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财务word办公技巧(全靠Word、Excel中这些“偷懒”神技巧,我才能天天在办公室吹水)

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  • 2023-07-04 20:32:45
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大家身边有没有这样的人?天天都能准时下班,下班铃声一响,就能看到他/她潇洒的背影,而且也没看到他们怎么干活,反而天天看到他们在办公室里吹水。

其实啊,这些同事之所以天天都能准时下班,并且能在办公室里吹水,是因为他们掌握了Word、Excel中的一些“偷懒”神技巧。

今天小编也给大家带来了一些实用的Word 、Excel“偷懒”神技巧,下面就一起来看看吧~


一、Excel中“偷懒”神技

1.一键核对两列数据

核对两列数据的时候,你是不是总是一排一排去核对啊?其实啊,不用这么麻烦,1个快捷键即可搞定。

操作步骤:选中两列数据,然后再按下【Ctrl 】这一快捷键即可。

怎么样?是不是很快?1-2秒即可搞定~

2.一键提取数据

在Excel中提取大量的数据,还在一个一个的复制、粘贴?实在太慢了。数据一多的话,做的明天也做不完。其实,掌握正确的方法,不用几秒就能完成数据的提取了。

操作步骤:如下图,先复制“小明”这一文本,并进行粘贴,然后选中小明后的单元格(包括小明这一单元格),最后按下【Ctrl E】这一快捷键即可。

3.数据批量换行

老板让你给Excel中的数据换行?但是Excel表中的数据实在太多,该怎么办呢?

其实,用一个快捷键——【Ctrl E】,不用几秒便能统统搞定了!

操作步骤:先在【换行后】后的单元格输入左边数据换行后的样式,然后选中该单元格及其之后的单元格,最后按住【Ctrl E】这一快捷键即可。

【Ctrl E】这一快捷键的用处是非常大的,感兴趣的朋友,可以仔细摸索一下它哦~相信肯定能有不错的收获~

4.巧用下拉菜单

平时大家都是怎么录入数据的呢?对于一些有规律的数据,如果你还是录一个敲一下键盘的话,那太慢了。在录入数据的时候,其实我们可以通过下拉菜单来录入。

操作步骤:选中多个单元格或某一列单元格,然后点击菜单栏中的【数据】——【数据验证】,再选择【序列】,最后在【来源】下的方框中输入相关的数据源,如下图,输入【男,女】(中间的符号必须是在英文状态下输入),再点击【确定】即可。

5.巧用模板

另外,如果你想要更省心、省力的完成Excel这一块的工作的话,还可以通过套用相关的Excel模板来实现。那么可以去哪里找Excel模板来套用呢?

找Excel模板其实可以去办公资源网里找,里面有很多精致又好看模板,包括Excel、PPT、Word等。

财务会计类的Excel模板:

行政人事类的Excel模板:

市场营销类的Excel模板:


二、Word中“偷懒”神技

1.快速输入长名称

在处理Word的时候,有时候我们经常需要在里面输入公司名称或其他较长的名称。其实,输入这些长名称也是有“偷懒”妙招的~

接下来就先来看看下面的效果展示,当我们输入“办公”的时候,就会弹出“办公技巧小达人”这一长名称。怎么样,是不是很神奇啊?

操作步骤:我们先点击【文件】——【选项】——【校对】——【自动更正选项】,然后在【替换】下的方框输入简写(即办公),在【替换为】下的方框输入长名称(即办公技巧小达人),最后再点击【添加】即可。

2.一键删除多余的空行

从网上复制过来的文字出现很多空行?这个时候如果你一个一个的删的话,不仅效率低,还容易疲惫。其实,删除Word中多余的空行,是有简单又高效的方法的~

操作步骤:点击【编辑】——【替换】——【更多】;然后再点击【特殊格式】——【段落标记】,操作2次;接着鼠标定位在【替换为】旁的方框,再点击【特殊格式】——【段落标记】,操作1次;最后再点击【全部替换】即可。

3.一键对齐Word中的文字

另外,对齐Word中的文字,也是有“偷懒”小技巧哦~我们可以通过分散对齐法来对齐。

操作步骤:选择要对齐的文字,点击【开始】下的【分散对齐】,然后【新文字宽度】选择【4字符】即可。

4.快速插入各种线条

需要在Word中插入各种各样的线条?其实这也是有小技巧的~

操作步骤:

①横线:输入【---】,再按下回车键即可;

②双横线:输入【===】,再按下回车键即可;

③波浪线:输入【~~~】,再按下回车键即可;

④点线:输入【***】,再按下回车键即可。

OK,今天的分享就到这里啦。上面这些内容,大家都学会了吗?还没学会的朋友,可以先收藏起来,再慢慢学哦~


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