电脑文件管理办公技巧图片(给文件穿上隐身衣｜企业内部文件安全管理)

现在很多企业都会在公司电脑上安装加密软件，这样文件就会自动加密，员工使用也很流畅，不影响员工的办公工作效率，还能保证企业的数据安全。

这种无感的自动加密技术就是透明加密，它的优势有：

1、对员工使用来讲是透明的，内部员工在使用加密文件时，无需任何多余的操作，不需要输入密码，与没有加密之前是一样的。

2、只要加密的文件离公司公司的网络，不用考虑通过什么方式离开，只要是离开公司在外面就是打不开的，如果需要打开，就需要申请解密，经管理员审批后方可外发。

3、对于解密的途径有多种方式，为了在对企业文件加密后提高企业办公效率，不仅支持电脑审批，也支持手机端审批，以保证在安装加密后不影响员工的工作效率。

文档的安全管理不仅需要提高企业自身的网络安全意识、建立一系列文档安全管理规则，更重要的是安装加密软件从计算机内部彻底地对重要资料进行安全管理。随着企业信息化发展的日益增长，企业之间的竞争也愈加白热化，加上国内对知识产权的不够重视、山寨模仿产品的横行。保护源代码、保证企业的核心竞争力，成为众多企业的第一要务。

企业的机密技术文件、产品研发资料，设计图稿，会计账目、财务报表资，战略计划书，外购竞标信息和供应链合作伙伴信息，重要研究成果，研究论文，市场营销策划资料，其他如董事会、投融资等方面管理类资料，客户资料等等都是企业内部重要资料。如何保护企业自身重要情报不被竞争对手窃取，使企业在使用网络来提高工作效率的同时避免企业重要的知识产权遭受侵害，将是文档安全管理的一个重要课题。

天锐绿盾十大解决方案

01

防止公司内部数据泄密

/员工在创建、编辑文档时会自动加密，防止员工故意或者由于疏忽而造成泄密/

● 不改变员工使用习惯、不改变文件格式、不改变公司网络结构、不降低员工办公效率、不封闭公司网络、不封闭公司电脑的外设端口；
● 企业内部形成类似一个“用户无感知的加密网”，员工未经授权，不管任何方式，数据离开了公司的环境，都无法正常查看；
● 只有经过公司审批后，用户才可在授予的权限范围内，访问该文件；

● 做到公司内部文档交互自由流通，无任何影响。

02

防止机密文件在公司内部扩散

● 被授权的员工获得该机密文件后，打开时必须输入授权人设定的正确口令，才能访问该机密文件；
● 被授权的员工经过合法的身份认证后，也只能在赋予的权限范围内访问该机密文件；
● 机密文件访问权限控制包括：阅读次数、打印次数、是否可截屏、是否可编辑、阅读时间、禁止删除、过期自毁等。

03

防止员工外出办公泄密

短期外出：方便员工晚上回家或者周末在家也能正常加解密文件，不需要额外的操作。
长期外出：在规定的期限内，携带笔记本在外也可以正常工作，超过期限，将无法打开加密文档。
永久外出：对在分公司或办事处用户，可使用永久离线，保证总部与分部之间的资料都是加密的，可以互相访问，又可以控制分部的资料，防止外泄。

04

防止员工离职泄密

● 员工在新建、编辑重要文件（如：CAD文件、设计图纸等）时，服务器自动对重要文件备份到服务器指定隐藏目录下保存，避免员工离职时有意删除或格式化电脑，给企业带来损失；
● 通过对公司电脑上的数据透明加密，有效地避免了员工离职时想带走大量重要资料的行为。

05

防止文件外发后泄密

● 当需要给客户或合作伙伴外发文件时，首先向上级领导进行外发申请，而后才有权将该文件打包成受控文件，外发给客户合作伙伴；
● 被授权的客户或合作伙伴获得该受控外发文件后，打开时需先进行合法的身份认证，才能在授予的权限范围内访问；
● 身份认证的方式包括：口令认证、机器码认证、联网认证；
● 访问权限包括：阅读次数、可打印、可截屏、可编辑、阅读期限、过期自毁、回收等；
● 被授权的客户或者伙伴在访问该文件时，无需在自己的电脑上安装任何插件，即可访问。

06

防止电脑丢失泄密

在计算机广泛使用的今天，笔记本电脑的丢失会给我们带来很大的麻烦，除了经济损失外，电脑中存储的涉密资料及个人隐私的泄密会成为另一个潜在的威胁，有可能给我们带来无可挽回的损失。数据的加密保证了在笔记本电脑丢失的情况下，电脑中存储的资料仍然不被泄密。

07

防止员工打印泄密

● 对员工是否可打印、可在哪台打印、打印何类型文档，做到事前控制；

● 对打印的内容进行记录，并提供详细打印日志报表，便于审计；

● 提供水印功能起到防伪的作用。

08

防止移动端办公泄密

与iPad 、iPhone结合，实现通过iPad 、iPhone方式在线访问公司服务器的加密数据，提高公司领导层的办公效率。

09

防止服务器数据泄密

● 公司内部加密数据上传到公司指定的白名单服务器时，数据会被自动解密成明文后保存在服务器上；
● 员工将服务器上明文数据下载到公司内部终端时，数据被自动加密，避免数据泄密；
● 员工在公司外在线访问公司服务器上的数据时，可正常访问；
● 当员工在公司外下载服务器上的明文数据时，下载被自动禁止，避免明文数据下载后泄密。

10

桌面管理降低泄密风险

● 对终端硬件使用规范管理：U盘、刻录机、打印机等使用规范化管理；
● 对终端软件使用规范管理：规定企业不同的部门电脑统一安装哪些软件，其他的所有软件都是禁止安装；
● 对员工网络行为规范化管理：对员工的上网行为规范化管理；
● 对员工终端软硬件环境、上网行为规范管理后，让员工潜移默化地养成良好的工作习惯，提高保密意识和办公效率，降低数据泄密风险。