整理办公室文件档案技巧(寇纪东谈公文写作225：公文及有关材料如何收集、整理和归档)

寇纪东谈公文写作225：公文及有关材料如何收集、整理和归档

寇纪东

《公文处理工作条例》规定：“需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法规以及机关档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。”

一、收集依据及范围

（一）归档依据。一是《中华人民共和国档案法》及其实施办法；二是《党政机关公文处理工作条例》；

（二）归档范围。一是反映本机关要职能活动和基本历史面貌，对本机关工作、经济社会发展和历史研究具有利用价值的公文材料；二是机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的公文材料；三是本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的公文材料，下级机关报送的重要公文材料；四是其他对本机关工作具有参考价值的公文材料。

（三）特殊情况。《公文处理工作条例》第二十七条规定，“两个以上机关联合办理的公文，原件由主办关归档，相关机关保存复制件。机关负责人兼任其他机关职务的，在履行所兼职务过程中形成的公文，由其兼职机关归档。”

二、整理依据及方法

（一）整理依据。一是遵循文件的形成规律； 二是保特文件之间的有机联系；三是区分不同价值，便于保管和利用；

（二）整理方法。一是装订。归档文件应按件装订；二是分类。按照档案管理规定，结合本单位实际确定分类原则、但同一全宗应保持分类方案的稳定；三是排列。应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列，同一发文字号的公文可按文号顺序排列，会议文件等成套文件可集中排列；四是编号。应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端空白位置加盖归档章并填写相关内容；五是编目。应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录；六装盒。将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写案盒封面、盒脊及备考表；七是其他。对于不需要整理的公文材料，应进行登记后，按有关保密规定销毁

三、验收及归档

（一）验收内容。一是归档公文材料是否齐全完整，有无重复；二是公文是否保持内容联系，合并整理；三是保管期限是否准确，不同保管期限的公文是否分开整理等；

（二）移交归档。一是公文材料应定期交本机关档案部门保存，以保证机关档案的完整，便于查找利用；二是在移交之前，拟移交的案卷应经过档案部门检查验收，验收后，公文材料正式移交，公文就正式转化为档案。