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办公库房整理技巧有哪些(合格的仓库主管必备技能——管人！管好团队是高效工作的法宝)

叁碗诸角
办公技巧
2023-09-04 11:17:37
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第三章基本管理技能

导读

基本管理技能是指仓库主管在日常工作中必须具备的一些管理技能，如制订工作计划、进行有效授权、开展沟通等。仓库主管只有掌握这些基本管理技能，才能高效地开展仓库管理工作。

Q先生：最近我在工作中遇到一些问题，如不知道怎么向下属下达指示。

A经理：首先，你要把心态放平和；其次，你要掌握下达指示的技巧，这样你才能顺利且有效地向下属下达指示。

Q先生：您能教我一些沟通技巧吗？

A经理：沟通分很多种，包括向上沟通、向下沟通和水平沟通。

你要视不同的情况釆用相应的沟通技巧。例如，向上沟通时不要给上司出“问答题”，要尽量出“选择题”；向下沟通时要注意耐心倾听下属讲的每一句话。

第一节制订工作计划

015 工作计划的格式与内容

1. 工作计划的格式

（1）工作计划的名称包括计划名称和计划期限两个要素，如“××公司仓库____年____月工作计划”。

（2）工作计划的具体要求包括工作的目的和要求、工作的项目和指标、实施的步骤和措施等，也就是为什么做、做什么、怎么做。

（3）订立计划的日期。

2. 工作计划的内容

仓库主管的工作计划内容可用“5W1H”概括，具体如图3-1所示。

图3-1　5W1H示意图

016 工作计划的制订步骤

工作计划的制订步骤如下。

（1）仓库主管应认真学习和研究相关法律法规和政策，在制订工作计划时不能违反相关规定。

（2）仓库主管应认真分析本企业的实际情况，这是制订工作计划的依据和基础。

（3）仓库主管首先根据本企业的实际情况确定工作方针、工作任务和工作要求，然后据此确定工作的具体实施办法和措施，最后确定工作的具体实施步骤。

（4）仓库主管根据工作中可能出现的偏差、问题、困难等，确定相应的处理办法和措施，避免工作陷入被动。

（5）仓库主管根据工作任务的需要对相关人员进行明确分工。

（6）工作计划草案制订完成后，仓库主管应将其交由仓储部全体人员讨论。工作计划要靠所有员工共同来完成，只有正确反映他们的要求，大家才能为完成计划而努力奋斗。

（7）仓库主管在实践中应进一步修订、补充和完善工作计划。工作计划一旦制订完毕并获得正式通过或批准，就要坚决贯彻执行。在执行工作计划的过程中，仓库主管往往需要对计划加以补充与修订，以使计划更加完善并切合实际。

第二节汇报工作与下达指示

017 向上级领导汇报工作

仓库主管向上级领导汇报工作时应注意以下五个事项。

（1）仓库主管应遵守时间，不可失约。

（2）仓库主管进入上级领导办公室前应轻声敲门，经允许方可进入。

（3）仓库主管向上级领导汇报工作时要注意仪表、姿态。

（4）仓库主管向上级领导汇报工作时要实事求是，吐字要清晰，语调、声音要适中。

（5）工作汇报结束后，仓库主管要整理好手上的资料，当领导送别时要主动说“谢谢”或“请留步”。

018 听下属汇报工作

仓库主管听下属汇报工作时要注意以下六个事项。

（1）如果已与下属约定时间，就应准时等候，并做好相关准备工作。

（2）仓库主管应及时招呼汇报者进门入座。

（3）在下属汇报工作时，仓库主管可与之进行适当的目光交流，并配以点头等动作表示自己在认真倾听。

（4）下属在汇报过程中没讲清楚的地方要及时提出来，并要求对方重复说明或进一步解释，也可适当提问。

（5）听下属汇报工作时不要做其他事情。

（6）下属告辞时要起身相送。

019 正确下达指示

仓库主管向下属下达指示时应注意以下五个事项。

（1）仓库主管可采用口头通知、短信通知、电话通知、书面通知、托人通告等方式下达指示，并向下属说明该指示的注意事项和相应的奖惩机制。

（2）下达指示之前，仓库主管可先向下属询问与指示相关的问题，通过下属的回答把握其对所谈话题的感兴趣程度、理解程度，之后再把自己的真实意图表述出来。

（3）除了绝对机密情报，仓库主管应对下属说明下达该指示的目的。

（4）对于已下达的指示，有时不得已要进行更改，此时仓库主管务必做出说明。否则，极容易引起下属的不满，甚至导致其不执行新指示。

（5）尽量当着下属的面下达指示，必要时可亲自示范。

第三节进行有效授权

020 明确授权要素

授权是指仓库主管将分内的若干工作交给下属完成。授权包含工作指派、权利授予和责任担当三个要素，具体如表3-1所示。

表3-1...

021 避免陷入授权误区

仓库主管通过将一些工作授权给员工做，既可以使员工边做边学，也有助于提高员工的归属感与满足感。许多仓库主管因重重顾虑而不愿向员工授权，其主要原因如表3-2所示。

表3-2　影响授权的原因

022 掌握必要的授权方法

1. 授权的步骤

授权的步骤包括作出授权决定、简明地交代情况、监督员工的执行情况，具体如表3-3所示。

表3-3　授权的步骤

2. 提供与工作有关的各种信息

当仓库主管将某项工作授权给员工去做时，除了要向其清楚地交代如何完成该工作，还须向其提供顺利完成该工作所需的全部信息。同时，仓库主管还要与员工讨论在工作过程中可能碰到的问题及其解决对策。

023 强化被授权者的职责

对于授权给他人完成的工作，要设定明确的、切实可行的完成时间。授权他人办事并不意味着把某项工作的控制权交给他人，授权者要鼓励被授权者在符合相关要求的前提下，以自己的方式开展工作。这样才能促使他们发挥自己的专业知识和技能，并为他们提供学习新知识、新技能的机会。授权常引起的争议之一是职责问题，因此，明确被授权者的职责至关重要。

第四节团队管理技能

024 积极开展团队建设

仓库主管应从以下六个方面开展团队建设。

（1）珍惜人才。人才是团队最宝贵的资源，热忱投入、出色完成本职工作的员工是团队最宝贵的资源和资本。

（2）尊重员工。为员工营造和谐、富有激情的工作环境，这是上至经理、下至部门主管所开展的一切工作的核心和重点。

（3）尊重每一位员工的个性。尊重员工的个人意愿及选择的权利，为员工提供良好的工作环境，营造和谐的工作氛围，倡导简单真诚的人际关系。

（4）培养自己的团队。持续培养专业的、富有激情和创造力的团队，让团队中的每一位成员都成长为全面发展、能独当一面的综合型人才。

（5）倡导健康的人生。鼓励所有员工追求身心健康、家庭和谐和丰富多彩的生活。

（6）鼓励各种形式的沟通。提倡信息共享，帮助每一位员工以空杯的心态培养学习能力，迅速提升各方面的工作技能和综合素质。

025 团队管理的基本要点

团队管理的基本要点如表3-4所示。

表3-4　团队管理的基本要点

第五节日常沟通管理

026 常见的沟通形式

常见的沟通形式及其内容如表3-5所示。

表3-5　常见的沟通形式及其内容

027 常见的沟通障碍

常见的沟通障碍来源于传送方、传送渠道和接收方，具体如表3-6所示。

表3-6　常见的沟通障碍

028 达成共识

仓库主管与员工沟通时应达成以下共识。

（1）鼓励员工提出有利于企业发展的合理化建议，一来仓库主管可以倾听员工内心真正的声音；二来即使员工对企业政策有诸多不满，只要对方愿意说出来，仓库主管就可以向对方做出解释。

（2）先耐心倾听员工讲话，再适时提出个人见解。

（3）与员工沟通时不能表露出不良情绪（非理性情绪）。

仓库主管与员工进行沟通时应遵循下列原则：若沟通未达成共识，应进行协调；协调未果，应进行谈判；谈判未果，应申诉裁决。

029 做好向上沟通工作

仓库主管要想做好与领导之间的沟通工作，必须注意以下三个事项。

1. 不要给领导出“问答题”，尽量出“选择题”

遇到需要解决的问题时，不要向领导建议“是不是开个会”，因为领导一旦将此事搁置很可能就没有结果了，所以与领导沟通时不要出“问答题”，而要出“选择题”。例如，仓库主管可以这样提议：

（1）领导，您看明天下午开个会怎么样？

（2）那么后天上午呢？

（3）那么后天上午10∶30以后呢？

（4）好吧，10∶30以后。

（5）谢谢，我明天下班前再提醒您一下，后天上午10∶30开个会。

2. 找准时机

这里有一条经验值得借鉴：领导工作再忙，也得下班回家，因此，你可以在下班时到公司门口等候领导，领导看到你后一般会快速提出他的意见。

3. 事先准备好问题解决方案

如果没有准备好问题解决方案，那么结果很可能是：（1）领导认为你办事不力；（2）领导需要进一步分析判断才能得出结论。考虑到这两种结果，你最好事先准备好问题解决方案。

030 做好水平沟通工作

水平沟通是指同级人员之间的沟通。水平沟通中存在的常见问题有不够真诚、言语不实、没有服务意识和积极配合的意识等。为了消除水平沟通中的障碍，可以从图3-2所示的四个方面着手。

图3-2　消除水平沟通中的障碍可以从四个方面着手

031 做好向下沟通工作

仓库主管向下沟通时要注意以下三个事项。

（1）多了解状况。与下属沟通时，如果你是“空降部队”，那么建议你多学习，多了解，多询问，多做功课。多了解状况是一件非常重要的事情，如果真的不了解状况，就要先做足功课，然后再与下属沟通，这样你才能言之有物，下属也才会心甘情愿地听你的话。

（2）不要责备下属。下属在工作中难免会出错，这时不能一味地责备下属，而要与下属共同找出出错的原因，并帮助其改正，这样才能提高其工作技能。

（3）提供方法，紧盯过程。与下属沟通时，最重要的是提供方法和紧盯过程。例如，如果你管理过仓库，就告诉他存货是怎么浪费的。

032 需要立即进行沟通的情况

当工作中出现表3-7所示的情况时，仓库主管要立即与相关员工进行沟通。

表3-7　需要立即进行沟通的情况

033 掌握倾听的方法

倾听对仓库主管来说至关重要。倾听的方法及其要点如表3-8所示。

表3-8　倾听的方法及其要点

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