办公室档案整理技巧图(一个思维,八个流程,做好企业档案管理!)
- 办公技巧
- 2023-09-07 20:23:18
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职场上,我们经常会谈到一个闭环思维。何为闭环?用《闭环思维》一书的总结就是:凡事有交代、件件有回音。
闭环思维在档案管理工作中其实也适用,只有当你将企业档案管理工作的每一个环节做的全面而有成效,才会对企业的成长发展产生较大的价值。
整体工作都是由一条条细分工作组成,为帮助大家切实做好档案管理,小编对企业档案管理8个流程做了梳理,一起来看看吧~
一 、档案编码
在企业中,档案编码一般由办公室统一编码。
(1)公司下发的文件按文件编号作为档案编号。
(2)员工档案按个人的工号作为档案编号。
(3)财务档案由财务部编号。
(4)上级发文的有文件编号的按文件编号作为档案编号。
(5)业务单位往来的文、函件有编号的按其编号作为档案编号。
(6)对外合同有编号的按合同编号作为档案编号。
(7)其它无编号的合同、文件、资料等,按年、按级、按类、按顺序编号。 备 注:如遇有新增文件或遗漏文件,各个部门需及时进行预先的统计与整理,最后汇总到办公室进行统一的编码(财务部的除外)。
二、档案整理
由办公室整理出“范本”,各部门则按“范本”对各自部门的文件进行整理。
(1)每年装订一次。
(2)同一年、同一保管年限、同一类的装订在一起。
(3)按时间顺序或入档顺序排列装订。
三、档案归档
(1)原则上每一项工作一结束,就需将所有的相关资料送至档案室进行归档。
(2)对于正在进行的各项工作所涉及的文件,各部门应作好“预先归档”工作,整理方法与“范本”雷同。
(3)财务部档案由本部门装订、编号,满 周年归档,档案室设专柜管理。
四、外来文件的收发
由办公室进行统一接收,并作好登记、存档,再分发到各个职能部门,各部门在接收到资料时也应作好相应的登记与归档。原则上档案室均保留原稿,如有特殊情况需保留复印件的需在“文件收发记录表”的备注栏上注明。
五、档案资料的发行
如因工作上的需要,有些部门需备有相关档案资料,此时应填写“档案资料发行申请表”并经审核后再由档案室统一发行。
(1)当有新的档案资料时,档案室应及时进行更新、回收、发行等工作。
(2)各种发行档案资料需盖有“档案发行章”才能生效,严禁私自对各种发行的档案进行复印。
六、印章管理
(1)在档案室存档的档案资料需盖有“存档”章 。
(2)发行的档案资料需盖有“发行”章 。
(3)对于过期或失效的档案应改有“作废”章。
(4)档案的“存档”、“发行”、“作废”应做相关的履历。
七、档案使用审核
01档案查阅
① 查阅本部门档案:查阅人填写申请表 → 部门负责人审批 。
② 查阅非本部门档案:
B级档案查阅:填申请表 → 部门负责人审批 →办公室负责人审批。
A级档案查阅:填申请表 → 部门负责人审批 →办公室负责人审批 → 公司负责人审批(副总→总经理→董事长)(注:证件、合同等关系到公司运营等相关证件需经总经理或董事长审批,其余只需主管副总审批即可)。
02借阅本部门档案
① 程序:借阅人填申请表 → 部门负责人审批。
② 时间:三天,如续借则需再次填写申请表。
03借阅非本部门档案
① 程序:借阅人填申请表 → 部门负责人审批。
② 时间:三天,如续借则需再次填写申请表。
04复印、摘抄
① 复印、摘抄本部门档案:程序:借阅人填申请表 → 部门负责人审批。
② 复印、摘抄非本部门档案:
B级档案复印、摘抄:填申请表 → 部门负责人审批 → 办公室负责人审批。
A级档案复印、摘抄:填申请表 → 部门负责人审批 →办公室负责人审批 → 公司负责人审批(副总→总经理→董事长)。
注:A级档案包括机密档案、证照类档案、对外合同档案、财务档案;B级档案即是A级档案除外的普通档案。
八、书籍、技术资料、宣传资料的使用程序
(1)借阅:只需在登记表上作相关的登记。
(2)领用:只限于宣传资料,但也需在“宣传资料领用登记表”上登记。
企业档案管理这八个流程,做好哪个都不容易,这8项流程您做得怎么样?在现在的工作当中,每一项需要花费多少时间?欢迎来评论区参与讨论!我们将挑选优质评论送出我们的精美奖品哦~
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