夏天是办公室装修的好时节，今天分享一篇关于办公室装修采购的经验内容。

办公室装修采购是一个比较专业的采购类别。据狸办公和一些同行的交流，很多公司的办公室装修采购是由行政负责，或者由工程部、地产部负责，由采购部负责的比较少。

装修采购总结主要有以下特点：

专业性比较强。办公室装修这个品类和做差旅、会议、活动不一样，需要有专业的知识和经验。

采购品类比较多。一个办公室装修项目除了装修外，还有消防、暖通、弱电、AV音视频、家具，如果有食堂还有厨房设备，如果有展厅还有数字内容等采购，内容比较多。

控制预算。办公室装修的预算需要考虑的除了装修成本外，还有过程中可能变更的成本，需要我们有极强的成本意识。

涉及到很多跨部门沟通。大多数公司装修主要牵头部门是行政，IT负责弱电，市场部负责展厅，财务负责预算，法务负责合同，内控和内审负责流程审计，如果是政府补贴项目还涉及到GR（公共事务部门），所以很多部门会参与。

流程合规。办公室装修这个品类具有模糊性，不同的设计、不同的材料、不同的工艺，代表的就是不同的价格，所以需要确保流程合规，避免产生灰色地带。

基于这些特点，要怎样才能做好一个办公室装修项目的采购呢？这里分装修前、装修中、装修后三个阶段分享一下经验。在装修前，需要确定采购计划和预算，并进行市场调研，了解各种材料和工艺的价格和质量。在装修中，需要密切跟踪工程进度，确保工程质量符合要求，并及时解决出现的问题。在装修后，需要做好验收工作，确保工程符合设计要求，并做好维护保养工作。

装修前需要了解：

老板的心理预期？

老板对装修的心理预期通常会影响整个装修项目的规划和执行。作为装修采购人员，需要了解老板对办公室装修的标准和风格有哪些要求，是否有特殊需求，如是否需要独立的机房或食堂等。例如，狸办公曾经拜访过一个公司，老板喜欢健身，因此需要在设计中考虑建立一个半层的专业健身房。这就需要提前进行设计规划，以满足老板的需求。

总体预算有多少？

总体预算是装修项目的基础，需要与财务部门申请。在考虑预算时，需要考虑到不仅仅是装修费用，还包括所有相关的家具、弱电、工程管理费用，以及需要预留一定比例的变更费用。由于装修项目常常会超出预算，因此一开始就需要考虑部分不可预见费用，通常10-20%是比较正常的。

需求部门有哪些？

一般我们会面临多个需求部门，举例，总牵头是行政部，弱电是IT部门负责，展厅是市场部门负责，预算是财务，合同是法务等。

是否有成本控制岗位？

前几年有个电视剧不知道大家看过没看过，赵又廷和孙俪演的，叫《理想之城》，里面孙俪演的角色就是造价咨询师，也就是成本控制岗位，整天在和材料报价打交道。那为什么项目需要成本控制岗位呢？办公室装修项目比较特殊，报价科目里主材、辅材、人工费、措施费一大堆，这个时候一般需要一个专门的成本岗位来核算整体报价，如果公司没有这个岗位的话可以找第三方的审计公司来帮助进行成本控制。这个岗位对装修项目总体成本的把控很重要。

需要提前进行风控管理吗？

为什么要做风控管理呢？办公室装修不同于搞一场展览或者一场秀，不管花多少钱搞了一场活动，结束后总会拆掉了，花钱贵了也就贵了。但是办公室一直在的，特别是一些大的项目，很容易被怀疑，是不是花钱花贵了？这个时候，如果项目过程里内控全程参与的，从采购招标、施工变更、项目结算都有审计的过程，那采购就会轻松很多。万一对装修过程有疑问，可以先把审计报告拿出来。所以主动要求内控部门参与全过程才是确保流程合规的重要前提。

办公室装修中的一些要点：

采购分类

装修采购一般分为以下几类：

咨询服务类：包括审计、项目管理、造价审计和监理；

装修施工类：包括施工总包、消防暖通分包、用电增容等；

专业分包：如弱电、会议室的音视频等；

设施运营类：如PM2.5空气治理、空气检测、直饮水、健身房等。

在采购过程中，需要注意以下几点：

供应商评估

选择正确的供应商是成功采购的关键。在选择供应商时，需要注意以下几点：

避免选择名气大、证照齐全，但实际项目管理能力弱的企业；

避免选择施工管理能力较弱的企业；

避免选择报价过低，低于正常市场价格的企业。

合同签订

在签订合同时，应尽量约定清晰，包括是否是总价包干、罚则、分包管理费率、结算审计模式等。

变更控制

装修变更几乎是必然的，因此需要提前在设计阶段充分沟通，考虑清楚各个场所的用途和功能，尽量减少变化。

配合审计工作

针对审计，需要调整心态，把审计看作是对自己工作的保障。尽早和审计部门配合，如果有风险及时提示及时排雷。

装修结束后，建立一套数据汇总和复盘机制是非常重要的。以下是需要进行的几个核心点：

完成项目结算

项目结算是指对所有项目进行总清算。这个阶段通常需要花费较长时间，因为装修已经结束。因此，将一些变更金额的确认放在这个阶段进行是比较有利的，也可以避免供应商在后期产生纠纷。因此，有时可以将一些过程中的矛盾点策略性地放在结算阶段进行讨论。

项目复盘

复盘是为了总结项目中做得好的地方和需要提高的地方。对于采购部门来说，可以通过案例总结出一些采购策略的问题。例如，对于一些小项目，可以通过复盘讨论是否可以将多个采购任务合并在一起招标以提高效率。对于一些大项目，可以拆解某些分包并自行招标。

项目数据统计

项目结束后，需要统计签署的所有合同数据，并形成自己的数据库。从两个维度来看，一个是横向的，看单个项目花费多少，从而形成整体单价信息；另一个维度是纵向的，可以查看单项分包的价格。这些数据可以成为未来项目的基准线，帮助我们更好地控制成本。

采购策略总结

通过历史项目，我们需要提前为未来的项目做一些准备。例如，对于新建办公室，是采用设计施工一体化还是设计和施工分开？是否有外地的项目？是否需要提前储备资源？后面的总体规划如何？是否要安排出一些优先级？这些问题都需要在采购策略总结中考虑清楚，以便为未来的项目做好准备。

总结下装修项目成本控制的几个要求：

装修前：需要提前了解项目信息，包括预算信息、竣工日期和需求部门等。

装修中：需要注意供应商评估、合同签订尽量约定清晰、过程中注意变更。

装修后：需要进行项目结算和复盘、项目数据统计和采购策略的总结。

关于装修项目合规控制的几条建议：

摆正心态，积极配合。

第一时间让内控部门参与讨论，保证透明公开。

过程中让内控全程参与。

主动要求进行结算审计。

办公室装修品类对采购的收获：

提高职位重要性。

提升跨部门沟通能力。

拓展采购渠道。

建立合规意识。

以上是装修项目如何做好成本控制的一些分享，希望能让采购同学或从事装修工作的同学对项目过程有个大概的了解，并注意避免踩坑。