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小编办公技巧(办公技巧:用这个方法,3分钟解决90%的文件管理与搜索难题)

  • 叁碗诸角 叁碗诸角
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  • 2023-07-05 12:29:16
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说到文件搜索,肯定有人会说:无非就是设置好文件名,然后通过关键词搜索嘛。

对,但也有缺点:我们要记住文件名。不要以为这很容易,绝大部分人只能记住最近使用或常用文件。

如果你也曾遭遇过绞尽脑汁也想不出文件名的痛苦,那么我会建议你试试下面 3 种方法。


01 优化文件索引系统

通常来说,我们定位文件的方法无非两种:

① 通过文件夹分类查找;

② 通过关键词搜索

两种方法各有优势,但缺点也同样明显,当你不知道文件夹在哪,或忘记文件名时,除了挠挠焦虑的头发就别无他法了。

不过对于这两点,我们可以通过更好的文件命名和分类来规避,这很大程度上决定了文件索引系统的易用性。因为文件定位的过程就是对文件命名和分类的复现。

(1)做好分类,每个文件放到合适的位置

分类前建议先根据自己的主要工作内容,整理出分类模块。同时,为了达到整体的简洁有序,要避免层级过多,每个层级尽量不超过3层

(2)打造一个适合自己的命名体系

不同人有不同的命名方法,但要记住两点:1. 一定要符合自己的使用习惯;2. 要坚定的执行。

比如最常见的「三段式命名法」


时间 人物 项目 描述

举栗子:20220708_优秀小编_年中评选.doc

项目名称 内容描述 版本/时间

举栗子:360亿方云_产品介绍3.0_20220631.pdf

时间 人 工作事项 版本

举栗子:20280701-王美丽-七夕海报V1.0.psd

不同模块之间可以用 - 或 _ 来进行区隔,让整体看起来更清晰。



02 提高文件搜索效率

“快速定位”是我们做文件管理的终极目标。文件多了以后,常规的关键词搜索会逐渐无法满足我们的需求。

所以在完成第一步的基础上,我们还可以对「搜索」进行二次优化。

(1)过滤搜索结果,提高精准度

电脑系统自带的搜索功能相对单一,我们可以借助一些工具提高文件检索效率。可能很多人还不知道,360亿方云除了文件同步外,还是一个文件搜索“神器”。

举个例子,小编日常的工作文档都存放在360亿方云云盘上,当我们通过关键词检索出结果之后,360亿方云云盘还可以进一步缩小“目标范围”。

如上图所示,我们可以对文件夹范围、文件类型、匹配内容、时间范围等内容进行二次筛选,以此快速定位到想要的文件。

(2)忘记关键词?试试“全文搜索”

当然了,我们并不是都能记住文件名。曾经小编花了2小时用“攻略、指南”等词去搜一篇旅游手册,最后发现自己当时用的关键词是“秘籍”……

这个时候,「全文搜索」功能就显得非常有必要了。

360亿方云上有非常好用的全文检索功能,它能够检索出Word、Excel、PPT、PDF等文档里的内容。只要你记得文档中某一个词语,就可以快速找到标题or正文中包含关键词的文件。

【注意】全文搜索仅支持前6000字符。


03 搭建文件“捷径”

完成以上两步,基本可以解决90%以上的文件定位问题。

不过我们还是有一些可以提升的地方,比如对于重要且常用的文件,我们完全可以跳过“搜索”这一步。

(1)快速找到“最近使用”的文件

有个场景在我们工作中非常常见:前一天未编辑完的文档,第二天想要继续编辑的时候却找不到了。

通常这个时候,我们可以借助360亿方云「最近使用」功能快速找到。


操作方法:

依次点击360亿方云上的「文件」-「最近使用」即可打开最近使用的文件记录,找到近期使用(编辑、预览、上传等)过的文件。


(2)记得为“常用文件”做好标记

「常用文件」是360亿方云上另外一个好用的文件直达神器,如果有些文件/夹需要经常打开,那么我们将其添加为常用。


操作方法:

依次点击360亿方云上的「文件」-「最近使用」即可打开最近使用的文件记录,找到近期使用(编辑、预览、上传等)过的文件。


(3)打好“文件标签”,一键直达

除了「最近使用」和「常用文件」外,「常用标签」同样可以提高我们的搜索效率,而且实际应用上也更灵活。

例如我们可以将周报、月报这类更新频率不高但重要的文件打上「工作总结」标签,这样定期更新的时候就能快速找到。


操作方法:

鼠标放在目标文件/夹上,点击名称旁边的小标签-编辑标签,然后填入关键词保存即可。

【注意】:一个文件/夹同时添加最多50条标签。


提高工作效率的途径有很多,不妨从最简单又实用的缩短“文件定位路径”做起,毕竟,关键时刻又又又找不到文件的情况真的很尴尬……


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