老王办公小技巧图片集锦(使用Excel的一些好习惯VS坏习惯，你中过枪么？)

Excel是各位职场人士必须掌握的一项办公技能，可能有的需要掌握多一些，有的只需要简单了解即可。难道有坐在办公室的精英人士从来不会接触Excel？

说到底，Excel作为一个办公软件，其本质仍然是一个工具，既然是一个工具，那就有使用的习惯，好的习惯能使工作顺利开展，而坏的习惯则会让人焦头烂额。就好比你拿美工刀切肉，拿菜刀削铅笔等等。养成使用Excel的良好习惯，是提升工作效率的关键。

那我们如何避免坏习惯，养成好习惯呢？老王这里列举了一些好习惯与坏习惯的对比。

关于守旧与追新

21世纪已经过去了快18年，有的人还在用着office2003版本，虽然那时候属于宽带、电脑大发展时期，企业也渐渐由原始办公方式改为电脑办公方式，office03版本或许是电脑办公时代的初恋，但是人家微软的office在03版本之后，又更新了07版本、10版本、13版本、16版本，还有office365,以及预计明年年底要推出的2019版本。这么多的版本更迭，你真的还抱着03版本不放？

版本的更新与对数据处理的需求密切相关。一个很好的例子就是03版本的Excel文件只有65536行，而07之后，已经可以容纳1048576行。到了现在数据爆炸的时代，为了应对暴涨的数据量，Excel也能处理千万级的数据了。另外还新增了很多简洁实用、迎合时代发展的功能，所以有什么理由不更新一下你的office版本呢？

关于数据的规范

所谓国有国法，家有家规，Excel的使用也有其特定规范。

数据规范里最重要的一条是关于清单表的规范，关于这个的详细吐槽请参见之前写的一篇文章：

就一简单的EXCEL清单表，你咋整出这么多幺蛾子

有道是磨刀不误砍柴工，打磨好了这些基础的规范，我们才能顺利展现Excel的强大之处。

除了清单表的规范另外还有一个需要注意的是数据格式的规范，

第一点是单元格格式，但愿格式归根到底就是两种，数字与文本，然而可以展现出来的却是多达几十种，那到底要掌握多少种，其实还是数字与文本两种，抓住了本质，其他的也就以此类推了。如果需要详细了解数字格式中日期时间这种类型的，可以参考这篇文章。

第二点是名称统一。在处理表格的时候，如果名称不统一，那可真是个大灾难！比如公司全名称叫上海老王专治各种Excel不服科技有限公司，一会简称老王公司，一会简称老王Excel公司，这样在处理、汇总数据的时候别提多烦了。

第三点是内部规范要求，可能有的公司对数据规范要求比较高，这个时候除了基本的规范要求之外，还需要遵从公司的规范。比如财务类的账款数字54789.1，必须写成￥54789.10这种，你说是不是直接加个￥?不好意思我不知道。另外还有图表的规范啊，可能有的公司已经给出了模板，这个时候也需要遵照相关要求。

关于技能的学习

Excel的技能包含很多，从最基础的单元格操作，到透视表、函数、图表、VBA等等，是不是这些都需要掌握呢？

并不是，伟大的80/20法则告诉我们，学会其中20%的功能，就可以解决工作中80%以上的问题。所以很多时候在技能应用这块我们需要掌握最常用的功能即可。

有部分人觉得技能越多越好，于是学习了各种Excel技能，然而遇到实际问题还是不会解决。所以说除了最常用的功能之外，我们还需要掌握平时工作用的最多的功能。比如你需要经常汇总销量数据什么的，那么透视表这块需要掌握牢靠；如果你是要做自动化报表，那么函数肯定需要多掌握一些；如果是经常写报告，那数据的可视化表达，也就是图表肯定是要有所研究。

技能的应用还需要考虑时间与空间，所谓的时间就是完成任务所花费的时间，而空间则是指完成任务所需的操作步骤等等。例如某个统计需求，可能写个函数，通过向右向下填充的方式能得到结果，但是函数可能写起来比较麻烦，需要花费个半个小时。另外如果针对原始数据做一些透视，筛选，然后做做运算也能得到结果，不过操作步骤略多。两种情况下，如果这个需求是临时的，那我选择后者，虽然略费事但是省时，如果是周期性的报表，那么选择前者，虽然第一次费时但之后特省事！

多说一句，如果你是要成为老王这种希望能给别人解决6个西伽马之内问题的人，那么你确实需要掌握几乎所有板块的内容。当然老王我还在努力中。

关于细节的掌握

细节之处是需要重点关注的，然而往往是最容易被忽视的一块。

比如单元格输入内容别手抖多输了空格，那样别人处理的时候会默默地画个圈圈诅咒你！

比如如果发送带公式的文件那么记得考虑公式的兼容性或者把公式去掉，不然别人会看到一大片的错误值；

比如多学会使用几个快捷键，那么可能某些时候省时又省力；

比如看到某个有用的技巧，别看了就过了，打开个文件试一下就能真正记住了；

细节的东西实在太多，而这些往往不是某些特定技巧。

多掌握一些细节，大概就是从Excel技术修养迈向Excel道术修炼的毕竟之路。