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今天继续本系列文章，让我们来看一看一些文件管理的现状。

文件管理的现状和挑战

在不少小微型企业中，文件管理都是一个陌生的名词，身处其中的员工从未觉得文件是需要管理的，管理者也对此不置可否，因此造成的现状是，文件如同散沙一般，放置在任何可能的地方，比如个人电脑，或者个人的网盘工具中，具有非常大的风险。

即使有文件管理的意识，每个团队也有各自的方式，甚至每个人也有自己的方式。同时，文件管理的成熟度与科学度也是千差万别的。

这些个性化的文件管理方式本身是没有问题的，也能够与个人或者团队的需求相适应，但一旦涉及到协作，那么这些方式将会对协作带来非常不利的影响。

当文件管理呈现一盘散沙，各自为政时，会带来以下的不良后果，相信大家或多或少也遇到过。

而更具危害的是，如果对于这些“散沙”失去了控制，很多机密文件将变得不再机密，因为当一份机密文件及其复制品分散在了不同人员的手中，并可以由其随意分发时，这份文件未来走向将是未知的，根本无法保证其机密性。

从文件管理映射到生活管理

对于这类管理的不重视，其实也和个人的生活习惯密切相关的。

当我们看到一个人家里是乱糟糟的，或者一个人在家中从来不管整理和收纳，并将原这些任务都交予自己的家人时，那么这个人也基本上无法管理好自己的文件，更不要谈与他人的共享和协作了。

我们可以回想一下，当我们到图书馆去时，是否总能够发现图书摆放得井井有条，每一位读者通过图书查找工具，都能很便捷地找到自己想要的图书。

而到了一些人的家中书房时，我们就会看到多级分化严重，有些能够保持图书馆级别的图书摆放，而有些则是东一堆西一堆，毫无规律可言。

图书摆放的整齐，并不是为了仪式感，或者为了装饰，而是一种生活的态度，因为在这种情况下，我们能够快速而精准地定位到自己想要的图书，减少时间上的浪费，并将节省下来的时间用在更为重要的事情上。

无论我们生活中的图书、写作稿，还是工作中的各种文件，都需要做到井井有条。

对文件的收口式管理

我们同样需要对文件进行收口式管理。视企业的成熟程度，可以分为两个层级的收口。

第一个层级是，设立企业文件的主管部门，并不一定需要一个正规的文件管理中心。

作为企业文件的主管部门，该部门应负责制定整个企业或集团的文件管理策略，规范流程和保密策略，统一文件管理工具，然后将其下达给各个部门遵照执行。

每个部门在深度领会精神后，可以根据自身的现状，制定相适应的策略。

为了确保文件管理策略的良好执行，该主管部门最好是由职级较高的人员组成，同时尽量将数据统计工作同步纳入文件管理中，便于每周对管理的文件数量进行汇总，了解策略执行现状。

另外，需要由主管部门进行定期检查，并对一些疑难问题进行指导，确保每一个部门都能以一个统一的策略实现文件管理的“共建”。

是的，这一层级的精髓就是“共建”。

第二个层级是，建立企业级的文件中心，文件中心管理人员直接向分管高管或总经理汇报。

在这种组织架构下，文件中心不仅仅是策略的制定者和管理的引导者，而是真正将策略和管理落地的先锋队。

文件中心将作为整个企业层面的文件管理中枢，将企业内部的文件上升为真正的资产进行统一的管理。

文件中心可以按以下步骤进行实施：

1.梳理现状

了解各部门在实际业务过程中所涉及的文件，并进行统一归类整理。

2.制定策略

制定统一的文件管理策略，初期应确保简单易用，能在最短时间内得到落地。

3. 试运行

挑选一两个部门/项目的文件进行“试运行”，并根据试运行结果对管理策略进行微调。

4. 落地和宣讲

确定文件管理策略以及文件中心和各部门协作的整体流程，对各部门进行宣讲，然后初步进行落地。

5. 答疑和优化

在落地和运行过程中，文件中心负责对过程进行跟踪，就各部门提出的疑问点进行答疑，并收集各个部门的意见，不断优化管理机制。

和知识管理一样，文件管理越早开始越好。无论是团队规模的扩大，还是需要建立针对新业务的团队，都能受益于好的文件管理策略。