docx办公常用技巧(办公小窍门，白领必备文件整理法)

工作几年下来，小黑最大的感触就是凌乱。由于平时需要用到大量文档、表格、图片、打包文件，电脑桌面永远是乱糟糟的，有时候花费大量时间归纳整理，不出三天电脑桌面又恢复凌乱的模样。久而久之，小黑也无心整理电脑桌面，只是不定时将大量文件整理到同一个文件夹中，以年月日期命名。

对于不堪入目的电脑桌面，小黑也曾想过找一款软件帮忙整理，一度使用腾讯桌面整理一键分类。然而腾讯桌面整理只能将桌面文件分类到文件夹中，并没有对文件进行智能分类，找起文件反而更加困难。每次在腾讯桌面整理文件夹中找文件的时候，看着一堆密密麻麻的文件，总是让人心烦意乱。

老实说，文件整理排序、查找保存、同步分享这些功能，大部分白领工作者都避免不了的常规操作，对于工作生活有价值的数据、文件、素材，对于每个用户来说都是无价之宝。

在长期使用文件管理软件使用过程中，小黑发现有不少软件与系统技巧值得学习，掌握好了可以减少大量检索文件的时间。人生如此美好，小黑可不想浪费时间在找文件上。

Win10 系统自带妙招

一直以来，不少苹果的拥趸都在吐槽Windows 系统的文件管理功能，macOS 自带标签功能，可以分门别类的文件进行管理。打开Windows 系统资源管理器，可以看到快速访问、onedrive，此电脑等访问入口，所有文件都储存在各个磁盘之中。想要快速找到某一文件，多半只能一个个文件夹挨个寻找，虽然Windows 系统自带快速访问功能，但是小黑实际测试发现检索结果并不精准。

资源管理器

以前几天撰写的稿件为例，小黑希望查找之前写作的素材。输入关键词“0119”，立马弹出之前的文稿。然而小黑想要找到当天配图，输入“图片”却怎么也找不到想要的文件。由此可见，快速访问功能仅限于文字检索。

此外，快速访问功能还面临模糊搜索能力差的问题。小黑想要查找电脑中与5G 有关的素材，输入“5G”点击回车之后，只能发现两篇文章，其他内容一概没有显示。

快速访问是微软在Win10 上新增的功能，与此同时也取消了“库”功能的显示。想要使用该功能，首先需要在文件资源管理器的查看选项中选择“显示库”，接着需要将不同的内容添加到库中。

库功能

添加方法很简单，就是选择不同的文件夹，鼠标右击选择包含库，想要将其分到哪一个库就分到哪一个库。系统自带的库有图片、本机照片、视频、保存的图片、文档、音乐六种，用户还可以根据需要自由分类。比如小黑新增的“我的极刻”库、“智慧生活”库。库的种类与名称都没有限制，可以随意设置。

Win10 上的库功能，实际上就是macOS 中的标签功能，通过标记库来将文件分类。如此一来，电脑中的所有文件夹就像一个树状网络一样，有秩序的按照不同类别分成不同的库。或许有人觉得库功能不适用，设置文件夹同样可以实现这些功能。其实不然，库只是文件管理辅助工具，文件虽然显示在库中，但是文件本身仍然存储在原来位置，标记成不同的库只是为了让用户更加方便的找到文件。

此外，工作时常常需要在不同项目中用到同一文件，过去最简单的方法就是复制粘贴重新拷贝一份。这样久而久之电脑中的文件就会变得重复且臃肿。库功能可以建立不同的子库，同一文件可以标记到不同库中，这样既不用移动文件位置，又能可以在不同项目中快速找到文件。

包含库仅用于文件夹

总的来说，库功能是微软自带的文件整理窍门，在处理庞杂文件时可以更加省力。不过库功能只能标记文件夹，不能标记单一文件，这一点极大的制约了它的功能属性，也是小黑重新寻找文件整理工具的原因之一。

半自动整理

Windows 系统自带库功能受限之外，本身还没有自动分类功能。对于习惯于智能化软件的小黑来说，这样的功能显得有些鸡肋，小黑真正想要的还是那种可以自动分类的整理软件。

在多方寻找之下，小黑发现一款经典老牌且开源免费的文件批量整理软件DropIt ，这是一款强大的文件分拣 加工处理工具，只需将一大堆文件拖放到它的悬浮窗口上，然后点击开始按钮，它就能按你预设好的“协议”(一组规则和操作)，自动化地将文件分门别类放进对应文件夹，瞬间就能帮你整理归类好堆积如山的杂乱文件和文档。

没有中文版

DropIt有一个缺点，就是没有中文版，小黑下载安装时发现，软件提供十几种语言选择，偏偏没有中文，无奈之下只能选择英文版。好在安装流程都比较熟悉，顺利将DropIt软件安装到电脑中。

打开软件，小黑颇为吃惊，直接显示一个大大的箭头，而且各个选项都是以中文形式表现，看来英文版与中文版也没有什么不同。在默认设置下，没有文件分类功能，在开始分类之前需要设置自定义。

自定义文件内部有自带额多种模板，比如擦除器、清单制作器、照片陈列室、解压器等等，可以辅助不同类型文件一键整理。小黑为了体验更多内容，选择从头设置一个自定义文件管理规则。点击左下角添加可以新增全新的规则。

新增规则，首先需要设置名称、图标、尺寸与透明度，这些都是可以自由调节的内容。图标头像自带数十种图片，可以根据喜好自由选择。

选好图标之后，点击文件257，DropIt软件箭头图标直接变成新换的图标。原来该软件一次只能运行一种文件规则，运行时图标也会随之变化。

新图标

当然，完成这些还不够，还需要添加不同类型文件的分类方式。在新建协议中，需要填写名称、规则、操作、目标文件夹四大类。名称一栏可以随意填写；规则一栏点击右侧按钮，系统会自动弹出不同类型文件额格式，比如图片常用格式jpg，选择之后会弹出一个“*.jpg”，其他类型文件与此类似。

操作一栏即文件即将发生的动作，有复制、移动、删除、重命名等多种选择，一次只能选用一个（前面格式一次可选用多个）。选择好之后设置目标文件夹，也就是整理动作操作之后的文件夹，也就是Windows 库类似的文件夹，其中库也能充当目标文件夹。

小黑随意在桌面上找到一个文件夹“12”，选好之后保存。接下来将规则设置为jpg文件，操作设置为移动，再将桌面文件拖往图标出，此时jpg 格式文件会自动移动到“12”文件夹，其他格式文件显示格式不兼容。

整理后的“12”文件夹

多样化功能

体验完之后，小黑明白DropIt 在于批量自动化处理，用户完全可以按照自己的工作需求来量身定做一套自己的“协议”。从功能属性上来看，DropIt 还未达到自动化标准，无法智能文件分类。不过目前这个阶段已经让小黑比较满意，针对 *.docx; *.doc; *.xlsx; *.xls; *.pptx; *.ppt; *.wps 等格式的 Office 办公文档，小黑可以将它们批量移动到“工作文档”目录里，以文档、表格、PPT 分类存放。

批量分类

当然，按照文件格式存放远远谈不上分类，针对文档我们还可以通过检测文件内容功能，筛选出文档内容里包含有 “合同”、“协议”、“报表”、“发票”、“项目名称”、“通知”等关键字，进行更细化的分类，把它们再放进对应的文件夹去；针对图片，也有“拍摄时间”、“分辨率”、“相机”等细分选项可供选择，可以尽情分类。

综合来看，DropIt 提供较为细化的分类标准辅助用户分类，用户拖动单个文件或者文件夹，就能根据其自身属性归纳到特定文件夹中去。如此分类之后，也有利于用户快速查找文件。

功能齐全

对比Windows 自带库，DropIt 功能属性显然更加强大。除了整理文件，它还能安全删除文件、批量打包解压文件、自动生成清单，还能自动生成照片陈列室。此外，由于DropIt 自带批量处理功能，还能批量处理文件格式，比如将 PSD 源文件批量转换为 PNG 图片，做设计的小伙伴肯定遇到大量PSD格式文件。通常来说，需要打开PS 重新保存为PNG 图片，但是DropIt 可以通过规则修改批量转化，不用一个一个打开 PSD再逐个保存。

素材整理神器eagle

Windows 系统作为老牌办公系统，其自带文件管理工具与第三方软件工具都非常齐全，除了小黑介绍的几款之外，还有素材整理神器eagle、Total Commander 协助文件管理工具、Listary 快速检索文件工具、everything 全能搜索工具，它们之间相互配合，可以爆发出惊人的效率。

当然，回到文件管理本身，最关键并不是工具，而是整理思路，这些软件工具只是减少工作量，真正决定文件分类整理效率的还是用户自身分类逻辑。找好文件多级分类标签、项目与思路，这才是减轻资料分类压力最重要的事情。