公司财务费用报销流程

一、出纳岗位流程

（一）款项的收付

1.收款

收款时应根据收到的款项不同而选择开具相应的收据。

图1 单栏式收据

（1）单栏式收据一般情况下不涉及数量金额，只针对于特定的项目。

1）单栏式收据的填写要求

A.填写收款日期（必须为收款当日）；

B.填写收款人名称（被收款单位的全称，不得简写）；

C.填写具体的收款方式；

D.填写实际的收款金额（需注意大写数字的正确书写规范）；

E.小写金额的填写需要与大写金额一致；

F.收款事由尽可能详细。

备注：1.壹佰贰拾叁万肆仟伍佰陆拾柒元捌角玖分，零，整/正；2.如果大写数字前无人民币，需手动添加；3.如果没有小数位数，元后边需加整/正字；4.小写数字前必须有“￥”； 5.小写数字以元或者角结束的需要补零。

2）收款的审批流程

A.经办人/收款人签字；

B.如有审核人亦需签字；

C.出纳确认款项是否到账（如果是现金收款，需加盖现金收讫章，如果是转账收款，加盖银行收讫章）；

D.财务记账。

图2 多栏式收据

（2）多栏式收据适合应用于商品的销售，涉及到具体的数量金额。

1）多栏式收据填写的注意事项

A.收款当日应立即开出收款收据，不得推后也不得提前；

B.填写收款人名称时必须为被收款单位的全称，不得简写；

C.品名及规格/单位/金额应为实际的销售货物，与合同/销货明细一致；

D.大写金额合计时，前后如有空格，应画线标注；

E.小写金额合计时，前边得有“￥”；

F.所收款项目未将表格填满时，小写金额栏应自下而上从左往右画通栏斜杠，以示项目结束。

2）多栏式审批流程与单栏式一致。

（3）有效的收据需注意的事项

A. 收据在领取时均以盖过本单位的公章/财务章，未加盖章子的收据无效；

B. 收据的大小写金额必须书写规范幷一致，金额不一致视为无效；

C. 收据必须由相关负责人签字并留底，未有签字的收据视为无效；

D. 收据应有专人保管，在领取时应登记收据的票号，相关使用人应保证收据编号的连贯性，交回时保证收据的完整，如有断号得承担相应的责任。

2.付款

付款时我们一般习惯按照经济业务的不同来填写相应的单据。

图3 借款单

借款单是在公司职员出差/购买办公用品等需要预借款的时候填写的单据，其款项支出将不会直接为公司带来经济利益，属于费用类开销。

（1）借款单填写的注意事项

A.时间/金额的填写规范参照收据的填写方式；

B.借款人为填写单据的人员，借款单不得代为填写；

C.如需转账时填写收款单位/个人名称栏，如果是单位，必须为该单位的全称，不得简写或有错别字，如果是个人，需填写身份证的名称；

D.开户行尽可能填写详细，有开户行行号最佳；

E.借款理由尽可能详细。

（2）借款单审批流程

A.借款人签字；

B.根据权限选择部门经理/总经理签字；

C.财务复核；

D.出纳打款并加现金/银行盖付讫章。

图4 付款申请单

付款申请单是在采购商品时需要填写的单据，其款项支出将会为公司带来直接的经济利益，属于成本类开销。

付款申请单的填写方式/审批流程与借款单雷同。

二、费用报销流程

员工出差/购买办公用品等产生的费用将通过费用报销流程进行核算。

图5 费用报销单

1.费用报销单

费用报销单是报销的主要凭证。

（1）费用报销单的填写方法及注意事项

A.除原借款和应退（补）款两项外，其余可参考前边的票据填写方式；

B.原借款栏填写的金额为在费用发生前报销人员从公司借走的款项；

C.应退（补）款栏是借款减去报销金额后的数字。

（2）费用报销单

费用报销单的报销流程与借款单一致。

2.支出证明单

支出证明单是为了证明因特殊原因而导致发票无法取回的凭证。

图6 支出证明单

支出证明单的填写方法/报销流程均一致。

3.票据移交清单

票据移交清册的填写是将取回的带有国地税印章的发票进行整理分类填写后粘附在费用报销单后的票据。

图7 票据移交清册

票据移交清单的填写方法

A.编号：如果一张移交清册不够用可附多张；

B.票据号码：发票的编号；

C.票据名称：火车票/餐费/住宿费/停车票/加油票等；

D.其他不变。

4.加/值班报销明细表

加/值班报销明细表的填写是根据公司制度因加/值班而给予补助而编制的内部表格。

图8 加/值班报销明细表

（1）加/值班报销明细表填写方法

A.加班时间段：填写具体的加班时间段，具体到分钟；

B.小时数：具体的加班时点；

C.时补、餐补：根据公司制度计算时补及餐补；

D.其他：公司给予的其他补助；

E.合计：时补 餐补 其他；

F.加班事由：申请加班的理由。

（2）加/值班报销明细表审批流程

A.报销人编制表格；

B.相关负责人签字审批。

5.出差补助清单

出差补助清单的填写是根据公司制度因出差而给予补助而编制的内部表格。

图9 出差补助清单

出差补助清单的填写方式及审批流程同加/值班报销明细表。

三、库管岗位流程

（一）产品的领/退

1.产品的领取及退换

领/退产品单又称出/入库单，产品的领取与退换需要填写领/退产品单。

图10 领/退产品单

（1）领/退产品单的填写方法及注意事项

A.编号：如果一次性产品领取品种较多，可填写多张，按序填写；

B.日期：领/退产品当日，不得提前或推后；

C.领/退部门：产品的使用部门；

D.领/退单号：自该表格开始填写之日起，库管人员应连续编号，不得断号、重号，以备日后登记台账/对账使用；

E.领产品/退产品：根据业务需要进行选择；

F.品名：领取物品的名称（需与库存登记名称一致，不得填写简称、别称）；

G.规格：同一产品不同型号的区分；

H.产品编号：产品入库时的编号；

I.领/退数量：领/退人需要领取或者退货的数量；

J.收/发数量：库管实际收/发的数量；

K.领/退产品用途及说明：尽可能具体；

（2）领/退产品单的审批流程

A.由领退人/代理人/库管在记录人处签字；

B.领退人签字；

C.领退人签字；

D.主管领导签字；

E.库管收/发产品并签字。

2.领/退名单登记

产品领用记录表是为了记录并汇总各部门/个人对产品流向的登记。

图11 产品领用记录表

3.库存台账的登记

库存产品日报表是为了便于汇总合计而登记的报表。

图12 库存产品日报表

库存产品月报表是对日报表的汇总，是为了便于清点合计而登记的报表。

图13 库存产品月报表

（二）产品的购进

1.产品购进登记表

产品购进登记表是产品在采购入库时登记的表格。

图14 产品购进登记表

（1）产品购进登记表的填写及注意事项

A.编号：如果一次性入库产品种类较多可填写多张表格，需连续编号；

B.时间：入库当日时间；

C.交货单位编号：对供应商进行编号（需要前期连续）；

D.供应商名称：可写简称但是如果名称相同需明确区分；

E.产品名称、规格：产品的全称，产品入库时的名称直接影响到产品领用、销售时的名称使用；

F.产品编号：与库房中的产品编号连续（不得跳号，断号，重号）；

G.单位/数量：计量单位得统一，同一产品之间不得有多种计量单位，明确产品的数量；

H.单价、金额：采购成本的核算（相关人员后续补充亦可）；

2.产品购进日报表

产品购进日报表是根据购进登记表汇总登记的当日台账。

图15 产品购进日报表

产品购进日报表的填写及注意事项

A.产品编号/名称、规格：入库时的编号及名称；

B.昨日结存：必须与前一日库存数一致；

C.今日购进、今日退货：产品购进登记表的汇总；

D.今日结存：昨日结存 今日购进-今日退货；

E.增减：与原库存相比，数量的变化。

3.产品购进月报表

产品购进日报表的汇总。

图16 产品购进月报表

4.产品购进记录表

根据供应商分类，登记购进明细。

图17 产品购进记录表

（三）产品的销售

1.收货款报告表

收货款报告表是销售人员每发生一笔销售业务而登记的一类表格。

图18 收货款报告表

2.欠款确认书

欠款确认书是在销售业务发生后，款项暂时无法收回，与客户签收的一种凭证。

图19 欠款确认书

3.产品需求预算表

产品需求预算表是销售人员预计对产品的需求量的一个估算，报备管理部门及库房保管人员及时补充库存而编制的。

图20 产品需求预算表

四、其他应用报表

（一）物品的保管

1.低值易耗品的保管

（1）低值易耗品及办公用品需求预算表

图21 低值易耗品及办公用品需求预算表

（2）低值易耗品及办公用品购进月报表

图22 低值易耗品及办公用品购进月报表

（3）低值易耗品及办公用品领用记录表

图23 低值易耗品及办公用品领用记录表

2.固定资产的保管

（1）固定资产需求预算表

图24 固定资产需求预算表

（2）固定资产明细表

图25 固定资产明细表

（二）保险柜的使用

1.保险柜清单

图26 保险柜使用明细

2.保险柜使用明细登记表

图27 保险柜使用明细登记表

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