高频办公技巧(5招为员工减负，上海三菱的数字化解法)

如何让组织的每一个基层员工获得持续性的价值感？

这是每一个笃信长期主义的企业需要解答的问题。

9月21日，在2022数字韧性秋季「钉峰会」现场，上海三菱电梯信息经理谢璟分享了上海三菱电梯的数字化痛点场景，以及在接入钉钉开放的PaaS生态后业务端的改变。

成立于1987年的上海三菱电梯有限公司，是电梯行业top10企业里面唯一一家有国有控股的合资企业，电梯保有量110w台，市场占有率排名第一，且每年新增10w-15w台新电梯，是全国最大的电梯公司。

庞大的组织，复杂的场景，紧迫的需求，构成了上海三菱电梯数字化试炼场的天然条件，也正是通过数字化，上海三菱电梯负责电梯安装、维保的几万名一线员工得以找到“减负”的方法，找到自我价值实现的方法，从而解决企业业务痛点，实现真正的降本增效。

一、统一平台，高效办公

没有统一的办公入口，业务之间充满信息孤岛，曾经深深困扰三菱。

“在上钉钉之前，三菱的员工办公要打开七八个应用，包括收发邮件、IE、通信等等”，会上，谢璟分享到，员工往往在时间紧张的情况下，容易记错、记混密码，只得求援信息部，进而耽误工作，“遇到紧急、重要的事宜就会有点崩溃”。

的确，过早的信息化并不能成为企业的优势，甚至会造成过多的业务入口，在统一接入钉钉后，谢璟表示，这一痛点得到了直观、长效的解决，“只需要打开钉钉一个应用，就能在平台上找到对应的人、部门和解决方案”。

二、一台手机，一个入口

对于上海三菱电梯来说，无论是维修还是服务，一线业务员在处理繁忙工作的同时，都面临着大量的同总部信息协同的工作。

过去上海三菱电梯的业务条线移动办公能力薄弱，一线员工外出工作必备两台手机，谢璟解释道：一个用于通信，另一个则用于接收内部平台的信息，“带来的影响就是减效、干扰工作流程的顺畅”。如今有了钉钉，无论是通信还是接收信息，都能够在一台手机中轻松操作，并且无需切换应用。

三、公私分明，沟通聚焦

跨部门沟通是企业的高频场景，沟通是否即时往往影响业务进度。

“过去公司内部即时沟通难度很大，特别是遇到跨部门合作的情况，沟通渠道有限，就不得不占用私人交际的信息通道”，谢璟表示，私人社交工具上加了大体量的公司同事，伴随而来的是公司信息安全也存在极大风险。

由于能够对私人生活和工作有清晰的划分，如今钉钉成为上海三菱公司内部最高频的办公协同软件，据统计2022年日均消息30000 ，日均日程使用1000 ，这也使得员工在工作时更加聚焦，在跨部门合作上，沟通效率直线升高。

四、无纸办公，盘活资产

数字信息作为如今企业的重要资产，往往容易在纸质化办公中被遗失。

上海三菱公司成立时间早，20多年来沉积了包括电梯设计图纸、维保记录等等在内，堆叠如山的纸质资料，“光是租个库房来存放，房租就比办公室的租金还高”，谢璟表示，过去企业面对重大价值的企业资产却无法盘活，甚是可惜。

在使用钉钉后，上海三菱公司逐步将纸质资料迁移至钉钉文档形成知识库，让企业历史悠久的积淀成为宝贵资产，并且能够被盘活、发挥价值。

五、数字大脑，赋能一线

新员工往往成为企业潜在的不确定因素之一，正因此人才迭代问题往往制约企业前进的脚步。

“过去，年轻的维保人员如果在现场遇到棘手的问题，比如电梯型号不熟悉、故障类型没见过，不知道怎么修，用什么配件等等，往往束手无策”，谢璟解释到，“要知道没有两台电梯是完全一样的，维修备件更是种类繁多。”

如今，上海三菱电梯接入钉钉机器人，一线维保人员在钉钉群里提问，便能获得“老师傅”随时随地的指导，“原本平均长达15天的电梯维修时间也可以缩短到平均3天”。

这五大痛点，实际上只是上海三菱电梯数字化的冰山一角，谢璟分享到，数字工具和技术正在治愈一线员工的作业痛点，大幅度为员工减负，“让他们能够更加聚焦于复杂场景的应对，服务韧性增强、质量提高”。