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内容来源：量子教育精品课程《俞洪巍：公文写作实战精讲》。

课程老师：俞洪巍，资深记者、编辑，十余年公文写作从业经历。

前言：

公文与一般文章不同，代表的往往不是写手本人，而是整个政府机构或者是整个企业。而且政府级别越高、公司规模越大，对公文的要求就越高。

领导讲话、通知发布、总结汇报等等，每个职场人都有可能面临公文写作的挑战。

与其接到任务时压力山大，不得不临时抱佛脚，倒不如现在就学习方法，做到有备无患。

本文中，俞洪巍老师将会带你简单了解公文写作的格式和方法，帮助你成为职场多面手。

读完本文，你能了解到：

1.公文的3大基本点

2.公文的标准格式

3.公文写作的思路与3大方法

以下为正文：

一、公文的3大基点

公文有3大基点：特点、原则、作用。

1.特点

①权威性和政策性

公文具有权威性和政策性，因为它代表的不是写手本人，也不代表负责审核的上级领导，而是代表整个机构、整个企业。

②针对性和指导性

公文还具有针对性和指导性。通知也好、函复也好、其他报告和讲话也好，必须要有针对性，不能泛泛而谈，讲了半天没有重点和框架，这显然是浪费时间。

③对应性和定向性

公文还具有对应性和定向性。公文有受众、有要求，要针对某件事情来做相关的事项。

2.作用

另外，公文还具有实事求是、准确规范、精简高效、安全保密4大原则。

之所以要具备这些原则，是因为公文本身的作用。

详细来说，不同的公文也有不同的作用，比如指导工作、传达意图、联系工作、交流情况等等。

当然，公文最重要、也是最广泛的作用，是记载我们的工作积累。

二、公文的固定格式

一份完整的公文，包括公文的外部形式和内部组织。

外部格式就是国标规定的固定格式，内部组织是说公文的主体部分。我们一一来讲。

1.外部形式

2012年7月1日，国务院办公厅发布了公文的格式标准，规定了一份完整的文件式公文由版头、主体、版记三部分组成。

结构明确以后，具体部分该用几号字，用什么字体呢？

大家看上图，份号、密级和期限、紧急程度，都是顶格依次排列，3号黑体字。

“签发人”这3个字用的是仿宋，签发人的姓名用楷体。

发文机关，比如“xx文件”则需要居中，小标题宋体，几号字没有规定。我建议大家用一号字或者小一号字，如果可能就拉长一些，会显得比较秀气。

其他地方，没有特殊情况下，我们都要用3号仿宋。但是公文的标题要大一点，2号的小标题宋体。

这里要特别说明，有的领导说“你把我的名字弄小了。”

其实没有，因为领导的姓名用的楷体字。同样是3号字，楷体看起来会比仿宋小了半号。尤其是现在用电脑排版，看上去就更明显了。

2.标题

很多人在写公文标题的时候，有几个错误经常犯。这里要提醒一下。

多个发文机关名称之间用空格分开，不加顿号，换行时省略。

公文标题中，除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

标题回行时要注意词意完整、排列堆称，多行标题排列成菱形或者梯形。

比如：“xx县人民政府关于220xx输变电工程线路路径走向会议纪要”的排版就是下图这样的。

大家注意，千万不要在词语中间断开，甚至我主张词组中间也不要断开。

比如，xx线路路径走向，把“路径”移上去，最后一行就变成了“走向会议纪要”，感觉很怪：

xx县人民政府关于

220KVxx输变电工程线路路径

走向会议纪要

我建议，最好把“线路”移下来，变成：

xx县人民政府关于

220KVxx输变电工程

线路路径走向会议纪要

3.盖章

①单位及成文日期

成文日期后面要空四个字，单位名称和成文日期居中对齐。

但有时候单位名称特别长，居中对齐以后单位名称会超出版口，我们叫出线。如非必要，千万不要出线。

那应该怎么排呢？

我们可以把单位名称在不出线的情况下排好以后，再把成文日期跟它居中对齐。

成文日期，原来会用非常小的“0”，是公文专用的，非常细。有人为了偷懒会打成英文字母O，实际上是错误的做法。

另外，成文日期统一用阿拉伯数字，注意不要用2023年04月09日。也就是说，在9月和9号前面不需要加0。

很多人说，加0不是国际惯例吗？但在公文里，加0不符合精简高效的原则。

②盖章

盖章部分一个章好处理。如果多个章怎么办？

记住，要盖多个章时，也只需要一个成文时间。其他章下面只有单位名称，没有时间。

另外，最后一个印章要压住成文时间，跟正文之间的距离不能多于一行，一般都是一行或者一行不到一点点。

如果，多个印章的大小不一致怎么办？

一般来说，可以底部对齐，也可以顶部对齐。但无论哪一种，都感觉不美观，看起来不舒服，尤其是章多的时候。

所以，我主张居中对齐，尤其是两个大章，中间一个小章的时候，看上去就美观很多。

③版记

版记部分用4号仿宋，注意，不是开头的3号。

尽管看上去有点怪怪的，正文的字很大，后面的字很小。但这是约定俗成的，版记就是4号字体。

④页码

页码部分，单面印刷还是双面印刷要写在版记当中。

大家注意，我们前面说的份号、机密程度都是顶格的。

但是版记无论后面还是前面，都是左右各空一个字，而不是顶格的。

因为这里顶格会有点撑开的味道，看上去会不舒服。

三、写好公文的3句话

关于公文写作的思路，我想分享3句话：理念思路要到位，具体操作有难度，相关事件不忽略。

1.理念思路

关于理念思路话题，我想分享5句话，是我多年经验和教训的提炼。

第一句，整体格局与动手下笔。

第二句，结构框架与细节内容。

第三句，说得清楚与写得漂亮。

第四句，符合风格与符合规格。

第五句，适合形式与合乎实情。

①整体格局与动手下笔

整体格局其实就是两个字，气场。

我们写作时要把自己沉浸在一种氛围当中：想象自己是某一级别的领导，讲这次话是为了xx，参会人员都是xx人员，话讲完以后要实现xx目标。

只有这些我们都了然于胸，写出来的东西才是符合要求的。

举个例子，一个厨师要烧菜，会拉开冰箱看看有什么菜，可以怎么烧。

但是公文具有定向性、针对性等等特性，所以公文写作不能“有什么菜就烧什么菜”，而是要想清楚：菜是烧给谁吃的？什么样的做法是人家喜欢的？为什么要烧这种菜？需要哪些食材？

比如，领导说，小王，上级很重视这次工作，一把手都出席并发表了讲话。所以，我们也要开个会议学习贯彻一下，把工作布置落实下去。

基于这个格局，我们作为“厨师”再去准备菜单，已有的就直接用，没有的就要去农贸市场采购，最后做出符合要求的“一桌好菜”。

公文写作，是基于实现某个目标写的，不能随便找些素材，再搭个框架就可以写成一篇文章。这肯定是不符合要求的。

动笔写作之前，心中必须有一个格局：为什么要写这篇公文？怎么样才能写好？要从哪几个角度论述？需要哪些具体内容填充？

很多人觉得，你没给我素材，我就只能这么写。其实我从来不主张这样，我更提倡整体格局比动手下笔重要。

无论是写框架也好，写内容也好，还是写别的，没有整体格局之前，不建议动手写。

一篇讲话稿，要让受众满意、让领导满意，才算是实现了写作的目标。

公文写作，正确顺序是先格局、再框架、再内容。一旦顺序错了，文章很有可能文不对题。

为什么很多人怕写公文？或者写出来的东西惨不忍睹？问题就出在理解思路上。

2.结构框架与细节内容

格局定了以后，接下来就要下笔写了。

首先要写的是框架，搞清楚要写哪几块内容，才能说明想说明的问题，实现想实现的目标。

一般情况下，我建议要写3点，每一点里面也可以分为3个小点，叫三三制。

以前，我们写作的顺序都是，从素材到条块再到篇章。领导都会说，你先跟各个部门找一找素材，然后挑出几条好说的，到时候我在会上讲一下。

但是，你得想，领导让你找素材是做什么用的？所以，我建议你直接问领导几个问题：“开这个会的目的是什么？有哪些人参加？”

假如领导说：“主要是为了催进度的，再不催上半年的任务都完成不了了。”

明确了“催进度”这一主题，你再去谈框架，包括问题、原因、措施。

具体到每一点，比如问题有哪些？再去找对应的素材。这样出来的内容，才是有针对性和定向性的。

3.说得清楚与写得漂亮

说得清楚和写得漂亮之间看似是矛盾的，其实不矛盾。

比如讲话稿，不同于普通的书面报告，要让领导讲的铿锵有力。因此，讲话稿不仅要追求说清楚，还要写得漂亮。用词要精准、多用排比句、成语以及古诗词。

当然，公文的前提是说得清楚。如果做不到说得清楚的同时又写得漂亮，那就退而求其次，做到说得清楚就行。

4.符合规格与符合风格

符合规格与符合风格之间，公文尊重规格，应该怎么样就是怎么样。

而讲话稿就需要体现领导的风格，让他讲得铿锵有力。如果不符合他风格的内容，可能他就只能念稿，效果就会不好。

有的领导喜欢自己发挥，那只要写300-500字的提纲就够了。

而有的领导风格很严谨，讲话稿会一字不差的背下来。所以，写的时候要写得很漂亮，符合他的风格。

但是会议开完要贯彻落实了，需要写相关通知了，就要严格遵守规格。这时，规格就比风格重要了。

5.适合形势与合乎实情

适合形势与合乎实情之间，该怎么选择？

我认为，公文写作首先要合乎实情，同时也要适合形势。

举个例子，某次全会开完以后，我们理应学习该全会的精神。

恰好，之前有某个领导的某个讲话的解读，单位决定组织大家学习xx讲话精神，通知都已经发下去了。

想让领导推翻通知学习最新的全会精神，感觉不太现实；对新的全会精神视而不见，又有些不合形势。

那我们是不是可以做适应性的调整，比如1个小时的学习，前面20分钟讲xx讲话的解读，后面40分钟讲xx全会精神的解读。

这样做，既不违反已经发过的通知，又能合乎当下的最新形势，一举两得。

四、写好公文的3大方法

公文写作要想写的好，有哪些方法呢？

1.学会积累

学会记录，积累足够的素材。

除了事件过程、结果外，数字、图片、音频等资料都要有，最好还能记录当时的感慨、感悟。

感慨、感悟往往是稍纵即逝的，如果不立即记录下来，后面就想不起来了。把它写出来，会让人感觉身临其境。

2.学会筛选

光有素材还不行，还要对素材进行筛选。

不是所有素材都是有用的，需要做分类和精炼，方便使用。

所以有时间的话，我们可以按照原因、过程、成果、教训、感悟等等标签，把已经写过的素材筛选分类。要用的时候只需要电脑搜索一下，就可以找到并使用了。

如果是鱼龙混杂在一起，那等于没准备。

3.多去练手

还有一个很重要的，就是多练手。

假设自己要写一篇公文，那它的目的是什么？可能会用到什么样的篇章结构？要用到哪些材料？

格局是虚拟的，但篇章、架构和内容都是真材实料的。

平时注重材料的收集、筛选以及撰写，真正要写的时候就可以得心应手了。