办公室黑客技巧有哪些(做个生活黑客,在信息时代实现高效整理,让工作事半功倍)
- 办公技巧
- 2023-09-05 11:08:49
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太多的信息容易使人陷入混乱、丧失热情,如果不做整理,工作和生活都会变得一团糟。今天给大家分享一本书叫,《整理的艺术》。作者小山龙介是日本知名畅销书作家、公司董事、业务咨询师,他擅长利用“整理术”处理工作与生活中繁杂的事务,所以身兼数职仍能从容不迫地享受生活。
本书介绍的各种创新型的整理秘诀,能让人获得更有秩序、更有效率的生活~~ 我们从中精选了两大部分的内容,分别是资料整理术和环境整理术,一起来看看吧!
资料整理术
仔细分类,认真装入文件袋,小心地贴上标签,再整齐地摆放到书架上……这样传统的资料整理法早已过时,无法应对互联网时代中爆炸式增长的信息。如何高效整理,从堆积如山的资料中,找到对我们有用的文件,从而提高工作效率呢?只需要做到以下三点
及时丢弃
纸质的资料虽然阅读起来方便,但如果逐渐囤积,无论是存储还是查找都很麻烦,无疑是对空间和时间的浪费,所以不如及时丢弃已经用完的打印资料。
既然是打印的资料,那基本上电脑里会存着电子版原文件。如果有些打印资料没有对应的电子版,可以利用扫描仪进行备份。最好选用那些具有自动送纸功能的,因为这样就不需要一页一页地扫描,能大大提高效率。
统一命名
文件的命名,最好要包含项目名、文件名和制作日期,并且设定好统一的格式,比如“剽悍晨读-整理的艺术-20170621”。这样命名的好处是可以自动排序,并且能方便以后的搜索。
使用这样的命名规则,日期和名称都成为了搜索时的关键词。从这个角度来说,为了使搜索更容易,也可以在文件名里增加其他关键词,比如项目参与人、项目进度等,只要统一格式就好。
自动同步
我们可以将文件传输到网络云盘上,而且只要将资料传到指定的文件夹,最新的内容就可以自动备份到服务器中。不需要刻意操作,上传非常方便。更重要的是,一旦电脑发生故障,文件丢失,我们可以立刻恢复最新的资料。
因为文件资料都被传到了网上,所以我们能够在任何地方读取它们。比如你在办公室的电脑上制作了一份文件,在家里的电脑上也能看到,在手机上也能看到。
及时丢弃、统一命名、自动同步,能让你从厚厚的资料夹里解脱出来,轻松找到需要的文件。这个过程的核心理念是「集中文件资料,分散浏览场景」,换句话说,就是借助互联网,集中存储有用的内容,无论是在家里还是在办公室、无论是在电脑还是在手机上,都能方便快捷地找到它们,让办公变得更轻松。
环境整理术
建立标准,形成固定流程,可以节省出宝贵的精力。因此,提高效率的关键在于标准化。利用这个策略进行整理,也能让生活变得更简单,我们具体分享三个妙招:
准备一套必需品
用两个专门的袋子来准备出门必须携带的物品,一个袋子用来装牙刷、剃须刀等洗漱用具,另一个袋子用来装换洗衣物。准备这样一套出行的标配,就能随时应对紧急出差,避免因为匆忙而忘带东西。
固定穿衣搭配
苹果公司创始人乔布斯在每次发布会上,都穿着黑色高领毛衣和牛仔裤。很多从事创造性工作的人,反而不会在穿衣上浪费时间。为了减少挑选衣服的烦恼,我们可以根据具体场合,提前设定好固定的搭配,比如上班时某件衣服搭配哪条裤子、哪双鞋子,约会时某条裙子配某个包包。
打造工作环境
为家里和公司的电脑配备同型号的键盘和鼠标,这样能形成固定使用习惯,从而提高效率。除此以外,如果找到了环境非常好的咖啡厅或图书馆,也可以将之作为工作的第三场所。这些地方环境舒适,而且没有厚厚的资料堆和家人同事的打断,能让你更加专注于手头的工作。
每次都做同样的事情,可以有效地简化生活。虽然有人觉得,重复的生活索然无味,但实际上,先让每天要做的事情常规化,然后制造一点小惊喜作为生活的调味料,效果会更好。
总结
我们今天分享的是工作和生活的整理术,资料整理术的核心在于「集中文件资料,分散浏览场景」;环境整理术的核心在于「将生活常规化,再制造小惊喜」。借助这些简明实用的方法,能将你从繁琐的事物中解放出来,整理的终极目的,是不用再整理。
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