爱因斯坦办公技巧(向爱因斯坦学习桌面管理之道)

相信你也有过同样的经历，喜欢在一些论坛和社区里晒桌面。

我们发现可以通过桌面截图初步判断使用人的偏好，比如审美、喜好，工作等。比如通过壁纸可以判断其审美偏好，桌面上摆放的软件图标，多少会反映出使用者的职业特征。桌面上的图标是否带有小箭头可以判断使用者是否有强迫症的倾向，如果使用了桌面美化软件并强制使用统一风格的图标，则可断定为重度强迫症。

而奶酪更加关注的是人们是如何管理桌面的。如果说文件管理是“内在”，那桌面管理就是“外在”。如果我们把文件管理比喻成“腹中诗书“，那么桌面管理就是文件管理展示出来的“气质”。

一、常见的桌面管理方法

我们经常能看到一些人的桌面上，除了「回收站」什么东西都没有。也有一些人喜欢使用美化软件，给桌面添加各种组件，弄得非常的文艺。还有一些人会选择使用桌面管理软件，让桌面图标自动进行分类。但更多的人还是桌面混乱，桌面上则堆满了各种图标。在桌面管理这件事情上，我们做了很多的尝试，这四种情况那种更好呢？

电脑的桌面管理其实和真实生活里的办公桌面管理非常像似，我们可以做这样类比：

第1种情况，

像是办公桌上什么东西都没有，清爽干净，但需要某个东西时，得到抽屉或者起身到柜子里取。电脑桌面上除了「回收站」什么东西都没有，会给人一种过于干净的感觉，以至于不忍破坏它。于是你不想把工作中的文件放在桌面上，需要时，你要一层一层的打开文件夹去找，做了很多重复无意义的操作。

第2种情况，

像是在办公桌上摆满了花瓶、模型、摆件等东西，看着是非常文艺，可是占地方呀，工作时，不还是得先把它们挪到一边先，你还得担心把花瓶打翻，水洒到文件上。在电脑桌面上使用类似于“雨滴桌面"的美化软件，占资源不说，功能也华而不实，显示诸如内存使用、CPU使用、上传下载速度，意义真的有那么大吗？

（图片来源于谷歌图片搜索）

第3种情况，

像是你有一个“老妈”或者“助理”帮你整理桌面，看上去桌面整洁多了，可她们会经常把你的文件放在你不知道的地方，你得经常问她们“你把我的那个文件放到那了”？因为她们很难完全按你的想法去整理。在电脑桌面上使用类似“Fences”的桌面管理软件，无非是把桌面分成几个区域，让文件自动的归类，其结果也只是把整个桌面的混乱变成局部的混乱，还是要靠记忆和视觉来查找文件。况且，这类软件使用会影响电脑的运行效率。

（图片来源于谷歌图片搜索）

第4种情况，

最为常见，像是我们把文件堆在办公桌上，工作时拿取文件方便顺手。同时我们发现，很多知名人士的办公桌面也是堆满了文件的，比如爱因斯坦的桌面在外人看来就是“乱糟糟”的，然而这并没有影响到他的工作。相反，他不允许其他人帮他整理桌面，担心别人会弄“乱”他的桌面，这样他无法随时投入到工作中去。但爱因斯坦桌面的“乱糟糟”和我们理解的“乱糟糟”是一回事吗？

要知道，“乱糟糟”只是工作时的一种状态，毕竟工作时，我们不可能不使用草稿纸，不做笔记，不把参考资料打开放在手边。工作时，能随手拿到所需文件很重要，我们不希望因为要找某个东西而打断了工作。

（爱因斯坦的办公桌面）

二、桌面管理之道

1，桌面的本质。

那桌面就一定得是“乱糟糟”的吗？并不是，我们需要从这看似乱糟糟的桌面背后找到一个规则，要找到这个规则，我们就得从桌面的本质说起，那桌面的本质是什么？

桌面是一个工作台。

电脑的操作逻辑来源于模拟真实生活的各种行为规范。电脑的数据文件等同于生活中的实物文件，电脑的文件夹等同于文件柜，而电脑的桌面则等同于办公桌的桌面。电脑桌面是人与电脑进行交互操作的界面，和办公桌一样，它是一个用来工作的工作台。

桌面是一个一直打开的文件夹。

我们习惯把文件保存在桌面，因为这样方便查找，不需要在电脑文件夹中一层一层地去找。从这一点上来说，桌面其实是一个一直打开的文件夹，我们从它的默认路径“C:Users用户名Desktop”就能看得出来。

桌面是工作流程中的一环。

我们也习惯把正在进行中的，将来可能用得到的，又或者重要的文件也放在桌面上，以起到提醒的作用。桌面算得上是工作流程中的一环，对桌面的管理就是时间管理（GTD / Getting Things Done）中的一部分。

2，桌面管理之道。

正确的桌面管理方法，无论管理思路上，还是在软件选择上，都要指向桌面的本质。我们需要的是一套管理规则，而不是选择一款管理软件，如果软件的设计偏离了桌面本质，即使它很“优雅”，自动归类能力强大，不但没办法帮助管理，反而会徒增很多干扰信息。

抓住本质、化繁为简，我的建议是不使用任何一款桌面管理软件。我们可以用行之有效的 GTD（Getting Things Done） 思路来做桌面管理。GTD 的 5 个核心步骤分别是：收集 --> 处理 --> 整理 --> 回顾 --> 执行。

除了“回顾”和“执行”分别需要在大脑和实际中执行外，前面的三个步骤都能在桌面管理中得到体现，包括收集、处理、 归档三个部分。

三、桌面管理：收集

在 GTD 工作法中，把收集各种材料的地方叫做“工作篮”或者“收件箱”，我习惯称它为“Inbox”。任何能引起我们注意的事情都可以收集起来，包括各种文件、突发的灵感想法，又或者是工作中的问题记录。

「下载」文件夹是一个天然的工作篮。

通过下载得来的文件都会默认保存在这里，它的作用相当于是摆放在办公桌上的“置物架”，能装一定量的东西而且获取方便。为避免不必要的记忆成本，我们可以把「下载」文件夹当做是唯一的下载保存点。借助下载软件（比如 IDM）的自动分类功能，可以对下载的文件进行预分类，比如分为「压缩、文档、图片、音乐、视频、程序」6类，方便后续的处理工作。

「桌面」其实也可以用来当作收集文件的工作篮。但它更应该是一个临时的工作篮，我们错把「桌面」当成文件存放的地点是导致桌面混乱最直接的原因。

还值得一说的是其他的工作篮，比如对于灵感想法的收集，现实生活中使用的是便利贴，在电脑中也有类似的软件，使用任务管理软件「Microsoft To-Do」是一个不错的选择。对于工作中的问题记录，现实生活中使用纸质笔记本，在电脑里也有相同作用的「记事本」，当然「Typora」是更好的选择。

四、桌面管理：处理

到了处理的这个阶段，我们需要对工作篮中的内容进行一一处理。在处理过程中，我们可能需要调用一些文件，这些文件可能在桌面，也可能在电脑的某个文件夹里。

1，办公桌的“抽屉”。

现实生活中的办公桌都会带有抽屉，抽屉的用处在于它能收纳一定量的物件，方便随手存入和取出。电脑资源管理器里的“快速访问”功能就相当于办公桌的“抽屉”，它可以快速访问我们经常要打开的文件夹，省去在一层一层的文件夹中查找的烦恼。

2，办公桌的“控制台”。

自 Windows 诞生以来，人们都习惯把软件的快捷方式放在桌面上，但这更多的是历史原因。有一个笑话说的是 Windows 的“开始菜单”虽然名叫“开始”，但大多数人打开“开始菜单”都是奔着关机去的。说明“开始菜单”真的不好用，它没有解决用户快速启动软件应用的问题，于是大多数人选择把软件的快捷方式直接放在桌面上，也出催生了各种启动软件来代替“开始菜单”

直到 Windows 10 的到来，这一问题得到了解决，Windows10 开始菜单的磁贴功能是启动应用程序的绝佳选择。Windows10 的磁贴功能就像是一个控制台，将分散的功能开关都集中在了一起。我的建议是桌面上不要再放任何软件的快捷方式，使用磁贴功能不但方便，还能给桌面留下更多的空间。

五、桌面管理：归档

按照 GTD 的思路，我们把“桌面”这个工作台分成三个区域，分别是：收集、 处理 、归档。收集区用于存放未处理的文件，处理区用于存放正在处理的文件，归档区用于放处理完成的文件。

1，收集区

收集区的内容可以是新增的文件、待处理的文件、不着急处理的文件。这些文件放在这里，你就不容易忘记自己有那些工作要做，将收集区放在左边的原因，是通过下载得来的文件都会出现在这里，而且从上到下依次排列。左上角留下「垃圾桶」的原因，是不需要的文件可以直接拖到垃圾桶里删除。

区域分割细节：

(1). 将图标显示大小设置为“小图标”。

(2). 勾选“将图标和网格对齐”，但不要勾选“图标自动排列”。

(3). 从实际的使用情况来看，处理区需要的空间更大，可以分割得更大一些。

(4). 刚开始可以用 PS 在壁纸上划出白线分界线，等熟悉后，有没有分界线就不是问题了。

2，处理区

处理区的内容可以分为：当前正在处理的文件、正在处理但没有处理完成的项目文件。因此，我也把处理区分为上下两个区域，上面区域放正在处理但没有处理完成的项目文件，这里的文件通常以文件夹的形式存在，一个文件夹代表一个项目。下面区域放当前正在处理的文件，因为人眼看屏幕最先看到的区域就是这里，而且我会给这里留下的空间最大。

3，归档区

归档区的内容属于已经完成的项目文件。以文件夹的形式存在，作用是临时的仓库，用来存放已经整理好的文件夹，等到合适的时候就会移动到磁盘中去。此外，我还会把一些常用文件夹的快捷方式也放在这里，用于快速调用。

到此结束，告辞各位！