excel办公技巧通知(Excel表格设置到期提醒,条件格式+函数+表单控件技巧)
- 办公技巧
- 2023-09-12 22:58:27
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日常工作中,涉及到合同到期管理、物流发货设置、员工生日提醒等场景时,我们可以在Excel中进行突出显示设置,以防错过时间。
方法多种多样,今天我们就以员工生日为场景,进行演示:利用条件格式 函数公式以及表单控件制作的小技巧。
当月提醒
部分公司为了节约成本以及烘托气氛,会在每月的月末,为当月的所有员工办个集体生日,所以我们只需要筛选出生月在当月的员工即可。
首先选中所有的员工信息,依次点击【开始】—【条件格式】—【新建规则】:
弹窗中选择【使用公式确定要设置格式的单元格】,接着输入以下公式(注意D列的绝对引用):
=MONTH($D2)=MONTH(TODAY())
最后在“格式”中设置醒目的颜色,这里将当月过生日的员工信息标注为红色。
动图展示如下:
具体到天提醒
同样我们也可以将生日提醒具体到多少天。
增加一列辅助【天数】列,输入公式:
=TEXT(D3,"m-d")-TODAY()
公式解读:
TEXT是文本格式化函数,这里我们将出生年月日格式化成月日,比如公式将“1997/11/21”格式化成“11/21”,TODAY()函数返回当日“2022/11/04”,两者做差,Excel会默认将“11/21”补齐年份(当年),也就是2022/11/21减去2022/11/04,结果返回17。
这样员工还有多少天过生日,就可以直接筛选,除此之外,我们还可以优化一步,利用自定义单元格格式,将已过生日不显示(为负数)。
选中D列数字,Ctrl 1键,调出设置单元格格式窗口,选择【自定义】,输入类型:
还有0天过生日;;今天生日
数字分为正数、负数、0;在自定义单元格格式中,三者通过英文状态下的分号“;”进行分割:【正数;负数;0】。
这里我们将正数的格式设置为:【还有0天过生日】,这里的“0”就是正数,会自动填充;将负数忽略(不显示,两个分号之前没有内容);0显示为【今天生日】。
动图展示如下:
表单控件
我们也可以设置多个表单控件,去动态筛选不同时间段内的员工。
首先通过【开发工具】插入一个【选项按钮】,修改名称,接着右键设置控件格式,值勾选“已选择”;单元格链接选择E1单元格。
利用同样的方法,在插入3个选项按钮(都链接到E1单元格),分别修改名字为1-4周内,如下图所示:
接着选中所有数据,添加条件格式(步骤同上),只不过在输入公式修改为:
=AND(TEXT($D2,"m-d")-TODAY()>=0,TEXT($D2,"m-d")-TODAY()<=$E$1*7)
用于判断员工生日所处的周期(1周内、2周内、3周内、4周内)。
设置完毕之后,点选不同的周数,员工生日提醒会相应的变化。
动图展示如下:
小结
通过设置员工生日提醒,我们学习了Excel条件格式、TEXT函数、today函数、自定义单元格格式以及表单控件的用法,可以发现的是,在Excel中,要实现某一功能,往往是多技巧联动使用。
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