办公邮箱使用技巧(开卷有益｜律师们如何提升邮件的可读性和专业度)

编者按

邮件是律师最常用的沟通方式之一。能够写一封漂亮、清晰的邮件 ，不仅是律师工作中的必备技能，更是所有律师日常工作中的一部分。那我们日常应该如何对待每一封邮件，又如何善用outlook写一封出色的邮件，抓住客户眼球呢？本期，我们请到了公司合规部的张驰律师，为我们讲解，如何提升电子邮件的“可读性”。

祝各位读者，开卷有益。

大家好，我是汉坤律师事务所上海办公室的张驰，很荣幸有机会通过我坤“开卷有益”这个平台和大家进行交流，今天想聊聊如何提升律师们邮件的可读性。

众所周知，律师们最常用的沟通工具之一是outlook，每天可能要处理多达几十上百封之多的各类邮件。记得刚执业那会，每逢给高年级律师和客户写邮件，都会如坐针毡、如履薄冰，唯恐用词不够专业、叙述不够清晰、逻辑不够周密。起草一封看似简短的邮件往往心路历程却很漫长。尽管如此，回顾以前写的电邮，依然会一眼就发现诸多问题或值得精进的地方。究其根源，欠缺“可读性”。

在我看来，显得“可读性”强的律师邮件通常具有以下一个或多个特征：

唯快不破

快速响应是汉坤一直以来的招牌、特色和核心竞争力，本质在于想人之所想，急人之所急。无论发件人是客户还是同事，大多情况下都期盼收件人能第一时间查阅邮件，同步信息并及时反馈，件件有回响，事事有着落。

现如今邮件可以通过手机即时读取和回复，非常方便。收到电邮后，大致通读一遍即能判断出轻重缓急。对于紧急的事情，特别是邮件已标注重要性为高或者邮件正文里已给出一个相对较紧的DDL的，最好第一时间回复对方电邮已收悉并会尽快反馈；如果还需要补充或澄清的，及时追一封电邮或建议方便的时候通个电话讨论一下。整个过程往往不需要花费太多的时间，但却展现出了积极主动的姿态，而对方知道自己的需求已得到了及时的关注和重视，自然也会心安许多。

对于不是特别紧急的事情，最好也能及时回应一下，反馈自己初步的看法或解决思路、还欠缺哪些条件和资源、会采取何种进一步的行动、预计何时完成，从而做好对方的预期管理。对于Just FYI的邮件，读完后其实也可以简单回复一下“已收悉”，甚至还可以进一步做下提炼和归纳抑或发表下自己的看法。其中道理跟男同胞们收到对象的微信类似，回复不及时或只读不回，会显得不够专（zhuan）业（yi）。

大道至简

莎士比亚曾说过，“简洁是智慧的灵魂,冗长是肤浅的藻饰”。能用最精炼的语言把事情讲清楚，其实非常考验功力。

邮件不是法律意见书或合同条款，不需要通过严谨的措辞和层层叠叠的修饰来追求表述的绝对准确和完整，能够言简意赅的把事情交代清楚就足够了，但往往也是最难的。资深前辈们的电邮大都简明扼要，找不到半句废话，却又一针见血，常常是用最简单的词语和句式把意思精准的表达出来，显著提升了信息传递的效率，节省了阅读者去粗取精、提炼重点的时间。

然而需要特别指出的是，简洁并不等于简陋。很多人应该都收到过类似的电邮：附随请见对某某协议的修订和意见，然后除了附件就啥没有了，想要知道改了啥得从一个甚至若干个附件里逐个翻找，而且有的附件甚至大几十页甚至上百页。很显然，这种极简操作相当不够reader-friendly，相信大多数人看了都会头大。对于此类邮件，正确的姿势是在邮件正文里配个摘要，概述主要做了哪些修订，标注出来哪些需要重点关注或讨论的。这样对方通过阅读邮件正文，就能掌握个七七八八并对接下来需要采取的行动作出准确的预判。

层次分明

有些时候，一封邮件需要从多个层次和维度去深刻剖析某一个问题甚至需要解决多个问题，不可避免的会使得邮件整体篇幅显得冗长。

大家应该都怕读到备忘录式的邮件，因为整个过程需要集中注意力去厘清句与句之间、段与段之间的逻辑推演方能充分消化并准确理解里面传递的信息，比较耗费精力。资深老法师可以通过深入浅出的语言、流畅的起承转合，把事情解释清楚，同时做到逻辑清晰，条理分明。对于功力没那么深厚的年轻律师来说，可以通过outlook自带的工具在格式上做些点缀，凸显行文的结构和层次。

举例来说：层次与层次之间可以通过增加小标题来进行拆解和过渡；段与段之间可以进行适当编号以展现内在的逻辑关系；每个段落里可以把最关键的词句用加粗或下划线的方式标记出来...正所谓功力不够，工具来凑。实践证明，优化格式可以起到庖丁解牛般的效果，使得整体结构脉络分明、重点突出，从而显著提升此类长邮件的可读性。

未雨绸缪

大家有没有过类似的经历：把一封精心草拟的电邮答复出去，本以为就此翻篇可以专心做其他事，不曾想却接二连三的收到对方要求进一步澄清细节或补充说明的邮件。发生这种情况一般能说明两个问题：第一，对方认真阅读了你的邮件且是细节导向；第二，你的邮件还不够清楚或完整。翻译成大白话，就是你的邮件并不合格，未达对方预期。

邮件承载了律师们的研究成果和专业意见，理应起到答疑解惑的作用。分析的维度应当全面且逻辑周密，直击问题的痛点，而不能在无关紧要的细节上绕来绕去，让人觉得是在隔靴搔痒，甚至很容易看出逻辑漏洞或是心生更多的困惑和疑问。

每名律师都应当认真对待自己发出的每一封邮件。点击发射按钮之前，代入对方视角，未雨绸缪的想想：邮件说清楚说完整了吗；对方在哪些点上可能比较关注或容易产生困惑，需要进一步解释说明；我们给出的结论中肯、建议切实可行吗，是否还是其他解决方案...

言而总之，每一封回邮都需要用心对待。在确保答复内容准确、扎实的前提下，精益求精，尽可能think one step ahead。精诚所至金石为开，虽然提升“可读性”需要以消耗更多的精力为代价，但对提升信息传递的有效性和效率大有裨益。

小编语

读罢张驰律师的文章，相信各位同学写邮件时都能一气呵成、笔下生花了吧？

但是，发送前，可别忘了如下的“八项检查大法”，确保邮件内容万无一失哦。

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