帮你避坑的居家办公技巧(职场中使用Excel的好习惯，你掌握了多少？)

在开始分享今天的干货之前，让我们一起来看一下这张动图：

我想知道，有多少小伙伴做过这个事？

很多小伙伴肯定都做过这样的操作，因为对Excel不熟悉，又想要提高工作效率。就会跑去百度一堆高效办公技巧，每个都看，每个都用，结果，啥也不是。其实有些技巧并不是我们使用Excel的最佳方式，甚至有时候会变成我们平时办公中的“绊脚石”。

走过那么多坑，我决心要帮大家避避坑，所以我总结了8条使用Excel的正确姿势。

快来一起瞧瞧吧~

01.原始文件一定要备份

我平时做素材录制操作，录制不满意要重新操作，就很需要原始文档了，不然每次将已经操作过的内容还原，真的太痛苦了。

尤其是你收到的是超级重要的数据，无论是工作表还是工作簿，牢记要先备份。

操作方法

文档保存：点开“文档”选项卡--点击“另存为”--存到对应的位置且命名清楚

工作表保存：选中要备份的工作表的名称，同时按下Ctrl键，看到向左或向右拖动，直到看到 号小图标，松开鼠标即可，我们就可以进行重命名

02.给工作表起个名字

不要再一个个sheet去翻对应的内容了，花一丢丢时间，重命名一下，方便自己也方便他人，工作表名称最好也是要和表标题一致。

双击工作表名称或者对着名称右键--重命名，就可以改个名字了

同样的，新建的文件夹，文档也不要再使用默认的【新建文件夹】【新建 Microsoft Excel 工作表】，一定要规范好自己的命名习惯，不然文件一多，很难及时找出来。

03.弄个表格的目录

同事发给你一个文档，打开后看到有十几个工作表的表格文档，你会有什么感受呢？

有时候如果是跨部门协作的话，看到表格的命名，可能都不太明白是什么意思，所以弄一个表格目录，进行链接跳转和简单扼要的介绍对应的作用，是很有必要的，这真的可以减少很多的麻烦！(具体操作可以看一下录屏哦)

或者我们可以使用一些Excel的插件，就能够帮你自动生成表格，例如使用方方格子。

04.收到一个表格，要先检查单元格格式

经常有小伙伴会问，为什么我函数公式没问题，但是就算不出结果呢？

这个是因为单元格的数据格式不对。

一旦看到这种单元格上有个绿色小三角的，首先要将单元格格式，转为常规（因为现在数据为文本格式，文本格式下是无法进行）；然后再重新进行函数的计算。

文本格式转为常规格式的方法有三种：

-1. 点开绿色小三角，转换为数字；

-2. 原地分列

选中数据--点开“数据”选项卡--分列--然后点下一步--完成即可。

-3. 使用粘贴选项卡--加

在任意一个空白单元格进行复制操作--然后选中数据--右键--调出选择性粘贴窗口--选择“加”--点击确定即可。

05.输入长数据，出错了

录入身份证信息，或者输入0001格式，会出错，该怎么办呢？

首先这两种情况操作前，要先将单元格格式改为文本格式，或者是在在输入数据前先输入一个英文状态下的单引号，就能正常显示了。

谨记，更改单元格格式，一定要在输入数据前更改好，录入完数据后，再更改是不起作用的哦，因为数据精度已经丢失。

06.为什么功能变灰了？明明上一秒还能正常使用

这并不是因为设置了保护工作簿，而是我们同时选中了多个工作表。那么我们应该，在左下角的工作表标签下，右键--取消合并工作表即可。

07.磨人的合并单元格

有时候我们为了界面好看些，会喜欢使用合并单元格功能，但是使用了之后，会发现会出现挺多问题。

就像是合并单元格区域，进行筛选出现的数据不全；复制的数据，无法粘贴到合并的单元格内。

那正确应该要怎么操作呢？

当然是取消合并单元格，将对应的内容填充到空白区域。

08.打印前一定要习惯预览一下

“盲目”地点击打印按钮，通常会遇到不少问题。

建议在打印前操作一定要留意以下两点：

-1. 检查打印机，公司打印机很多，每种规格不同，像我平时也要打印快递单，默认的打印机规格是不一样的，所以打印前一定要先看清楚，不能盲目打印；

-2.打印机默认都是无缩放的打印，如果我们需要将长表格打印成一页，那么我们需要手动选择“将工作表调整为一页”，想显示得更好的话，也能调成 “横向”打印；

以上，就是我总结关于Excel使用习惯方面的8点啦！

总结一下

01. 操作前先备份

02. 给工作表命名（文件，文件夹同理）

03. 表格过多，最好弄个目录页，简单扼要地介绍一下

04. 打开表格后，先检查一下单元格的格式，避免后续出错

05. 过长的数据录入，要弄成文本格式再录入或者在前面加一个英文状态下的单引号

06. 功能变灰了，可能是选定了全部工作表

07. 尽量避免使用合并单元格

08. 打印前要习惯预览再操作