今日目标：

10个技巧，展现项目管理能力

要在Excel中，展现自己的项目管理能力？应该学好哪个技能？

1- 函数公式

2- 透视表

3- Power Query

4- VBA

请选择！

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答案是，都不对！

项目管理的关键是协作，项目管理的能力，重点要看协作同事的反馈和评价，让他们感受到你的管理。

你写的那些公式他们都看不懂，不仅无法展现项目管理能力，而且还有可能给协作带来了阻碍。

你肯定经常遇到这样的麻烦：

1- 公式怎么出错了？我只是插入了一行而已。

2- 这么多工作表，我要看哪一个？每个的作用是什么？

3- 这一列数据应该填什么？

4- 这么多数据，哪个是最新的？

今天这篇文章，跟大家分享10个实用的表格设计技巧。让你的项目管理表格，在协作过程中，使用起来更加流畅。让领导看到你的表格，就感受到专业！

本文内容，源自油管视频总结，感谢原文作者Jeff的分享。

有条件的同学，可以点击下面的链接，观看原视频，获得更多干货！

原文链接：https://www.youtube.com/watch?v=fTIupIVKbEM

原文作者：Jeff

1- 多用在线文档

现在的表格使用场景，已经不是找一个办公桌，正襟危坐的打开电脑，查看Excel表格了。更多的使用场景，是在手机上进行移动办公。

把表格放在【在线协作平台】，手机和电脑可以同步浏览，适应更多的使用场景。

同时，在线协作平台，可以多人同时编辑文档，你可以清楚的看到文档的更新记录。协同效率大幅度的提升。

目前国内，常用的在线文档有：石墨文档、腾讯文档、语雀、飞书、金山文档等等。

大家如果感兴趣，后面我们再写一篇文章，对比一下这几个文档。

2- 添加表格说明

在每个工作表的顶部，添加说明，描述当前工作表的作用。让任何人都能看懂这一页要干什么。

这些说明就像是高速公路上的指示牌一样，让读者可以清楚的在各个工作表之间切换、浏览。

比如下面的表格，Note的大致意思是：

注意：项目相关人员信息概览（实时更新）。

3- 添加截止日期

同事没有及时给你更新数据，而且你恰好忘记告诉他截止日期，这个时候的工作会变的非常被动，比如：

你当时又没说截止时间，现在有着急催，我手上一大堆工作呢！最早也得到下周一更新给你了！

提前在工作表里，备注上项目的截止日期，并通过口头或者邮件的形式，重点提醒截止时间，后续推进工作时，会变的非常顺畅。

比如下表中的提示是：

提报截止日期：4/1

4- 定位具体表格

我非常讨厌的一种表格，工作表特别多，打开之后找不到自己需要的数据，要每个工作表都仔细的浏览一遍，非常耗费时间。

发送给别人，在需要别人看的那一个sheet中，按下Ctrl S保存文件。

这样，别人再打开的时候，默认就是他需要看的sheet，不用自己去翻阅，节省时间、提升效率。

如果你用的是在线写作文档，很多在线协作文档，在分享时，是可以分享具体工作表的链接的，这样领导可以直接点到工作表中去，而不是工作簿的第1个sheet。

5- 添加字段说明

表格中数据列非常多的时候，要弄明白每一列的含义，应该如何填写数据，也是让人很苦恼的事情。

在标题下面，备注上字段的含义，或者在第2行中添加填写示例，既可以让读者感受到更好的填写体验，同时也可以规范好原始数据，避免错误数据的产生。

6- 使用数据验证

别指望同事能按照示例数据准确的填写，总会存在误差的。

学会使用数据验证功能，给表格添加上下拉列表。直接鼠标点选就可以录入数据；如果填写的数据不在列表中，则会提示输入错误。

- 既提高了数据录入的效率。

- 同时可以避免错误数据的录入。

7- 公式汇总少用数字

在做权重计算、比例计算时，把权重、比例数据写在公式里，是非常不明智的做法。当权重发生变化时，想要找出哪些单元格使用了权重计算，就会让你发疯的。

尽量不要把比例、权重，这些【参数数据】写在公式里，而是写在单元格里，然后在公式中去引用这些数据。后续修改权重数据，只要修改单元格内容，就可以一步到位，更新所有的数据。

8- 不要在原始数据里写公式

不要在原始数据里更新数据，或者写公式做其他的计算，这样很容易弄坏原始数据。

原始数据一旦出错，后面的统计分析全部都是错的；同时排查数据错误，是一个时间黑洞，轻易不要尝试。

如果你在使用Google sheet，可以把原始数据保存到单独的工作表，然后使用importrange函数，轻松的导入过来。

9- 添加说明页

给整个表格文件，添加一个【说明页】，或者叫做【目录】，让领导能够快速了解每个工作表的作用，掌握文档的信息结构。

比如下面的工作表【说明页】包含了几个信息：

- instructions，文档说明。

- glossary，术语解释。

- relevant files，相关文件链接。

10- 添加原始数据表

添加一个原始数据页，不要在这个sheet里做任何计算，只是用来记录数据。

后续需要统计分析时，使用公式从这个sheet里获取数据即可。

然后添加上保护和密码，确保原始数据是不可以随意修改的。

总结

怎么样，这些技巧没有讲任何的函数公式，但是每一条都能勾起我们工作中的痛。

再来给大家总结一下，撒一把盐！

1- 多用在线文档

2- 添加表格说明

3- 添加截止日期

4- 定位具体表格

5- 添加字段说明

6- 使用数据验证

7- 公式少用数字

8- 不要动原始数据

9- 添加说明页

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