在 Outlook Web App 中应用 Office 365 保留策略

默认情况下，保留策略不适用于邮箱中的其他文件夹（“已删除邮件”和“垃圾邮件”除外）。但用户可以手动设置非默认文件夹的保留标签。

用户可以手动设置 Office 365 邮箱中电子邮件项目的保留标签。

首先，登录 Outlook Web App。

右键单击要更改保留设置的文件夹或电子邮件。单击分配策略并从列表中选择保留标签。

请注意，默认情况下，保留策略设置是从父文件夹继承的（使用父文件夹策略）。

使用 Microsoft Purview 创建 Office 365 保留策略

某些组织可能需要的不仅仅是预定义的默认保留策略，并且想要添加新的策略。以下是如何创建新的 Office 365 保留策略的示例。

首先，登录 Microsoft Purview 管理中心并导航到数据生命周期管理 → Exchange（旧版）。

创建保留标签

假设您要创建一个保留标记，在 14 天后删除邮箱项目。这是创建它的说明。

更新保留政策

创建保留标签后，用户无法随时在其邮箱中进行选择。如果他们想要使用此保留标签，则必须通过导航到“设置”→“邮件”→“保留策略”→“添加新策略”，手动将其添加到 OWA 中的邮箱中。

但这并不是一个积极的用户体验。更好的选择是让用户可以使用保留标签，而无需执行这些额外的步骤。实现这一目标的方法是将保留标签添加到现有保留策略中。

使用 Exchange Online PowerShell 创建 Office 365 保留策略

您还可以使用 Exchange Online PowerShell 创建和管理 Office 365 保留策略。此方法需要 Exchange Online 管理 (EXO v2 / EXO v3) 模块。

首先，连接到 Exchange Online PowerShell 会话。

Import-Module ExchangeOnlineManagement

Connect-ExchangeOnline -UserPrincipalName june@lazyexchangeadmin.cyou

创建保留标签

运行此命令以创建新的保留标记。此保留标记具有以下设置：

New-RetentionPolicyTag “Permanently Delete Items After 24 Days” `

-Type Personal -RetentionEnabled $true `

-AgeLimitForRetention 24 -RetentionAction PermanentlyDelete

更新保留政策

为了让用户自动在其邮箱中看到新的保留标记，您必须将其添加到其现有的保留策略中。为此，请运行以下命令将新的保留标记添加到默认保留策略中。

# Specify the retention policy and retention tag.

$retentionPolicy = ‘Default MRM Policy’

$policyTag = ‘Permanently Delete Items After 24 Days’

# Get existing retention tags linked to the retention policy

$taglinks = (Get-RetentionPolicy $retentionPolicy).RetentionPolicyTagLinks

# Add the new archive retention policy tag

$taglinks.Add($policyTag)

# Update the retention policy

Set-RetentionPolicy -Identity $retentionPolicy -RetentionPolicyTagLinks $taglinks

根据您的组织和邮箱大小，托管文件夹助理可能需要几分钟到几个小时来处理邮箱。托管文件夹助理完成运行后，新的保留策略将可供用户选择。