则

在实际管理过程中，固定资产编号非常多样化，没有特别的标准，在前文的代码类别中选用几个公司需求的进行排列组合即可。行政er们常用的方式如下。

01

基础版：按资产分类编号

这种资产编码规则仅以资产分类作为参考。优点是能将所属类别详细说明，公司组织架构的变化对它影响较小；缺点是并不包含部门、地点、时间等信息。

编码规则：01（大类编号两位数）－02(中类编号两位数)－03（小类编号两位数,如果没有小类编号就用00）－01（资产流水号,两位数）

表现形式为：

××-××-××-×××

大类-中类-小类-流水号

02

进阶版：加入地点类编号

在以资产分类为主的编号基础上增加公司、部门等地点类信息，能够方便辨明资产所属公司主体、部门等信息，便于管理，尤其在变形后很适用于办公地点多的情况。

编码规则：gs（公司缩写）-bm（部门缩写）-01（资产类别）-001（流水号）

表现形式为：

xx-xx-xx-xxx

公司-部门-大类-流水号

这个编码规则可以灵活使用，比如企业如果组织架构经常变动，可以去掉“部门”成分，以“公司简称 固资类别 序号”来编码：

xx-xx-xxx

公司-大类-流水号

如果你的异地办公室很多，可以展开用“国家-城市-办公室-资产类别-编号”来编码：

xx-xx-xx-xx-xxx

国家-城市-办公室--资产类别-流水号

03

全面版：加入采购日期、价值等信息

优点是不必后台查表就能通过编码知道这个资产的“前世今生”，如果说前面的编码方式相当于资产的身份证，那么这个方式就是它的户口本；缺点是编码容易过长。

编码规则：gs/bm（公司/部门）-23（时间）-A（资产价值）-（资产类别）-zcmc（资产名称）-001（流水号）

表现形式为：

xx-xx-x-xx-xxx-xxx

公司/部门-时间-价值-类别-资产名称-流水号

比如精臣在2023年5月购入的第一台价值2w元的笔记本电脑，用以上编码规则可得这台电脑的编码为：jc（精臣）-2305-A-01-bjb-001；精臣云资产在2021年5月购入的第三台价值1000元的笔记本电脑，编码则为：yzc（云资产）-2105-B-01-bjb-003

当然，以上编码规则仅为示意，你可以根据实际需求灵活组合，只要能清晰表达资产信息即可。

制定编码规则后还需将它制成一份“xx公司固定资产编码规则及使用说明”，将规则转化成标准文件，向相关人员/部门发放。统一概念，以便后续盘点工作的进行。

像我们公司（精臣），通用版的固定资产命名规则如下。即便不是行政，也能通过编码，搞清楚这个资产的具体信息。

PART03制作张贴固资标签

确定资产编号规则后，制作合适的标签贴、统一粘贴位置就可以啦。

01

统一标签样式

首先在材质上，建议使用专用的条码打印机打印出特殊介质的资产标签。如精臣B32智能标签打印机，打印出来的标签防水、防油污、防撕裂、防高温等效果，保证标签长期保存和清晰。

在标签样式上，常见的信息是资产的数字编码以及二维码。然后还可以用文字说明它的关键信息，如所属部门、购买日期、所属类别等，这样不了解公司编码规则的人也可以轻松get。

02

规定标签粘贴位置

粘贴位置不统一，盘点时光寻找标签就浪费了大量时间，很多行政在此踩过坑。因此出具一份标签粘贴规则也很有必要。

在粘贴固定资产标签时，通常按照物品通常摆放位置，使用习惯等方面，从易察看、易粘贴、不易损坏的原则出发，按以下顺序，选择位置粘贴标签。

目前精臣云资产已服务3w 客户，结合客户的实际情况，我们制作了一个通用版的固定资产标签规范，如需领取完整版word文档，扫描下方二维码即可。

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