线上化办公技巧(职场的“游牧时代”已经到来，远程办公怎样高效沟通？)

近年来，社会各行各业都在不同程度上迈入远程办公时代。从全球视野看，很多企业已经宣布员工可选择永久远程办公形式，不必每天到公司打卡上下班，职场“游牧时代”成为时代现象。远程办公让职场人免去了通勤路上的时间与奔波，处理工作方式更加灵活轻松，随着远程协同办公工具不断开发升级，远程办公也带来了职场生态的进化。

然而，远程办公也为职场人带来了新的挑战和考验：从时间角度，工作时长在无形中被拉长，办公软件上文字和语音消息海量化、高频化和碎片化，上班与下班乃至工作日与休息日的时间界限都已模糊；从空间角度，远程办公消解了职场面对面的沟通交流情境，弱化或剥离了肢体语言、表情语态等显性情感表达，在理解信息、传达指令、讨论意见、交付结果、管理团队、考核员工等职场沟通的关键节点中，都非常容易造成偏差和误解。

如何在远程办公时代实现高效沟通，在完成工作业绩的同时尽量让私人时空不被过分侵占，已成为人们的普遍课题。

远程办公模式对个人的自驱力和自律性带来挑战，不同于办公场所与领导和同事共处一室的工作氛围以及天然的“纪律场”压力，远程办公无论是在家中还是在咖啡厅等公共场所进行，都是一种偏于休闲的环境，对个人的事务聚集力和工作效率必然会造成一定影响。因此需要科学地提升沟通的主动性，营造节律紧凑的工作场域，提升工作效率。

远程办公的特殊模式，对语言的精确性、逻辑性以及情感力量，提出更高要求。与此同时，如何在非接触状态下，自然顺畅地向领导、同事、合作伙伴等展现个人形象、彰显专业度和成熟度、树立积极干练的职场人设，也至关重要。在具体实践中，以下要点值得关注。

第一，无论团队领导是否有明确要求，每天开启工作时的第一步，最好把当天的工作计划梳理清晰，言简意赅地列出当天工作目标、任务行动、所需资源、预计达成结果等，如有不确定问题和需要支持的事项，一定高亮标记，并及时与领导沟通对标一致，可以极大概率避免产生无用功。当天工作时间接近结束，则可对应上午的计划将今日完成事项及达成结果列出，计划与达成使用不同颜色的字体，降低对方的阅读成本。每天坚持的工作日报“打卡”，不仅有助于自己保持工作思路清晰，也会传递出工作有规划、有条理的好印象。

第二，在最后期限（deadline）之前交付工作成果。远程办公由于空间距离的原因，常常引发进度拖延、效率低下，甚至拖到最后时间才提交工作成果，进而影响团队时间节点及任务节点的确认与推进，也会给人造成工作拖沓的印象。因此，永远比最后期限提前半天到一天去主动提交工作成果，为领导和同事争取更多运作和调整时间，在远程办公场景尤为重要。

第三，在远程会议前，主动向与会人员沟通确认，保证与会人员全员准时出席、会议可以准时开始，如需变动也可以提前及时调整会议安排，不浪费自己和他人的时间。

第四，远程办公切忌“沉默是金”，在关键群组和线上会议中，应提前将发言提纲或完整内容准备好，并主动发言，准确表达见解，甚至不妨提前做些必要演练。因为在非面对面的线上沟通时，每个人在职场的“存在感”，更多时候只能依靠主动而高效的个人意见表达（包括文字或语音形式等）。

另外，与沟通主动性相辅相成的是沟通的及时性，养成及时沟通的良好习惯，可以让工作更加顺畅。群组中的关键信息、关键对接人的询问应保证及时回复，不仅对于直属领导和所属部门的信息需要这样做，而且在与合作部门及相关部门的咨询与答询中也应如此，对于各部门间的协同信息，更要及时、准确、有礼地回复，这是在企业团体大环境中打造个人口碑的关键点。即使对方发送的信息与自身工作并非紧密相关，或者对方找错了人问错了事，也最好不要对信息忽略不计，因为不久的将来你很可能有机会与对方对接合作。

此外，沟通信息的有效确认在远程办公中也极为重要。仅靠办公软件中的文字、语音信息，很容易造成沟通双方的信息不对称，造成误解，导致工作出错。例如：“今天下班前提交本季度OKR的完成情况。”面对类似这样的工作任务布置，就先要对其中的关键信息进行确认，不然很容易造成偏差。建议详细提炼其中的变量元素，以重复需求的方式询问和确认，以明确工作任务信息的具体所指。例如针对上述情境，可以这样回复：“好的收到。和您确认一下，本季度的OKR完成情况是7-9月部门及个人OKR的完成情况：包括涉及的ABCD四个项目的具体动作和结果数据，我预计在今天6点左右提交。”这样的信息重复是非常必要的，目的是将领导在布置任务中未提及的事项、变量细节进行二次确认，同时给出具体交付时间，体现自身对工作的计划性。除此之外，远程沟通中经常会出现内容模糊、指向不明确的信息往来，每个人的语言风格习惯都不一样，想要准确高效地完成工作，就要对收到的信息进行重复，不清晰的细节加以追问，以同步双方的目标和需求。

最后，要注意语言的逻辑性与情感性。

与面对面聊天有别，线上沟通语言比较接近于书面语，因此要提升沟通的效率，需要养成习惯，有意识地使用模板化的语言结构逻辑。例如：在阐述方案或发表见解时，遵循“金字塔原理”的“总分结构”，结论先行，自上而下层层分解；在提出问题时，按照“背景-冲突-疑问-解决方案”的公式，阐释问题产生的前提条件、问题的矛盾关键、问题本身以及相应的解决方案；在说明复杂系统性事项时，按照一定的逻辑顺序，切忌杂乱无章的随性表述，如按照时间顺序（第一步、第二步、第三步）、结构顺序（脑图、甘特图等结构示意图）、行动顺序（行动总述、具体行为、步骤流程、效果目标）等。

在语言的情感性方面，保持平等、礼貌、友好的沟通态度在线上沟通情境中尤为重要，融洽愉悦的沟通氛围可以极大提升工作效率与效能。具体来说，在远程办公的沟通中，应尽量避免“嗯”“好”“知道了”这样较缺乏积极态度、感情色彩较冷漠的语句，以免给对方造成以负面情绪消极应对的错觉。可以在尽量充实具体信息时，适当使用一些简洁生动的语气词、标点符号、表情符号等，提升语言呈现中的情感温度与礼貌元素。温和有礼的语言表达，对于树立自己在线上工作交流中谦逊、真诚的形象非常有助益。

来源：金融时报客户端

作者：李赫宇

编辑：韩胜杰

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