生死狙击团队办公室技巧(家族办公室不容忽视的5大生死考验)

很多单一家族办公室（以下简称为“单一家办”）在成立之初，往往是为了管理家族的金融事务。但在过去十年中，一些单一家办的服务范畴已经超越财富管理和税务筹划，并在推进家族战略目标方面发挥着更为关键的作用。

尽管每个家办都有独特的历史和发展轨迹，但在趋于成熟的过程中往往面临着相似的挑战和考验。本文，我们梳理了家办常见的5大挑战，以及家办与家族磨合中应关注的4大事项，希望对你有所启发。

编译 | 家办新智点

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家办常见的5大挑战

一个家办在趋于成熟的发展过程中，往往会面临以下5大常见挑战：

1.错误的出发点

每个家办创建过程背后都有一个不同的故事。很多家办通常以家族企业内的嵌入式家族办公室 (EFO) 的形态开始，随着家族资产不断增加，家族的财产规划、税务和投资需求变得愈加复杂。当超过家族企业员工所能服务的范围时，就会成立一个独立的实体，将家族企业和家族财富分开管理。

因此，总结来说，很多家办的雏型是由家族企业员工管理家族的投资活动、税收、遗产规划和其他类别的金融服务，而不是全面定制设计一个家族实际所需要的家办。

2.缺乏远见和使命

家办的基本职能之一是通过关注、请求、及时响应、帮助指导家族进步的方式陪伴家族完成代际传承。然而，很多家办的管理层往往不认为家办能够服务于这一目的，将家办的定位限制在回应委托人需求的角色上。实际上，这一限制既不利于家族，也不利于家办的发展。这是家办缺乏明确使命和愿景的结果，同时也没有明确考虑家族不断变化的需求。

家办通过了解家族、展望家族的发展轨迹，有助于设计出实现家族长期战略目标的计划和解决方案，但这一切的前提需要家办具备一个清晰、有力的使命和愿景。

3.缺失非金融服务

家办需要投资支持家族及其多代连续性的非金融活动，其中包括家族团结建设、人才培养活动、加强家族成员作为家族财富所有者和企业董事会成员的能力等。

这些非金融活动也有助于增强家族内部的向心力、归属感和凝聚力。这些服务的回报不会立即体现在财务报表上，但随着时间的推移，这些服务终将得到回报，为家族和家族企业的长期成功创造动力。

大多数家办并未将非金融活动纳入其服务范围，实际上这是值得尝试的方向，家办通常是代表家族和家族委员会集中管理和执行这些非金融活动非常恰当的机构。

4.缺乏整体的治理结构

一个成功的家办需要通过有效的治理体系来实现。家族需要确保家办拥有坚实的治理结构、正确的外部专业知识，并由有能力的管理层领导。同时，值得注意的是，家办自身不仅需要良好的治理，同时也需要很好地融入整个家族企业的总体治理体系。

5.无法适应家族新一代

家办的一项重要职责是帮助家族构建凝聚力，并保持代际传承的动力。随着继任计划在整个家族的公司、资产和活动中落实，家办往往忽视其自身也需要继任计划。

对于家办而言，如何向家族下一代过渡至关重要。目前许多家办正处于一个家族代际交替的十字路口，有些家办在跨代实体的过程中遭遇挫折，无法长存。

对于家办而言，家族的代际转换要求家办与家族成员的互动方式需发生根本性的变化。一个家办能够成功，需要其具备适应新一代家族成员的能力，其中包括发展适合新一代文化的服务、沟通和管理风格等。

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家办应注意的4大事项

家办在与家族的磨合的过程中，应重点关注以下4大事项：

1.家办应由使命和愿景推动

家办理应拥有一个致力于追求家族多代可持续发展和家族成功的使命和愿景，其中使命和愿景需要由家办负责人和家族阐明，同时由家办团队和治理团队采纳。此外，家办需要定期检查自身服务的目的和策略，这样做有助于更好的实现家族目标。

回答以下问题，有助于家办更好地改进这一问题：

· 家族的使命和愿景是否为家办提供目标和方向？家办和家办的利益相关者是否清楚家办正在建设什么以及为什么要建设它？

· 家族希望在下一代中维持的家族金融资产和有意义的活动是什么？这些资产和活动是否得到了家办的支持？

· 除了支持金融目标外，家办是否帮助家族实现战略性的非金融目标（例如，保持家族凝聚力、培养家族人才和保持代际动力）？

· 家办是否具有适当且运作良好的治理结构来实现其使命和愿景？治理结构是否很好地融入整个家族企业的总体治理体系？

· 家族各方成员是否清楚家族希望家办在未来十年实现的目标和努力？这些目标需要落实到哪些具体行动中？

2.使用“家族企业观”的方法构建家办

家办通过“家族企业观”预测家族的发展轨迹和日益复杂的情况，有助于为家族创造超出成本的价值，以及实现代际相传。

其中，采取“家族企业观”的观点意味着以综合的方式对家族所有有意义的活动和金融业务的当前和未来需求进行规划：

家族所有有意义的活动和资产可以总称为“家族企业”，其中包括核心经营业务、非核心业务、房地产投资、艺术收藏品和家庭住宅等有形资产、慈善活动、治理机构和其他追求承载家族DNA和声誉的追求。家办通过为每项活动绘制家族轨迹，并组织其服务、时间、管理、人员配备和资源以满足整个家族企业不断变化的需求，为其提供优质服务。

在设计家办的整体架构之前，了解家族成立家办的目的、优势、愿望以及需求是很有效的一种方式。有了这些信息，家办负责人可以设计正确的结构并投入适当的资源，来建立一个适合特定家族的规模和服务的家办，同时也可以随着家族的发展而不断调整。

3.为家族的非金融目标投入适当的时间和资源

家办通常是代表家族和家族理事会集中管理和执行家族重要非金融活动的机构。以下是家办非金融活动的相关服务：

通过执行家族委员会的活动支持家族治理，如：

· 组织家族聚会和下一代活动，建立家族团结

· 组织家族项目，加强家族与企业的联系

· 维护家族协议

· 管理家族通讯、家族网站和家族相关调查等

· 帮助家族委员会从战略上思考如何实现家族的使命和目标，并提出建议等

为家族制定人才发展计划，如：

· 培养家族的软技能

· 教育家族了解他们的资产和所有者的角色

· 培养下一代成员加入家族运营公司的董事会

· 在没有家族慈善基金会的情况下组织慈善活动等

在大多数家族中，家族团结和人才培养活动是家族委员会的职权范围。家族委员会负责为家族制定战略，家办需要与家族理事会密切协调，以明确每个群体的角色。其中，有两种典型情况：家族委员会领导家族的团结建设和人才建设计划，并要求家办管理和帮助执行；或者家族委员会邀请家办参与制定家族长期计划，并管理和执行这些计划。在这两种情况下，家办和家族委员会两个小组之间进行持续沟通，以确定角色和责任，并了解谁做出了哪些决策非常关键。

4.一个有效的家办必须具有全面的治理结构

一个家办监督的活动和服务往往非常广泛，这种复杂性要求家族明确其方向和目标，以及明确家办的相关职责和权限。实现这一目标的关键因素是家办具有运作良好的治理体系，该体系指导家办运营，并在其利益相关者之间建立信任。

一开始，家办的治理体系可能是非正式的，但是随着时间的推移，家族和家办所涉及的业务变得越来越复杂，因此需要建立一个更为正式的治理体系。这通常以家办监督委员会或委员会的形式出现，其中委员会由家族owner和家族的独立顾问组成。

其中，家办在设计治理结构时，应考虑以下因素：

· 明确家办的使命和愿景，治理结构需要支持家办实现这些目标。

· 定义家办治理的目的、角色、职责和结构。

· 制定一份家办章程，明确职责、权力以及制定决策、通知、报告和监督的书面政策和程序。

· 建立沟通指南，并就如何沟通各种问题，为管理、治理和所有权制定沟通协议。其中，家办也应考虑打开沟通渠道，以保持重要的利益相关者知情，获得多样性的思维，同时确保不同的声音被听到。

· 确定最能代表家族并在治理角色中为家办提供专业服务的个人的简介、经验和资格，确定他们的角色、需要多少人、他们的任期限制以及他们将如何获得报酬。

· 将家办的治理整合到家族的整体治理体系，与家族中的其他治理板块（如家族委员会）协调其活动。协调和信息共享可以最大限度地减少冲突，明确职责，允许资源分配，并在整个家族中产生预期的结果。家族各个治理板块之间频繁有效的对话是在整个家族中建立信任和可持续关系的关键因素。

· 根据家办满足家族目标和愿景的能力，重新评估家办治理的适用性非常重要。这是确保家办与下一代保持相关性的关键。家办需要与新生代密切合作，使家办的治理模式适应他们的文化风格，并发展符合他们需要和战略目标的服务和活动。

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总结

一个家族的需求往往随着时间的推移而变化，因此家办也应该随之变化，不断发展。

尽管帮助家族实现资产的保值增值是家办的核心职能，但家办必须将适当的时间和资源投入到非金融活动中，以增强家族内部的向心力、归属感和凝聚力。此外，家办需要保持自身的适应性和敏捷性，不断发展以跟上新一代家族成员的需求和期望。如果一个家办没有与家族成员保持紧密联系的能力，那么很难长期服务于一个家族。

（《家办新智点》提醒：内容及观点仅供参考，不构成任何投资建议。）