文 | 赵金金

万众期待的2020开年，因为新型肺炎疫情的影响，近6成的企业在春节假期过后，纷纷开始了远程办公。最早一批开始在家办公的是2月2日，而2月10日又有一波人复工开始在家办公。

全网关于远程办公的讨论热度居高不下，众多网友纷纷吐槽各家领导发布的奇葩远程在线办公守则：

每天早9点，晚5点开早晚会，每个人下班前都要发送当天工作日报；

每条通知消息半小时内必回收到，微信随时在线，快速响应工作需求；

开启全程视频，一定要用电脑端通讯工具，如果超过2小时以上没回复，就按照旷工处理；

……

其实早在2015年的时候，据美国统计局数据，就有24%的美国员工有部分工作甚至是全部工作是远程完成的。咨询公司Global Workplace Analytics曾在2017年的研究结果表明，过去10年里远程办公的比例增长了一倍多。

事实上，管理者想尽一切办法，制定新式在线办公守则，主要目的是为了督促员工按时完成任务，实现高效工作。

然而，对于我们大多数职场人而言，远程办公是一个新鲜的尝试，很多人习惯了在固定职场办公，全身心的投入，从而获得高效率的成果。

那么面对这种新式的办公体验，不仅员工需要调整自我时间管理，管理者更需要升级自己的管理思维，实现团队双方共赢的远程办公高效工作局面，对此，本文将从以下三个方面深入探讨：

第一，从管理者角度而言，远程办公情况下，自己面对的管理挑战有哪些？

第二，面对挑战，领导者为何要升级管理思维；

第三，领导者如何远程管理团队。

01、从管理者角度而言，远程办公情况下，自己面对的管理挑战有哪些？

一般来说，企业之所以不实行或者很少实行远程办公，是因为在很多管理者的认知里，他们认为远程办公，自己管理员工会有以下几点明显的挑战存在：

✦ 员工在家工作会有惰性

在家远程办公，很多人对于自己的住所有一定的熟悉依赖度，卧室和工作区域没有明显的界限，所以会表现地没有在办公室那样的积极勤奋。

✦ 团队人员不能线下集中开会，无法头脑风暴

原先在办公室的时候，团队人员都在一起，但目前大家都因为肺炎被隔离在家，本来经常可以做到的线下集中开会，现在也实现不了。

✦ 员工都不在眼前，不知道有没有在做事

远程办公，领导不可能时时刻刻盯着一个员工，让他做事情。

✦ 缺乏团队感

心理学研究表明，一个人如果长时间不与外界接触，会造成一定的沟通障碍，尤其远距离容易让人感受不到团队的氛围。

✦ 需要立即回复的消息，总是得不到回复

我们在办公室，都是在电脑前，有消息会立马回复。而在家远程办公总会有各种各样的情况出现，导致不能及时回复信息。

总结起来，管理远程办公的员工，管理者面对的挑战，不外乎：不能随时随地的“看见”员工的真实工作状态，没办法即时指导或者纠正员工的行为，影响了惯常的管理控制实施，导致团队工作效率低下。

实际上，携程网曾经进行过9个月的实验，研究“在办公室办公和在家办公的效率对比”。最终研究发现，在家办公的员工的工作效率提高12%，其中8.5%来自更长的工作时间，3.5%来自每分钟更多的工作量。

也就是说远程办公并不必然导致产出降低，甚至可能会提升产出，主要是看领导怎么改变升级自己的管理思维，采用合适的方式方法来更好的引导员工去高效工作。

02、面对挑战，管理者为何要升级管理思维？

1、传统的管理思维定势，容易阻碍新式远程办公管理的工作效率

平常员工在办公室上班，管理者习惯了密切关注员工，留意他们的行为，这样就能知道员工到底有没有在做事情，既传统的监督管理方式。正如上文提到的领导对于公司员工的要求：微信随时在线、全程视频、即时回复收到等。

但这种管理思维模式恰恰是限制了员工想要高效的完成工作。下达这个指令后，员工会出于对自我空闲时间的心理防御，而下意识拒绝去完成领导布置的工作，最终造成工作没办法按时完成，工作效率很低。

兰卡斯特大学管理学院教授莫拟迪帕·塔拉弗达曾说过：

“现在人们有了更加灵活的工作方式，而且可以在电子设备上一直保持‘在线’状态，传统的朝九晚五工作模式已不再有意义。高科技设备有利于顺利交接工作任务以及其他事宜，这对管理者大有裨益，不仅提升了他们的幸福感，而且相较于之前死板的工作模式，这种方式效率更高。”

如果不改变升级传统的管理思维，势必会阻碍远程在线办公管理的工作效率。

2、管理者需要明确的是：远程管理员工，要的不是工作时间，而是精力的投入和工作产出的增加

在《精力管理》这本书中，提出了一个比时间管理更具革命性的概念，即将时间管理提升为精力管理。这一概念更加强调的是让我们多关注精力的投入和对应的产出结果如何。

面对如此突如其来的疫情，远程在线办公已成必然趋势，那么管理者，首先就要意识到，即使你能控制员工的上班时间，规定他们微信需要随时在线、按时出现在视频里，但你也不能保障他们是全身心将精力投入在其中的，更别说有工作产出。

根据网上的投票统计数据显示，2月2日在线办公的人数约2亿人，但其中1亿人是在线“摸鱼”的状态。

因此，想要在远程办公中的达到高效工作中，与其关注员工到底怎么利用上班的这8个时间，还不如关注他们的精力投入和产出，这才是实现高效的基础。

那么作为管理者，应该如何管理远程团队，实现真正的团队高效率工作呢？

03、领导者如何管理“远程动态团队”：3个方法达成高效工作

《Remote 》一书中，对管理者的职责进行了清晰阐述：

管理人员需要知道完成项目所需要的资源，了解延误可能发生的位置，在关键问题上有创造力，能够把工作进行分解，给正确的人分配正确的工作。管理者需要做非常多的工作，来确保整个工作流程中遇到尽可能少的问题。

这是远程办公实现高效最重要的工作。

1、改变思维，用有序的例行事务，克服环境多变的焦虑，专注于明确团队目标，分解工作任务

当下是处于新冠肺炎的特殊时期，其实每个人或多或少都会被其影响，从而感觉焦虑不安，尤其是还要适应公司的远程办公。如果此时领导只一味的发布新的工作管理规定，员工想的是要赶紧跟上公司内部的规定变化。可当处于混乱不堪的情况下，没办法作出果断理智的判断，人们此时容易陷入无助的恐慌。

如果此时领导者只是建立有条不紊的例行事务，形成有规律的做法，让人们感受到“一切照旧”，这样的做法可以减少每个人对于工作模式改变的无助情绪。

这样也就解释了为什么全世界的军队，都要求每个军人日复一日的依据标准训练，甚至训练内容非常的单调。因为例行常规的做法，可以让团队建立“一切照旧”的感觉，减弱环境多不安的焦虑和不安。

《云工作时代：科技进化必将带来的新工作方式》一书中提到，如果你不想得到粗制滥造的工作，如果想整个团队能高效协作，就不能因为他们没有在办公室而歧视他们。

即使在远程办公，但是工作秩序依旧要按照在公司一样，而不要盲目的出各种新规定，专注团队目标，分解任务。

在分解任务的时候可以从两个维度进行分解：

①从空间的维度进行分解

在管理学中，有一个很重要的工作方法，叫做“工作分解结构”。读起来复杂，其实总结下来很简单可操作，即把所有的事情会拆分成3个层级：目标>任务>具体要求。

从空间上分解任务，有如下三个需要注意的点：

☉ 每个任务只设立一个负责人，责任由一个人承担

☉ 每个结果相互独立、完全穷尽（MECE原则）

☉ 任何一个任务，都需要定义可交付的结果

在线办公的情况下，领导可以把任务具体分配一个负责人，并且有可以定义交付的结果。比如我领导前段时间给我们下达任务，我接收到的就是，我要负责收集8个领域各自10篇优秀文章汇总在一起。

② 从时间的维度进行分解

☉ 首先，设定阶段性目标。

比如远程办公时间为1周，那么本周的主要目标有哪些，再划分成每个阶段分别要完成什么进度。

☉ 其次，以终为始，倒推时间。

任何一个目标，如果有明确的时间阶段，我们应该根据最终的截止时间倒推之前的每一个分解任务的到期时间。就拿自己在家远程办公为例，本周需要完成5篇文章，一周时间，平均1.4天需要完成一篇文章。

2、统一任务交付节点，具体到个人，跟踪工作进度

正常办公期间，管理者只要布置任务给到部门主管，主管会下发给员工执行。但在远程在线办公这个特殊的时间点，考虑到有员工可能不具备在家办公的条件，或者是有人会网络不畅，家中有突发事件等情况，导致领导在微信群中布置任务，很容易出现员工对工作任务认领消极的情况。

领导者要警惕，员工出现围观者效应，心理学家曾经做过一个实验，是通过在线会议的方式进行的。实验的内容是，志愿者扮演会议发言人，在和参会人员进行网络对话的过程中，他们会假装突然犯病，向对方求助：“呃……我觉得很晕……透不过气来了（气喘声）……我需要帮助……”实验结果根据参会人的多少，而有所不同：

①1VS1的情况：

由于是一对一交流，对方在志愿者还没有说完时，就拨打了求助电话，试图去帮助对方。

② 1VS多的情况：

多人会议上，大家都会先选择等待（平均52秒）。然后才开始有人发言，在经历了三分钟的你一言我一语之后，才有人拨打求助电话。

这并不是因为参与实验的人，有的人更冷漠，有的更善良，而是因为多人同时在线，就有可能发生围观者效应，大家都认为任务应该由别人分摊，原有的责任感就被分散了。这样会让人把危机事件，当做是一件寻常事件。

所以当管理者分配好任务，要布置下去的时候，要统一任务交付节点，尽量设置一个规律。

可以是统一的交付时间点，例如：每周四。这样能让员工更容易的记住提交成果的时间，减少你催促的时间和精力。

3、利用弹性授权方法，以结果和信任为导向，实现高效率协作

远程在线办公，意味着大家并不是像在办公室里一样，员工就在领导面前，大家遵循同样的作息时间，每个人都会有特殊的情况发生，如果成员没有一定的自主权，什么事情都要汇报，这只会浪费时间。

提出“科学管理”的著名管理学家泰勒认为：

“为了提高效率和控制大局，上级只保留处理例外和非常规事件的决定权和控制权，例行和常规的权利由部下分享。”

因此，在分配任务的时候，就应该明确授权，让员工知道什么事情可以自己做决定，什么事情需要请示管理者。

《所谓管理好，就是会授权》一书中说明，实施授权会对应几个环境的变化：组织的变化、管理角色的变化、员工与团队的变化。

而这次远程在线办公刚好就对应了这几种变化，因此，管理者在这个过程中需要做好授权管理。其中，弹性授权是根据工作的内容，将下属履行职责的过程划分为若干阶段，在不同的阶段采取不同的授权方式。精髓在于动态授权的原理，具有较强的适应性。

主管在应用弹性授权时的技巧在于保持与部属的及时协调，加强双向的沟通。

而此次大规模的远程办公的协作，恰巧是管理者要做好弹性授权，以结果和信任为导向地对待员工，将自己从只想着一味盯着员工的监工式管理的职场困境中解脱出来，倒逼领导采用更成熟的结果导向式管理，关注员工在家办公的结果交付，这是避免对方偷懒或摸鱼的方法。

只要有工作成果出来，完成了交付的任务，其实过程员工有没有偷懒，是不是随时在线对于领导来说并不那么重要。

正如理查德·布兰森爵士（Sir Richard Branson）对远程工作的赞颂：

“想要成功地与他人合作，你们必须相互信任。其中很大一部分就是相信人们不管在哪儿都能完成工作，不需要你盯着。”

04、最后

由于新型肺炎疫情的影响，远程办公成为现实，管理者与员工不再是办公室面对面的关系。

这种情况下，管理者面临相应的挑战：领导担心自己看不见员工的真实工作状态，不能随时随地的“看见”员工的真实工作状态，没办法即时指导或者纠正员工的行为，影响了惯常的管理控制实施，导致团队工作效率低下。这些看似为远程管理的挑战，实则是管理则应该升级自己管理思维的讯号，因为新的职场环境趋势变化，使得远程办公成为了现实，固有的传统监督管理的思维和只注重员工是否时间在线已然不能实现高效协作。

因此，管理者可采用以下3种方式来提升团队工作的效率：

1、改变思维，用有序的例行事务，克服环境多变的焦虑，专注于明确团队目标，分解工作任务；

2、统一任务交付节点，具体到个人，跟踪工作进度；

3、利用弹性授权方法，以结果和信任为导向，实现高效率协作。

疫情还未过去，但生活与工作仍在继续。所有的“变化”，都只因其中的人在变；而所有的重大事件发生延展，也都会加速整个社会的改变。

我们一定要相信，在所有人的努力之下，这次新型肺炎疫情一定能过去。同时，远程办公这一新的工作体验对未来企业管理及我们的工作方式产生何种影响，让我们拭目以待。

厦九九：职场二宝妈，上市公司品牌总监，头条签约作者，新媒体写作教练，成长励志书《撑过去，你终将成为更好的自己》作者。新作者扶持计划外部评审员，每天分享职场、个人成长和写作干货，欢迎关注我@厦九九

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