公文处理办法

第一章 总则

第一条 为规范公司的公文处理工作，提高公文处理的效率和质量，按照公文规范化、制度化和科学化的要求，依据《国家行政机关公文处理办法》的要求，结合公司实际，制定本办法。

第二条 公文是公司经营活动中形成和使用的文件材料，是传达贯彻方针政策，发布规章制度，请示和答复问题，布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。

第三条 公文处理指围绕公文的收进与发出进行的一系列衔接有序的工作，是对公文从撰写制作、传递到管理，以及归档或销毁的全部活动。

第四条 公文处理遵循准确、及时、安全、统一、高效等基本原则。

第五条 公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，杜绝泄密事件发生。

第六条 本实施办法适用于公司和各部门的纸质公文和电子公文的处理工作。

第七条 公司综合财务部是公文处理的管理机构和发文机关，对公文实行归口管理，以及业务指导、督促检查。各部室负责拟稿、会签、送审。

第二章 公文种类

第八条 公司党政常用的公文种类主要有：决议、决定、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、纪要等11种。适用范围如下：

（一）决议：适用于公司会议讨论通过的重大决策事项。

（二）决定：用于在公司范围内，对重要事项或者重大行动作出安排，奖惩有关单位及个人，变更或者撤销有关不适当的决定事项。

（三）通告：适用于在一定范围内公布公司职工应当遵守或周知的事项。

（四）意见：用于对重要问题提出见解和处理办法。

（五）通知：用于传达上级指示，批转下级公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求有关单位办理和需要有关单位、人员周知或者执行的事项，印发公司规章制度，任免人员。

（六）通报：用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

（七）报告：用于向上级机关汇报工作、反映情况，答复上级机关的询问。

（八）请示：用于向上级机关请求指示、批准。

（九）批复：用于答复下级部门的请示事项。

（十）函：用于与不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

（十一）纪要：用于记载、传达会议情况和议定事项。

第三章 公文格式

第九条 公文一般由份号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。

（一）涉及国家和公司秘密的公文应当表明密级和保密期限，其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数、序号。

（二）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。紧急程度标注在首页左上角，如系涉密公文则标注在密级下方。

（三）发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文，主办机关排列在前。

（四）发文字号应当包括机关代字、年份、序号。联合行文，只标明主办机关发文字号。公司综合财务部负责公司级公文的统一编号。

（五）签发人：上行文应在发文字号的右侧标注签发人姓名。

(六)公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

（七）主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

（八）公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。

（九）成文日期以负责人最终签发日期为准。成文日期以签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准；印发日期以公文发出的日期为准。

（十）公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。

（十一）公文应当标注主题词。

（十二）抄送机关指除主送机关外需要执行或者知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

第十条 格式规范

（一）公文版式：用纸一般采用国际标准A4型（210mm×297mm）,左侧装订。字距采用标准字距，行距采用单倍行距。页边距采用“普通模式”（上下：31.7mm，左右：25.4mm）。

（二）秘密等级、保密期限、紧急程度用3号黑体字；版记中的主送机关、抄送机关、印发机关、印发时间，均用4号仿宋简体字，左右各空1字；对于不同的主送、抄送机关，用顿号隔开，并在最末一个机关名称后标句号。

（三）发文字号：3号仿宋，年份用阿拉伯数字标注全称，用六角括号“〔〕”括入。序号不编虚位（即1不编01）。

（四）公文标题：小2号华文中宋，不加粗。可分一行或多行居中排布。回行时要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

（五）公文正文：3号仿宋。数字、年份不能回行。公文中的数字应使用阿拉伯数字。

（六）序号结构层次：第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。一般第一层小标题用黑体字，第二层小标题用楷体字加粗，第三层和第四层小标题用仿宋简体字加粗。

（七）附件的标识：正文空一行，左空2字用3号仿宋体标识“附件”，后标全角冒号加名称。附件如有序号应使用阿拉伯数字（如“附件：1.××××××”）。附件名称后不加标点符号。

（八）发文机关署名：署发文机关全称或者规范化简称。

（九）成文日期：标识在正文之下，空两行，右空4字，用3号仿宋简体字；以阿拉伯数字将年、月、日标全。

（十） 附注：3号仿宋体，左空2字加圆括号标识在成文日期下一行。

（十一）印发机关和印发时间：3号仿宋字体。印发时间以公文制发日期为准，用阿拉伯数字标识。

（十二） 表格：公文中表格的字号应小于正文的字号。

（十三）页码：公文页数顺序号。

第四章 行文规则

第十一条 行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性；行文关系应根据隶属关系和职权范围确定。

第十二条 除公司综合财务部外，其它部门不得以公司名义对外正式行文。各部门以公司名义对内或对外行文时，一律按发文处理程序办理。

第十三条 “请示”应一文一事，一般只写1个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送形式，但不得同时抄送其下级机关。“请示”、“报告”不得混用、并用，“报告”不得夹带请示事项。

第十四条 公文制作坚持“谁承办，谁负责”的原则，对事先不协商、多头主报、越级请示和其它明显违反本实施细则的公文，公司综合财务部可作退文处理。

第五章 公文处理

公文处理分为发文处理和收文处理。

第十五条 发文处理是指以公司名义制发公文的过程，包括拟稿、审稿、会签、核稿、领导签发、校对、印制、分发和登记归档等环节。

（一）拟稿：由各部室拟定文稿，并按本办法规定的公文格式对文稿进行排版，填写《发文处理单》。草拟公文应当做到：

1.符合国家的法律、法规和其他有关规定。严格执行公司决议、决定，真实、完整地体现公司意图和要求。

2.情况属实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

3.公文的文种应当根据行文目的、发文的权职和与主送机关的行文关系确定。

4.应当使用国家法定计量单位。

5.文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。

6.公文的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语名中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

7.对有附件的公文，拟稿部室应将附件与正文一同附在发文处理单后。

(二)审稿：各部室负责人对拟写的文稿进行审核。各部室负责人对文稿进行审核，如文稿内容涉及其他单位职能或权限的，须在行文前进行充分协商并达成一致。文稿审核后送下一环节到公司综合财务部对文稿内容进行复核。

（三）会签：如文稿内容涉及其他部室职能或权限的，需进行会签。会签部室领导对文稿内容进行审核，并提出意见和建议，拟稿部室根据会签意见对文稿酌情修改后交部室负责人再审。

（四）核稿：公司综合财务部对文稿进行认真核对，重点审核以下内容：是否确需行文；行文方式是否妥当；是否符合行文规则；公文内容、文字表达、文种使用、格式是否符合有关规定；文稿送领导签发前，对涉及其他部室的职能或权限问题，是否履行了会签手续等。对于联合发文的文件，必须送给相应的领导签发。

（五）领导签发：对于拟签发的文件，公司领导在发文处理单“签发”处应明确签署“同意”、“同意行文”等意见。文稿内容需修改的，可直接在文本中修改。文稿经领导签发后，即成定稿，原则上不得再作修改。若确需修改，则需拟稿部室和签发人协商，并征得其同意。

（六）校对：领导提出修改意见的，公司综合财务部负责将文稿反馈给拟稿部室，由拟稿部室根据领导意见对文稿进行修改。如领导提出修改意见的，拟稿单位修改后必须重新返回给领导签发。

（七）印制：公司综合财务部根据文件标题中的发文机关名称确定套用的文头样式，对文件格式进行最后把关，负责统一编制各类文件的发文字号等。

（八）分发、登记归档：公司综合财务部按照发文处理单上的分发单位对文件进行分发处理，根据拟稿部室的份数要求制定正式文件，要并打印1份纸制文件存档。

第十六条 收文处理是指对收到的公文进行处理的过程，包括签收登记、拟办、批示、办理传递、承办、归档等环节。

（一）签收登记：公司综合财务部负责对收到的公文、资料和信函等进行清点、签收。按规定进行分类、登记、编号，填写《收文处理单》交公司综合财务部负责人拟办。

（二）拟办：公司综合财务部负责人根据来文的内容和领导及部室职能分工，从有利于准确、及时处理公文的原则拟办文件，提出拟办意见。

（三）批示：公司领导对呈送的文件作出批示。对有具体请示事项的，应明确签署意见。传阅性文件在个人手中尽量不要过天，当日返还。传阅性文件应在7日内传阅完。

（四）办理传递：公司综合财务部根据领导的批示意见送给相应领导或职能部室办理或进行归档处理。

（五）承办：各有关部室收到交办的公文后，按照领导的意见和来文时限要求，抓紧办理，并及时反馈办理结果。做到急事急办、特事特办，不积压、不拖延。

（六）归档：公司综合财务部对处理完毕的公文及时归档、登记。公司收文一般以纸制件处理。

第六章 公文管理

第十七条 公司公文和收文统一由公司综合财务部发放、接收和管理。

第十八条 上级机关的公文、公司公文，除绝密级和标明不准翻印的以外。经公司领导或公司综合财务部部长批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的单位、日期、份数和印发范围。公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印单位公章。

第十九条 公文被撤销，视作自始不产生效力。公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

第二十条 公文办理完毕后，公司综合财务部应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整理（立卷）、归档。个人不得保存应当归档的公文。归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），并保证归档公文的齐全、完整，能正确反映公司的主要工作情况，便于保管和利用。

第二十一条 不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经公司主管领导或公司综合财务部部长批准，可以销毁。

第二十二条 部室合并时，全部公文处理应当随之合并管理。部室撤销时，需要归档的公文应按有关规定移交公司综合财务部归档。

第二十三条 工作人员调离工作岗位、辞职或被辞退，应将本人借用、暂存的公文按照有关规定移交、清退。

第七章 附则

第二十四条 本办法由综合财务部负责解释、修订。

第二十五条 本办法自发文之日起执行。