接办公室电话技巧(礼仪小课堂 | 电话采访礼仪的基本规范②)

电话采访这种不见面的沟通，看似只闻其声不见其人，其实你的声音、态度和语气等信息已通过电话线源源不断地传递给对方，给人留下比较深刻的印象，甚至有如见其人的感觉。电话采访不仅能够真实地体现采访者个人的素质，还能间接反映所在媒体的形象，因此，电话采访礼仪在实践中形成了自身的基本规范，为人们所遵守和创新。

认真倾听做好记录

采访中，要集中精力仔细倾听对方的讲话，为表示自己在专心倾听并理解对方的意思，需要用一些简单的词语作出礼貌的反馈。要做好记录，包括采访人姓名、单位、来电时间、回答主要问题以及联系方式，对一些关键性内容，要重复给对方听，一则是确认核准，二则以示正视、重视。

生理学认为，一般来说，耳朵传播给大脑的速度成倍于嘴巴说出的速度。据统计，一般一个人一分钟讲240个字比较清楚，但一个人一分钟能听清600个字。所以，在听对方讲话时，即便听清楚了对方的意思，也要耐心听对方把话说完，尊重对方的话语权，或许更关键的信息在后面。

电话采访期间的时间要适度。时间太短，对方话还没尽兴，显得仓促，不礼貌；时间太长，影响对方工作生活，显得啰唆。通常情况下，电话采访在20分钟到1小时之间效果最佳。如果对方兴趣正浓或话题没有谈完，可与采访对象协商，放松几分钟，或再约时间。总之，电话采访要体谅采访对象，讲究礼数。

保持联络及时反馈

保持与采访对象的友好联络不可忽视，一旦采访报道播出，要及时设法传送给采访对象。一是请采访对象指正，尊重对方的受访劳动；二是对方可能提供新的新闻线索，扩大报道深度。采访者的电话要保持畅通无阻，即便开会、会客等场所不宜接电话，也要开启办公室固定电话、随身移动电话的语音信箱、录音、传真等功能，设置开通两个以上网络电子邮箱，随时查看，而后立即回复，以示记者良好的信用。

随着高科技发展，争夺新闻报道首发权更加激烈。要注重联络一些通讯员、线索人，培养他们学会使用编发短信、现场拍照等方法，提供一线新闻素材，发挥电话快捷、便利、实用功能。这需要采访人员平时有良好的信誉、广泛的人缘、光彩的形象，否则没有人愿意为你免费服务。

接听电话文雅有礼

言为心声，形为心表。当今时代接听电话司空见惯，掌握接听电话的礼仪，通过电话自我推广，使对方产生良好印象，对采访活动很有帮助。不要因为对方看不见自己的形体就无所顾忌，要知道电信传递着你的全部信息，再说你身边的同事就是见证，所以必须保持“内外一致，人前背后一致”，方能体现礼仪基本规范。具体应做好以下几点：

● 电话铃声响过两声之后，就应及时接听，不要等到第五声后再接。

● 一手持听筒，一手拿笔准备随时记录有关信息。

● 主动报出媒体、部门名称和本人姓名。通话注意自己的语气和表情。

● 了解来电目的，采取恰当的处理方式。

● 复述来电要点，确保信息准确，尽可能避免差错。

● 通话结束时，主动向对方道谢，礼貌地请对方先挂机。

● 为他人代接、代转电话时，要注意以礼相待，尊重隐私，记忆准确，及时传达。

礼仪小常识

手机短信有讲究

1. 短信一定要前有称呼，后有署名。亲切称呼对方和落上自己的姓名，既是对对方的尊重，也是发送短信的基本格式。

2. 短信祝福不宜冗长。慰问祝贺之类最好用简短语。节日期间，接到对方短信并回复后，一般不要再发致谢之类的短信，因为对方一看，又得回过来，很是不便。

3. 有些重要电话或活动可以先用短信沟通预约，省时省力。

4. 短信的内容选择和编辑要健康，及时删除不希望别人看到的短信。

5. 发短信不宜太早或太晚。一般早上在八点以后，晚上不超过十点半。

6. 将常用手机号码用对方姓名储存，防止发短信时出错或重复发送，以免误事或干扰他人。

本文节选自人民日报出版社

《人民日报记者说：采访礼仪》

编辑：刘雨萱

校对：崔晨

审核：霍伟民