办公收集文件技巧(解读丨《归档文件整理规则》— 电子文件元数据收集)

《信息与文献一文件管理 第1部分：通则》(GB/T 26162.1-2010）规定，元数据是描述文件背景、内容、结构及其整个管理过程的数据。元数据对于确保并且证明电子文件的真实性和凭证价值、电子文件的保护与长期保存、有效管理电子文件、方便电子文件的查询和利用具有重要作用。

一、元数据收集要求

各单位在开展电子文件元数据收集时，应按照前端控制和全程管理的要求，从电子文件形成阶段就开展鉴定工作，对于应归档的电子文件，应立即将其纳入“全程管理”的范畴，监督其元数据的形成与管理，并及时予以捕获。根据文件运动模型中管理域的划分，电子文件元数据的收集分为形成、捕获两个阶段。

电子文件形成阶段是元数据管理最关键的阶段。所谓前端控制和全程管理，主要是在电子文件形成阶段就对其元数的形成和积累进行管理，在电子文件形成到永久保存或销毁的整个生命周期全过程中齐全完整地留存构成电子文件的内容、背景和结构要素，将形成、流转、收集、整理、保管等工作环节有机联系在一起，从而确保并且能够证明电子文件的真实性。为此，在电子文件形成过程中应该由业务系统(如办公自动化系统等)自动记录电子文档的特征和结构;更重要的是(也是最容易遗漏的)应该关注记录电子文件的背景信息，尤其是记录背景信息中能够表达文件管理过程方面的信息。

电子文件一旦正式形成，业务系统即应实时完整捕获电子文件自身及其元数据，元数据管理进入捕获阶段。鉴于电子文件易逝性、易变性的特点，为保证其真实性、完整性、可用性和证据价值，必须在电子文件形成(或收到)的同时，在第一时间由系统主动将其捕获。“捕获”可以有两种形式。一般情况下主要为逻辑上实时捕获(即逻辑归档);另一种为物理上捕获(即物理归档)。在两种“捕获”进行的同时，都应该继续关注背景信息和电子文档信息的记录并且由档案人员进行再次鉴定(真实性鉴定、价值鉴定与技术状况鉴定全面进行)。

各单位在实际工作中，一般应通过业务系统，在电子文件形成、办理或收集过程中自动捕获有关电子文件内容、背景、结构和管理过程的元数据。在这种情况下，各单位应尽量做好业务系统与电子档案管理系统的沟通与衔接，如明确电子文件元数据归档范围，明确标注元数据项目是必填项还是选填项，标注元数据项目的填写内容和要求等，便于业务系统开展电子文件元数据的形成和捕获。

对于不能通过业务系统归档的电子文件，各单位应按照本节关于元数据归档范围的有关要求，结合单位电子文件管理实际，可以采用WPS表格等工具尽量齐全地手工著录有关电子文件内容方面的元数据。

二、元数据收集范围

2009年,国家行业标准《文书类电子文件元数据方案(DA/T 46-2009）》发布实施，提出文书类电子文件元数据收集积累的有关要求。一般来说，文书类电子文件应把表5-2所列元数据列入归档范围。

文书类电子文件元数据归档范围表包括了24项元数据项目，正确理解文书类电子文件元数据归档范围表需要注意以下问题：

1.文书类电子文件元数据归档范围表仅规定了文书类电子文件在归档时需要收集捕获的元数据，并不包括归档后为电子文件赋予的其他类型的元数据项目，如:档号、分类号、档案馆代码等。

2.文书类电子文件元数据归档范围表规定的是文书类电子文件元数据最基本的归档范围，也就是元数据归档范围基本集，各单位可根据自身实际添加适合本单位文件、档案管理的元数据项目。

3. 文书类电子文件元数据归档范围表中的编号与《文书类电子文件元数据方案》(DA/T 46-2009)和《基于XML的电子文件封装规范》(DA/T 48-2009)中相对应的元数据项目编号一致。元数据归档范围表中元数据项目的定义见下表，具体描述可参见上述两个标准。表中元数据名称前加“*”的项目为必填项。

4.应归档业务实体元数据(M226)应包括拟稿、会签、审核、签发、用印、登记、拟办、批办、承办、催办等业务行为，以及行为时间、机构人员名称等描述信息。

5.科技类、专业类电子文件管理方式与文书类电子文件类似的，其元数据归档范围可以参考文书类电子文件元数据归档范围。

一份文书类电子文件的元数据归档时，如果采用XML文件格式，其内容应如下所示：