办公室公章使用技巧(企业印章管理的重要性，浅析单位印章的规范化管理)

[摘 要]本文介绍单位印章及其法律效力，进一步简要分析如何进行单位印章的规范化管理。

[关键词]单位印章 法律效力 规范化管理

企业及行政事业单位在对外交往中都离不开印章，企业印章具有公信力，代表着单位的意志。在我国，常常依据盖章来认定有关文件的效力进而确定有关权利义务的归属。但每个单位都备有不止一个印章，如企业法人往往备有公章、法人章、财务专用章、合同专用章、发票专用章等。那究竟那种印章具有法律效力呢？又该如何规范各单位印章的管理呢，下面我进行简要的分析。

一、单位印章的概念及法律效力

单位印章指在我国司法与行政管辖区域内，党政机关、企事业、社会团体等单位（以下均简称单位）及其工作人员持有、管理和使用的，载明本单位名称并且对外表示本单位身份及行为，以便公开区分于其他单位身份及其行为的各种印章、印模、印鉴和电子签名印章。

单位印章是证明单位的身份，代表其权益、具有法律效力的重要凭证，是国家行使权力、对社会进行管理，以及公民、法人行使民事权利的重要手段，可以对外签订合同及其他法律文件。单位组织中特别是企业法人凭据《企业法人营业执照》可以刻制公章并备案。在国内，一个企业法人可以刻制公章、合同专用章和财务专用章三枚公章并在工商局备案。一般来说，这三枚印章是具有代表企业法人行为的、具有法律效力的印章。公章在所有印章中具有最高的效力，是法人权利的象征，在现行的立法和司法实践中，审查是否盖有法人公章成为判断民事活动是否成立和生效的重要标准。财务专用章用于办理会计核算和银行结算业务。合同专用章，用于对外签订合同。当然大部分单位内部都有内部业务章，仅在单位内部各个部门之间使用，不能对外代表单位的意思，不能对外使用。

总之，单位不同的印章企业印章管理的重要性，具有不同的功能，有不同的法律效力，在使用时应加以区别，避免引起不必要的麻烦。

二、单位印章的规范化管理

鉴于以上分析，为了减少和防止单位印章的使用不当和滥用印章，维护健康向上、公平公正、诚实守信的市场经济秩序和交易安全，可从以下几方面加强单位印章的规范化管理。

（1）制定文件规范印章管理

目前为止我国没有一部法律来规范印章的使用，这是导致印章滥用的主要原因，因此国家立法上应从源头上保证印章使用有法可依。其次，单位内部也应该通过制定严格程序来明确印章所有权人的过错责任制度，对不当管理人和不当使用人的责任进行追偿。

（2）印章刻制、启用、变更、停用及销毁等全程活动的规范管理

新单位成立后，应指定印章专门管理人员负责刻制，交由工商部门备案，并从刻制之日起执行相关印章管理条例。各类印章的使用登记薄要由专人严格保存管理，不得损毁或遗失。各部门需要盖公章的文件、通知等，须领取并填写《印章使用申请表》，由法定代表人核准，并在《印章使用申请表》中签字。遗失印章、废止或缴销的印章、更换印章应由保管人员填写《废止申请单》，由法定代表人核准后交由管理部门统一废止或缴销。

（3）加强法制教育企业印章管理的重要性，树立印章意识，规范印章的管理

通过法制教育、警示学习来增强单位领导及其印章管理人员管理单位印章的自觉性，确保他们能够严格按照制度要求做好印章的日常管理，杜绝违法违规事件的发生。

总之，单位印章在社会交往和市场交易中具有不可替代的法律地位与权威。不仅要加强单位内部管理与控制，严格执行奖惩制度，规范内部员工使用公章、部门印章的行为。同时还需要所有相关部门共同努力才能够真正的杜绝印章的误用和滥用。

参考文献：

[1] 宋刚 论印章档案及其收集和整理 [期刊论文] -档案学研究2005（04）

[2] 孔祥俊.合同法教程[M].北京：中国人民公安大学出版社，1999..