人事常用office办公软件技巧(9个Office技巧，高效又实用，帮你1小时搞定一天的工作量)

大家好

今天，我们要为大家介绍的是 Office 软件之间的协作小技巧，希望能帮到大家~

有需要的小伙伴可以点点关注收藏，以后查找起来更方便。

很多人做PPT就是Word搬家，但有些经常连Word搬家都不会！

一行一行复制粘贴？太傻了！

将一份 Word 文档，通过在 Word 中选择【发送到 Microsoft PowerPoint】功能，快速生成一份结构清晰的 PPT，大量减少复制粘贴文本的时间！

实现这个操作，分两步：

? 在大纲视图内，对 Word 文档设置大纲级别

? 将 Word 大纲文本转化成 PPT

在开始菜单栏选择【视图】-【大纲】

进入大纲视图后，对文本设置大纲级别，方法如下图所示：

设置好后，在 Word 中找到【发送到 Microsoft PowerPoint】功能。

从【快速访问工具栏】中，选择这个按钮，就可以几秒钟快速生成一个原始 PPT！

接下来只要点击应用一个PPT主题，这个白底PPT就可以快速换装，套入一个微软的PPT模板，一个差不多的PPT就可以完成了。

可以自己试试，会颠覆你对Office的认知。

习惯使用PPT的人，使用Word会多有不习惯，比如绘制框图或者多元素要批量处理，PPT中可以一键框选，而Word不能……

很简单，只要先通过【插入】-【形状】，先先插入画布。

然后将形状或其他元素放到画布里，就可以通过鼠标选框选择多个对象了，就像在Word中内置一页PPT。

前面讲了Word 能变 PPT，PPT 自然也能变成 Word！

学生党、开会党和培训党，经常需要把课件、会议的 PPT 内容转成 Word 打印出来。

操作需要频繁的复制粘贴，极度浪费时间和精力。

三步，就可以节省 N 小时复制粘贴工作，在几秒的时间内立马搞定。

? 按 F12 键；

? 点击【保存类型】，选择【大纲/RTF文件】，确定；

? 使用 Word 打开。

在我们工作中，有时候会遇到一些统计信息。

比如统计人事信息，最后信息统计到 Word 里，可能就是这个样子：

可是交给老板要求是 Excel 表格，怎么办呢？

别怕，简单两步，我们就可以将 Word 信息处理成 Excel 表格格式。

? 将信息复制到 Excel 中

打开 Excel，将 Word 信息复制粘贴到 Excel 中，可以看到，每行信息在同一个单元格。

在 Excel 中对文字信息进行拆分，就可以轻松搞定 Word 文档转换 Excel~

选中该列，选择-【分列】，在弹出的选项框中，【分隔符号】下勾选【其他】，手动输入中文输入法的逗号，点击确定。

看，利用 Excel 的数据合并拆分功能，处理信息是不是超级快！

是的，Excel中的多列合并，我们可以借助Word解决！

复制Excel中的数据到Word → 选中表格 → 依次点击【布局】--【转换为文本】，选择「段落标记」，之后点击确定。

这时候，会发现合并后出现了空格，别慌，先把数据再复制回Excel表格，按F5键，定位时选择「空值」，删掉，多列合并就完成啦~

有的小伙伴会觉得这样操作显得麻烦，那是因为这里涉及的数据较少，如果给你的几百行数据，你会感谢这个快捷操作的~

如果你在Word中做了这样一个表格：

如果复制粘贴到Excel，立马出现下面情况：

What？！整个表格都毁容了，Boss 肯定炒鱿鱼。。。

有木有方法很好搞定？

? 按【F12】，点击【保存类型】，选择【网页文件】，确定

? 打开 Excel，点击【文件 / 打开 / 这台电脑】，选择网页文件，确定

? 搞定，保证 Word 表格完好复制到 Excel

Excel 擅长数据处理，但少侠们总被 BOSS 要求在 Excel 输入 N 多文字，而且不能排版，BOSS 看到糟糕的阅读效果，立马就来一波攻击。

你知道吗？

先在 Word 排版文本，然后复制进 Excel，文本排版不会变化！

效果是不是很明显？！

做工资条、邀请函是每一位职场人必备技能，如何只用 1 秒就可以搞定 1000封邀请函呢？

如果你懂得 Word 和 Excel 的协作法门-邮件合并，那真的是轻轻松松就解决了。

? 点击【选择收件人】，【使用现有列表】

? 选择目标 Excel，打开，确定

? 点击【插入合并域】，选择目标字段

? 使用预览效果，检查是否出错

PPT中加拼音很麻烦，但Word 中添加拼音十分简单，只需一个按钮——【拼音指南】就可以搞定！

我们只需要选中要标注的文字，点击开始菜单栏中的【拼音指南】按钮，就可以一键标注拼音！

选中要标注的文字，点击开始菜单栏中的【拼音指南】按钮，即可实现一键标注拼音！

而在操作过程中，我们注意到出现了这样一个页面：

仔细看红色方框中的字符，这不正是我们一直在寻找的拼音符号吗?

将拼音符号复制，再粘贴到PPT的文本框中，看来标注拼音也不是那么难嘛~

怎么样，软件之间的协作，你学会了吗？

每一个软件都有各自所擅长的领域，比如Word的文字处理，比如Excel的数据处理，比如PPT的图像处理。

不要逼迫任何一个工具去做它不擅长的领域，想要高效办公，首先要选对工具。

一旦你有了组合拳，你发现你的竞争力会远远超过你的同学、同事