摘要：收文及收文的归档工作是基层单位执行上级指示、发挥自身职能、完成各项工作及最后形成单位文书档案的重要形式和手段，它的工作量大、涉及面广，工作不认真或程序不对就容易出现纰漏，严重的还会对单位的正常工作和形成的文书档案的质量产生重大影响。本文就现阶段如何提高基层单位的收文办理水平，如何对基层单位的收文归档工作进行有效管理提出了自己的看法和经验，供文书、档案管理人员参考。

关键词：基层单位；收文；归档

目前，在很多基层单位，文书人员兼职档案管理员的情况非常普遍，往往存在着做文书工作的不懂档案管理，做档案管理的不了解文书工作等问题。笔者认为，要想做好收文及文件办结后的归档工作，主要应注意以下几个方面。

1. 做好文件的登记工作

无论是上级部门发来的文件、通知，还是平级单位发来的函件，文书（档案）人员都要严把收文关，做到由专人来统收、统办、统管，对来文核对无误后，及时签收，详细登记。

可以采用excel表格进行登记，内容应包括：收文日期、文件题名（无标题的文件应代为拟出简明确切的标题）、成文机关、原文号、收文号等。纸质版文件应加盖收文章、填写收文号。最后，准确填写并打印公文处理单并附于文件之上，使其随文运转。

2. 做好文件的传阅工作

1.1 文件的浏览阅读文书（档案）

人员必须先浏览文件，理清其大致内容和需要解决的问题，然后阅读文件中的重点部分，对文件进行一个初步的了解。最后，将那些与本单位有直接关系的文件放在最上面，而那些与本单位关系不大的文件依次排后。

1.2 文件分类

为便于领导批阅和各科室传阅，文书（档案）人员要根据实际情况做好文件的分类工作。我们一般应采取以下处理方式：一方面，将重要的、紧急加急的文件以红色标记的文件夹夹装；另一方面，把来文按一定的类别、一定的内容分装于其他的文件夹中。

1.3 文件的批阅

首先，红色标记文件夹夹装的重要的、紧急加急的文件，必须第一时间呈分管领导批阅，并将批示精神与文件发送至相关科室，在科室承办的同时，呈正职领导批阅。第二，一般文件按类别分呈各分管领导批阅，并按其批示拟定传阅科室进行传阅，最后，待其他领导批阅后，再呈正职领导批阅。

1.4 文件的传阅

在文件的处理过程中，要准确理解领导批示意见，凡是批示意见中涉及的部门要一一传阅到位，无特殊原因，不越位传阅，不随意颠倒文件流向。在传阅文件的过程中，要随时做好文件流转的登记工作，理清领导批示内容、办理程度等情况，做到每一份文件的处理过程都有一条清晰的运转轨迹。

3. 做好文件的催办工作

文件都具有时效性，文件的办理效率直接影响着整个单位的办事效率。文书（档案）人员必须具有较强的时间观念，尽可能地简化流程、科学管理，最大限度地提高办理效率。遇到重要或紧急加急文件、领导又外出时，一方面要将文件精神电话告知，一方面要请示领导将文件超前性地分发给相关科室，及时承办；如果领导忙于其他事务忘记批阅文件时，还要适时委婉地予以提醒。

文书（档案）人员要随时对所办的文件进行核查，跟踪落实情况，杜绝文件的积压或漏办，督促科室在要求时限内落实承办事项。可采取发催办单、发电子邮件或电话询问等形式进行，切实做到事事有结果、件件有回音。文件办理完毕，应及时注明落实单位、落实时间和落实结果，并将办理情况整理后，反馈分管领导和正职领导阅知。

4. 做好文件的存放和归档工作

文件办结后，文书（档案）人员要把这些文件进行整理和有序排列，尽量保存原件，销毁多份的复印件。

每年年终，应根据文书立卷、归档的有关规定，及时分类整理归档。归档工作是文书处理的最后环节，文书（档案）人员要站在对领导负责的高度，及时开展文件的鉴定工作，划分保管期限，认真做好文件的归档工作，以此优化档案质量，以便安全保管和有效利用。

重要文件的归档。第一，永久保存的文件：针对性文件，如批复类的、单位改制的、单位名称更换的、职务任免的、表彰处分的等；方针政策性文件，如决定、规定、办法、意见等。第二，长期保存的文件：需要长期执行的方针政策性文件，非主要职能工作但要贯彻的政策法规。文书（档案）人员要对永久和长期保存的文件进行分类整理归档。

一般文件的归档。比如一般事务性的通知等只需短期保存的文件，可以按收文号顺序排列，按档案管理相关规定存放一段时间后，进行销毁。由于我们已经保存了全套的电子版文件，因此不必担心这样做会带来什么损失，没有必要将其整理、装订成短期保管的文件，存放若干年后，再进行销毁。特别是在一些委托档案整理的单位，这样做可以节省一部分经费，还可以节省一部分档案存放空间。

电子文件的归档。全套电子版的收文件，由于不占用档案存放空间，查找方便快捷，可作长期保存备查。

5. 做好文书档案的安全保密工作

文书（档案）人员要严格按照单位保密制度的要求，严格按照文件的阅知范围办事，在运行和处理中及归档后妥善保管，并时刻注意、经常检查自身的言行，防止遗失和泄密事件的发生。

6. 做好文件的电子化运转及电子档案保存

随着各级政府部门办公自动化（OA）系统的普及和各基层单位办公自动化（OA）系统的建立，收文的处理、归档工作迎来了新的巨大的变化。我们可以方便、快捷地从上级部门收到电子文件，然后，可以通过办公自动化（OA）系统直接进行文件登记、文件批阅、文件分发、文件传阅，领导的批示可以直达科室，科室的承办结果可以及时反馈，可以在系统中进行催办和承办，直至文件办理完结，文件的操作过程清晰顺畅，办理结果一目了然。最后，还可以自动生成年度收文目录，自动生成办理完毕的文件传阅承办单。

随着信息化程度的不断提高，我们还可以将办公自动化（OA）系统与档案管理系统对接，自动完成文件的分类、文件保管期限的界定、文件的归档、文件的备份与保存、文件的鉴定与销毁提示等工作及有权限地提供或非保密性文件的检索查询、利用服务，实现文件处理的全自动化管理。

但是，在现有条件下，在文件的电子化管理进程中，在电子文件带来种种方便的同时，我们仍须注意：

第一，电子文件档案的纸质化电子文件必须通过设备来完成阅读，可能会不符合一些领导的阅读习惯，或者领导忙于各项事务，不可能长时间坐在电脑前完成文件的批阅。另外，据档案管理相关规定，仍需保留纸质版文件的归档要求，因此，文书（档案）人员仍需打印一份纸质版文件供传阅和归档保管。

第二，电子文件档案的备份每个单位都拥有数量众多的电子文件，以至于再大的硬盘也有装不下的时候，而且存放于电脑硬盘或移动硬盘，包括存放于办公自动化（OA）系统都是十分不安全的，病毒、死机、误操作都可能对数据造成不可挽回的损坏。

目前，最佳的方法就是选用DVD光盘刻录。首先，要注意刻录机与盘片之间的兼容性，即选用记录盘片染料编号多的刻录机和选择著名品牌、使用最广的盘片；其次，要采取双备份及分开存放原则，降低由于盘片自身质量及刻录操作带来的信息损坏率，及避免各种人为或自然灾害带来的意外损坏。

第三，电子文件档案的保存要注意保存环境的阴凉、干燥，避免强光、灰尘，定期检查盘片的读取情况，一般的盘片寿命达10-15年，好的盘片寿命可达30年以上，应注意到期前的再复制。

总之，提高收文及归档管理水平，需要文书（档案）人员具有强烈的事业心和责任感，需要不断实践、不断总结、不断提高，遇到具体问题要具体分析、灵活对待。

作者：余建华

来源：管理观察