踢皮球办公技巧(办公会议痛点多，如何有效开会？)
#头条创作挑战赛#
你认为有必要每周都要召开一次周会吗？
大多数人都认为，开周会没有任何意义，只会白白浪费时间。
很多公司的会议效率非常低。
一言堂的公司：老板车轱辘话来回说，没人干活。一场会议下来，老板问：“你们懂了没有？”没人点头，没人摇头。会议结束后，大家该干嘛干嘛。老板从不考虑员工听懂没有，听进去没有，在每周的例会上这样的情形如此往复，没有达成共识的会议，是注定执行不下去的。
踢皮球的公司：这不是我的责任，那不是我责任。销售部业绩差，为什么销售业绩差是因为产品质量差业绩不好；生产部说采购的原材料不符合要求，为什么采购的原材料不符合要求；采购说公司没有钱，只能去找那些劣质的供应商，公司账户上怎么就没有钱呢？为什么财务没有拨款呢？财务部说，因为销量不好，公司账上就没有钱，没钱怎么支付货款。皮球踢来踢去，这样的会议根本就没有任何的效果，是一场无效的会议。
开周会有没有用，完全取决于你怎么开。
好的周会，可以把年度、季度、月度的目标落实到每天。
每周周会，可以让各部门了解到各自的工作进度，互相沟通，防止信息不对称。
开周会，也能暴露出团队的问题，从而解决问题。
那么作为老板，如何高效地开周会？
01会议前
会议主题：凡是会议必有主题，开周会必须要有明确的会议目的。会议纪律：凡是会议必有纪律，会议通知列明会议纪律，会前再次由会议主持人宣布会议纪律，会议主持人把控会议节奏，迟到的要处罚，不按流程进行的、发言带情绪主持人要及时提醒。会议时间：凡是开周会必须守时，会议应做到准点开始、准点结束，为每项议程设定一个大概的时限，如果长时间无法得出结论，可以暂时搁置，以免影响到其他议题。会议记录：会议记录人要做好会议记录，每一次的会议都要有一个决议，每一个决议都要有一个具体的执行者和完成的时间。会议准备：凡是会议必有准备，不开没有准备的会议。会议材料：在重大会议上，必须事先将会议资料发放给参会人员，参会人员要事先了解资料，并作好充分的准备，以便让参会人了解会议的目的，而不是在进入会议室后才思考问题。
逐一沟通：管理层会议，老板要在会议开始前，进行一次单独的交流。在交流前，要检查各个部门的数据报告。
通过逐一沟通可以了解到各个部门都有哪些问题需要共同配合协助，并归纳出共性问题。这样才能在每周的会议上，对各部门遇到的问题有更深刻的认识，并且思考如何让各部门管理层共同协作来解决这些共性问题。
开周会就是为了解决问题，不能解决问题，就没有必要开周会。
02会议中
会议议程
会议前要有一个清晰的会议议程，会议主持人要在会议开始前作解释，每一次会议都有一个流程和发言顺序，首先是回顾和总结，然后是计划，然后是讨论解决疑难问题；会议结束后的必须有决议。
互通消息
首先，回顾上周工作。
工作业绩方面：
上周最重要的工作是什么？
取得怎样的成绩？
完成的情况怎么样？
如果没有完成，主要原因是什么？
管理团队管理方面：
有什么好的管理经验可以分享？
员工的积极性不高，怎样激发他们，并发现他们的内驱力？
上周做得最好的要做分享，供大家学习。
每个部门，都会面临类似的管理问题，这些案例也可以帮到其他管理者，思考该如何管理团队。
老板要提炼总结共性问题，然后集思广益。大家共同来讨论怎么解决，达成共识。
对比复盘
除了互通信息外，部门管理者还要对比复盘。
基于业务数据报表复盘，哪些做错了，哪些做对了？
进步的原因是什么？
还有什么不足？
怎么提升？
通过复盘，总结自己的经验，巩固自己的优势，改进自己的劣势，才能取得下一个阶段的胜利，这就是对比复盘的意义所在。
会议结论：
凡是会议必有结论，会议的目的是为了解决问题，如果不能达成一致，那就是在浪费时间，因此，会议主持人要把控会议节奏，整个会议时长最好不超过2小时。会议的主持人要设定一个时刻，现在是60分钟，30分钟，10分钟。会议决议要作记录，当场念出以证实。
如果没有确定的结果，可以重新商讨，确定的结果，立即进行实施。
行动部署：
完成互通消息与对比复盘后，要确定会议结论，下周的重点工作目标是什么。
根据目前的数据复盘结果，讨论下个周要做什么，并部署下一周的工作。
下周最重要的三个目标是什么？
目标定好后，如何把目标拆解为任务？
优先级是什么？
想要达到什么样的结果？
基于这个结果，打算怎么干？
在团队管理上，下一周准备做哪些事？谁主导？谁协助？什么时间节点？结果要求是什么？奖惩标准是什么？
03会议后
会后跟进：
凡是会议必有跟进，要建立会议后跟踪的流程。没有任何输出的会议都是无效的，所以，无论会议结果如何，都要将会议的重要信息记录下来形成会议纪要，并且让全员知悉。如果有什么问题在本周没有得到解决，或需要继续跟踪，那么将在下一周会议中给予一个明确的答复。
这就是会议的基本的流程。每周例会看起来比较繁琐，但对管理本身却非常有益，有效的会议可以能保证我们一直走在正确的路上，既做正确的事，也能正确的做事。
因此，管理并不是一件简单的事情，要想成为一个优秀的管理者，必须要有一个好的管理习惯。多学习多训练。
会议训练：
凡是会议必有训练，要想让员工快速地成长，就必须把培训看成是一种节约时间的投资。培训员工，实质上提高了时间价值。关于如何组织每周的例会，为各级员工做好会议培训：会议怎么召开、怎么主持、怎么记录、怎么追踪、怎么处理意见分歧、如何现场汇报等等。通过培训，才能让公司开周会更有效率。
总结
会议结束了，却没有人去执行，是无效会议。
会议结束了，却不检查工作，等于无效会议。
会议结束后，抓住不落实的事，追究不落实的人，才等于落实。
最后的话
高效率的会议，能极大地提高团队的合作和交流。
高效率的周会，要有成果，要有进展，要有计划，要讲问题。
用事实和数据进行沟通。
开周会，是为了解决问题的。不是做思想汇报，更不是做故事汇报。
参考飞书会议记录模板
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作者简介
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近10年的企业管理与企业咨询管理经验。
做过职业经理人，也曾创业过，积累了不少成功和失败的经验。
企业管理运营实战派，操刀及带队运营过很多项目。
努力去做一个新媒体写作的长期主义者，希望与你一起成长，共同交流。
我是@筱筱Camellia [来看我]关注我，与你一同成长。
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