办公室文件制作技巧(办公室的文件管理办法！学会布局，做个高效人士)

一、文件废弃和缩减的方法

在办公室里，总会有各种各样的文件，如果不经常进行管理 的话，就会造成空间浪费、查找时间增加、保存文件时间增加、 购买文件柜增加等很多浪费，成为阻碍业务效率的白色污染。因 此必须对文件及时处理。处理文件的一般方法如下：

1. 资料尽量共享

对个人所有的资料和文件进行分类，不必要文件彻底削减， 实行资料的共享化，防止信息的私有化，最大限度地减少部门文 件量。

2. 保管、保存、废弃的分类（制订废弃基准）

对部门所有文件的保管（放在办公室里），保存（放在文件仓 库），废弃进行区分，把不必要的分类处理掉。

如何区分保管、保存、废弃呢？有一种方法可以参考。可以 把每一张文件贴在墙上，进行比较—研讨—改善。关键是各个部 门应明确规定废弃基准，根据基准废弃时，坚决不要犹豫。

3. 推进无纸化

推进办公自动化，利用内部网络，对简单资料利用电子邮件 等形式，实现无纸化浏览与审批。

4. 计算削减成果

文件整理以后，不能忘记对成果进行确认。可按照下列方法 计算文件削减率，并确认文件削减达成度。通常能够削减 40%~50%进行保存、废弃，其他留在办公室保管（例如测定文件 堆积高度的方法）。

文件削减率(%)＝ 保存、废弃文件堆积高度 整理之前文件堆积高度 ×100%

5. 会议资料的电脑化

会议资料要尽量电脑化，避免添加会议一结束就扔掉的资料。

6. 废除前期业务

采用复印式或计算机化，尽量减少人工前期业务。比如会议 中安排秘书直接用笔记本电脑记录会议的内容，可以避免先在纸 上手工记录，再输入电脑的重复劳动。

7. 使用电子白板

对会议内容、决定事项，为了避免人工抄写记录，利用电子 白板记录并复制下来。对输出记录整理成 Word 文件，也是一种 抄写只会增加人工和浪费时间，不如直接使用。

8. 废除草案

制订文件时如果先要制订草案，则会增加一倍的时间。为解 决这种问题尽量使用文件修改容易的 Word 程序。

9. 削减复印量

复印会造成时间、人工、纸张的浪费，所以要提倡“一个原 件”的原则，尽量减少复制文件。通常采用的手段有公告栏，传 阅，内部电子邮件等。

二、文件的保管方法

根据文件废弃基准，对判定为保存或保管的文件，装订成文 件夹，并要保证任何人对必要文件 30 秒内能够取出。具体按如下方法进行：

1. 原则：只保管一个文件夹

根据 One Best 原则：One File，One Location 的原则，使公司 的文件不重复保留，在指定的场所只保管一本原件，禁止文件夹 个人所有。

2. 确立分类的体系和分类项目

确立文件分类体系，对文件进行层别，分类。

进行文件夹管理，文件夹侧面奇缝标明大分类（业务），文件 名，文件编号，文件收录日期，收录文件名，保管期限，保存期 限，管理责任者等（如图 6-7 所示）。

3. 制订目录

制作文件摆放位置清单，方便任何人查取。

4. 可视化管理

文件摆放的位置与数量要做到一眼就能看清楚，常常利用颜 色标签或对全体文件摆放后画一条斜线（如图 6-8 所示）。

5. 文件使用者的明确化

使用文件时标示使用者。

6. 文件管理体系的运行与维持

明确文件管理责任，选定资料管理担当。尤其对文件的保管 （存放在办公室）和保存（存放在资料室）进行明确区分，定期 进行资料整理，运营和维持文件管理体系。

三、临时文件保管方法

1. 文件处理的方法

原则上文件和资料要共同保管，不得个人所有，但临时文件 根据具体业务性质，允许个人保管。个人保管临时文件时，在个 人办公桌规定的临时保管文件抽屉里保管。

所谓临时文件是指制订、处理当中的文件，日常文件（记录 类，处理当中的采购书等），个人经常参照使用的业务指南（业务 处理手册等），电话应答内容资料，个人业务管理资料，个人参考 资料等。

对以上内容，按照下列步骤进行文件处理：

（1）规定分类基准。

根据文件的性质、种类等，设定分类基准。

（2）规定文件整理形式。

根据文件种类尺寸，选定适当的文件夹。

（3）确定文件地址。

确定文件存放位置。

（4）张贴文件夹内部目录。

这是为了便于了解文件夹里内容，贴一张目录。

（5）确定取走文件夹时的记号。

研究制作标记，如制作提示取走人身份的标签，放在取出文 件的地方。

2. 文件管理 One Best 原则

所谓文件管理 One Best 原则，就象办公文具一样（只保留一 支笔，一块橡皮等必要的物品），只备一份或一种的文件整理和文 件保管的基本原则。实施这个原则的目的是消除各种浪费（如表 6-8 所示）。

例如：如果做到 One Paper（一个文件一张纸的原则）和 One Original（不复印，只保管原件）的话，就可以防止不必要文件的 发生和消除办公用纸的浪费，以及保管文件所需时间的浪费。