当前位置: 首页 > 办公技巧 > 正文

办公室断舍离小技巧(你的办公桌为什么永远收拾不干净?谈纸质文件的断舍离)

  • 叁碗诸角 叁碗诸角
  • 办公技巧
  • 2023-09-10 07:06:49
  • 0

1、改变你的心态和习惯

几年前,当几乎所有文档都已经电子化的时候,石头还在孜孜不倦的保存纸质文档,以至于自己经常被埋进文件堆里,或是重要的会议通知不知道混进了哪堆纸里再也不出现了。

后来石头开始定期整理纸质文档,把他们按月归档,放进箱子封好,很快办公桌虽然清净了,大大小小的纸箱又堆满了办公室的角落。直到有一天我发现,我费尽心思保存了他们,却似乎从来没有打开过,这才导致我对自己的归档习惯产生了怀疑。

“我连一张纸都不会丢!”,这是石头以前常常挂在嘴边的一句话,我把保存所有的纸质材料当成是一种美德,是啊,当然得留下,“万一”哪天需要用上了呢。

事实上,这样的“万一”也并非没有发生过,但是当我动了要去找到一张纸的年头的时候,又在堆积如山的文件前退缩了,最终我也没有找到我需要的那张纸。我发现保存纸质文件并非基于实际需要,而是基于一种有一天纸质文件必然会被用上的执念。

于是石头下决心改变这种非理性的执念,克服“万一”心态。我做了认真的分析:纸质文件因为不太占地方,因为“多留一张纸没什么大不了”的心态,很容易就堆积起来,造成“不需要时很碍眼,需要时找不到”的后果。

既然找不到,还不如不留着。保证自己只有最少的纸质文件,才能保证有用的文件能够起到相应的作用,方便自己、方便同事。除了一些“必须”类文件需要原件,大部分情况下我们需要的不是那一张纸,而是纸上的信息。

这时候可以考虑:我还可以从别的地方取得这些信息吗?当然可以,大部分的纸质文件都是由电子文档打印而来,只要保存好电子文档,纸质文件可以随时重新打印;假如手头只有纸质文档,也可以和材料提供方取得联系,请教能否分享一下文档,大多数情况下他们会乐意提供电子文档;又如很多资料信息,如果完全可以从网上取得,也没有保存的必要,比如家用电器的使用手册,平时是不需要的,只有在出现问题时,可能会需要看一眼。这种情况下,无须保留纸质文件,一般生产商都会提供电子版供下载。

想通了,事情就好办了,石头决心克服“万一有用”这类的心态,改信“纸质资料一定要毫不留情的丢弃”。每次活动后,我都会在确认有电子文档备份之后毫不犹豫的把议程、会议手册、讲稿等毫不犹豫的扔进文件销毁袋。

自那之后,我发现我很快乐,除了收获奋力一掷的那份快感,我还有了更整洁干净的桌面,更一目了然的存档,甚至更高的工作效率。

2、该留下的也千万别扔掉

“毫不留情的丢弃”是一剂猛药,为的是打通你的经脉,矫正你的顽疾。如果你接受了,做到了,我们可以再来一些辩证法,说说哪些纸质文件你最好还是留着,需要你在丢弃前加以思考和判断。

原件类:各类正式文件、证书,证明、直接签署的协议等等,这些纸质文件具有正式的效力,不但不能丢,还要好好收起来。

批示类:领导亲笔批示、在稿件上的改动、随手写就的便签等,一方面具有管理效力,也是开展工作的一种参考,需要认真保存。

资料类:一些上级单位或兄弟单位提供的数据材料、统计资料、材料汇编、通讯录等,往往没有电子版,在今后的工作中又会频繁使用,就需要妥存。

借鉴类:一些设计新颖精美的会议手册、邀请函、议程、接待手册、年报、单位简介等等,如果对你今后的工作或开展类似的活动有一些参考借鉴的意义,就留下他们吧。

需要特别强调的是,留下一定只能是例外,原则仍应当是“丢弃”。

|尊重原创文章,转载务必注明来自微信公众号“办公室的秘密(bgsdmm)”|

新潮、好用、深度的办公室实操宝典

讲讲做人、办事的办公室故事

带你看透办公室的秘密

助你在办公室混得风生水起

【办公室的秘密bgsdmm】


最新文章