秘书在办公室处事技巧(秘书使用手册（管理者如何节约时间和精力）—《老秘书工作笔记》)

用好一个秘书的管理者，才是一个成功的管理者。

要说这个世界上最宝贵的再生资源，莫过于时间和精力，尤其是作为一个团队的领导人，时间和精力就更是有限而宝贵的了，用好一个秘书就可以有效地减少时间的不必要浪费，提高单位时间的价值，让领导人把时间和精力花在高价值的工作和要事上。这也是一个管理者管理水平的体现。

那么，如何用好一个秘书呢？很多管理者都有这样的困惑，你是不是也有一样的困惑呢？我找到了一本秘书使用手册--《老秘书工作笔记》。

有人要说了，这不是教人怎么做好秘书工作的吗？怎么成了秘书使用手册了呢？当然是了，你要知道秘书都能做什么，做到什么程度才是好秘书，不就知道怎么用秘书，让他替自己的时间和精力做增值了吗？

《老秘书工作笔记》的作者张小文，可是了不起，不只有丰富的秘书工作经验，更是有“金牌助理”的称号，多年从事秘书线下培训工作，可以说是秘书导师，他的学员遍布国内外知名企业，他以过来人的身份，用自己丰富的秘书培训工作经验在书中系统的解答了关于秘书的几乎所有问题。

这本书一共分为四篇16章，可以说是一本如何成为一个优秀秘书的功法宝典，不仅讲述了秘书的工作都有哪些，如何做好，还详细分析了秘书工作的价值体现在哪里。虽然这本书对一个秘书来说是本武林秘籍一样的存在，但对于一个管理者来说，它也是一本秘书使用手册。

一、秘书都能帮你做什么？

我们知道，不论什么类型的企业，通常都会给中高层管理者配备秘书，这是为什么呢，秘书的价值又在哪里呢？

配备秘书可以把管理者从低价值的工作中解放出来，把更多的时间和精力投入到更能发挥作用、体现价值的管理和决策性工作中去，可以说一个秘书的价值高低取决于能为领导节省多少时间和精力。

在节约时间上，秘书可以通过对工作的优先等级的了解，对工作进行安排和准备，减少领导进入工作状态的时间、等待的时间、在低价值的工作上消耗的时间。

在精力上，秘书可以代办常规性工作，管理工作日程安排，减少领导在琐碎、繁杂事务里花费精力。

概括来说：秘书可以帮领导做以下几种事：

1、文件管理：历史文件的储存对一个公司的长期发展是非常有意义的，但这是件很占用时间和精力的事，历史文件都要进行分类与储存（纸质版和电子版），而这是不需要管理者亲历亲为的。

2、日程安排：日程安排工作包括根据任务紧急安排日程并及时提醒领导。专业的秘书不仅可以做到帮助领导挤时间、代替领导处理不重要不紧急事件，更加可以起到将这些事从领导大脑储存空间中移除，帮领导大脑减负的作用。

3、会议：秘书负责筹备及开展会议。我们都知道会议涉及很多环节，秘书是完全可以全程处理，并在会后以会议记录的形式向领导反馈，领导只需要在关键环节出面的。

4、公务文书写作：这一项是秘书的基本功，只有一个好笔杆子才有可能成为一个好秘书，管理者的思想很多时间要通过秘书的笔来传达。

所谓，“好钢要用到刃上”，秘书就是能让领导把有限而宝贵的时间用到关键事务上的人。

二、什么样的秘书是合格的？

秘书的工作核心是办文、办会、办事。也就是我们上面提到的那四项内容。同时，一个合格的秘书不仅要有极强的办事能力，还要知礼仪、懂分寸，能把大事办好、小事做细，说白了就是管理者思维的执行者。

有一个段子说得很贴切风趣：一个合格的秘书必须是一个包打听，信息灵通，能看到、听到、了解到一般人无法了解的事实；有时又必须是个聋哑人，管得住自己的嘴，不该说的不说，不该听的不听；还是一个消防员，必须在最需要的时间、地点随时出现，解决各种临时出现的状况；又得是个潜水员，不声不响、头脑清醒，是最近视的局外人；是无党派人士，不能从属于任何派系；是个走钢丝者，谨言慎行，不能有丝毫懈怠，八面玲珑应对各方人员和单位。”

这个段子把一个秘书描写得恰到好处、很形象。我们也从中看到秘书工作常会被大量琐碎的事务包围和填充，而一个合格的秘书不仅要合理从容地安排好这些事，还要能从这些事里跳出来，从全局的角度去看问题，思考问题，有全局观。

是不是觉得一个合格的秘书要求很高？是的，要求很高，所以，秘书这个岗位很重要，也很能锻炼人，很多成功的管理者都是从秘书这个岗位走出来的，可以说秘书是管理者的储备军，这样一说，一个合格的秘书是什么标准，呼之欲出：“不想成为一个成功的管理者的秘书，不是一个合格的秘书。”

三、如何培养一个好秘书

秘书是一个很特殊的岗位，要求与管理者的适应性很高，如果你很幸运，遇到一个合格的秘书，那么你只用考虑如使用就好了，让他与你的工作实际和习惯适应、切合就好了，但大部分情况下，管理者是需要自己去培养秘书的，那怕是个合格的秘书。

在秘书培训课程中，有很重要的一课：向上管理。有的管理者对这个词很烦感，有被冒犯的感觉，其实大可不必，要培养一个好的秘书，主要就是培养他的“向上管理”能力，之前我们提到的都是秘书的基本功，这一项则是升级功能。

秘书“向上管理”的目的是通过来成就领导来成就自己，而不是通过管理领导来达到自己的目的，所以管理者要培养一个好秘书，要从培养他的“向上管理”能力做起。

首先，要让秘书了解管理者的基础情况、工作内容和要求、做事风格、沟通习惯、底线和原则、以及对秘书的期望，这样秘书才能更好的帮管理者处理事务。

其次，要让秘书养成良好的向上管理的习惯，就是主动汇报、兑现承诺和观察总结。其实就是及时和管理者沟通的习惯，秘书在很多时候是以领导的名义处理事务的，这就要求秘书要做到日常工作定时汇报、工作计划主动汇报、意外状况及时汇报。真正做到“事事有回应，件件有落实”。

一旦秘书有了“向上管理”的能力，对于一个管理者来说，就如虎添翼了，不只能将常规性事务交付给秘书，更加可以放心把重要的工作也交付给秘书，把自己从繁杂的琐事中解放出来，同时也可以轻松掌握各项工作的进度。

“知已知彼，百战不怠。”所以，张小文的这本《老秘书工作笔记》同时也是本《秘书使用手册》，它不只能教一个秘书如何做好自己的工作成为一个合适的秘书，更能让一个管理者深入了解秘书这个岗位，学会如何用好一个秘书，大量节约自己的时间和精力，把它们用到更为重要的事情上去。

同时，一个管理者用好秘书的话，可以让自己变得无所不能，荀子在《劝学》中说:“假舆马者，非利足也，而致千里；假舟楫者，非能水也，而绝江河。君子生非异也，善假于物也。”就是这个道理。