办公软件技巧心得(职场人该怎么提高自己的办公效率？)

新年新气象，是时候用全新的状态，全力以赴了！但这个全力以赴不是猛干，而是有技巧地干，我们需要重视的不是速度和消耗的时间，而是效率。

说实话我没有系统化地去总结和结构化地分析效率提升的话题，但我觉得有必要借着这个机会，用清单的方式，去捋顺我自己在提升效率方面一些小技巧和经验。

写到哪里算哪里，这些元素不存在什么时间线上的逻辑关系，纯个人经验的总结，见谅。

仪式感

仪式感的本质是帮助我们跳脱出“常态化”，就是惯性对我们的影响，它是一种工具 ，为了能量服务的——什么能量？就是我们的情绪资源，效率的很大一部分底色，来自于我们的精力、能量，而仪式感为我们创造新鲜感、一种重新出发的感觉，卸下“按部就班”给我们造成的桎梏；

我的做法如下：

给自己购买喜欢的、有个性的、大牌的、小众的文具，比如皮质手账，并且围绕手账，搭配不同的配件，就像玩具一样，文具的品牌选择很多，好东西拿在手上，赋予你的感觉是不一样的，开会的时候，有一支万宝龙的大班，记录笔记，所产生的郑重价值，也是完全不一样的；

为自己打造属于自己的办公环境，如果工位没有太多的改造空间，可以试试看在桌上铺一个有个性的桌垫，放一些绿植，放一些小手办，即便是一个大笔筒，里面插满了文具，也能为自己提升便利性，也增强仪式感，我曾经见过有同事每每要写东西了，就问其他人借笔，然后丢三落四，怎么页不会归还，试想这种状态，能有什么办公效率呢？

电脑也是要纳入考虑范围的一个资源——大内存、高算力、大屏幕的电脑，在你专注于创造的时候，不至于拖你的后腿，如果你是文字工作者，劈啪作响的机械键盘，也能帮助你快速找到感觉，进入状态；

另外，办公环境的整洁，也是可以在“仪式感”范畴考虑的要素；

所以，环境对人的影响是非常大的，每天早餐到达公司，一张舒服的办公椅，一张清爽、有丰富办公文具的办公桌，配置得当的办公电脑，无不是为你提供源源不断能量的关键资源啊！

我的书桌

精力管理

看到标题很多朋友会直接讨论时间管理等“技巧”方面的话题，我觉得时间管理是需要讨论，但精力管理更是一个效率的系数，有杠杆的作用；

当下职场人最稀缺的资源，就是精力，精力充沛，做任何事情都是事半功倍，试想下，熬了一整晚，心里还挂念着没完成的项目，想着遥遥无期的指标，你的效率哪里来？

要让你每天精力满满，天天虽不至于打鸡血，但也是充满希冀的那种感觉，需要有以下注意的点：

目标、意义感，知道为什么要做这份工作，也知道为什么要接手这个项目，我们常说做一行爱一行，进入一个自己不喜欢的行业，为了糊口而工作，我想很可能是目前职场的常态，但我们不能说就这么认命了不是吗？你要善于发现这份工作、这个项目能给你带来的好处，能帮你提升行业知识？还是能帮你积累人脉？或者是能助你提升抗压能力？因为只有意义感存在，你才会有持续不断的动力前进；

我的第一份工作是电话销售，你说我喜欢吗？肯定不喜欢！天天打电话被人拒绝，有时候还被人骂，每天工作就是打几百个电话，不确定性非常高，一开始的时候完全成不了单，天天跟泄了气的皮球一样，不敢、也不响打电话。怎么办呢？自己想，这份职业的意义在哪里？至少我抗压能力不错，面对拒绝已经麻木了，后来我还发现我对产品、行业的了解非常深，因为要回答客户的所有挑战和问题，我必须做好准备，不然辛辛苦苦联系到的客户，因为对产品不熟悉而被拒绝，是非常不划算的。再后来我发现我的沟通能力也大大得到了提升，我能适时抛出卖点，问客户关键的问题，并在客户的阐述中找到逻辑漏洞，但用巧妙的话术，既维护了客户的面子，又能成单，你看，这其实包含了销售技巧、心态培养、客户服务，产品知识等等技巧的积累，我找到了工作对我的意义，自然也就不再抗拒打电话了。

睡眠、作息的规律，我们常说昼夜节律，什么意思？就是古人常说的，日出而作，日落而息，一旦违反了这个规律，我们的生物钟就紊乱了，那么充沛的精力哪里来？没有精力，办公的效率又如何提升呢？所以我在很久以前，就规定自己11点前必须上床睡觉，早上6点左右起床，保证7~8个小时的睡眠，并且规律化。虽然很难，但慢慢就习惯了，收效甚大，看了手环提供的数据，快速眼动、深睡连续性、深睡的长度，都非常好，人起来后精力充沛，作息规律后，即便偶尔少睡一次，问题也不大，因为长期的规律性，保证了我能量的充沛，至于如何提升睡眠质量，建议可以看下《睡眠革命》这本书里介绍的R90睡眠法；

运动，这个我非常有发言权，我是马拉松跑者，10年前用跑步从180斤减至140斤，整个人轻盈了、不犯困了，内脏脂肪指数从13降到了8；

情绪，这个话题又很大，保持积极乐观的心态，秉持成长思维而不是固化思维，在压力来临的时候有自我纾解的能力，都是保持自己情绪放松，且精力旺盛的秘诀；

时间管理

这里先说一下我对时间管理的理念：

时间是无法被管理的，它只是人类对事物前进的进程和能量变化的一种具象化的形式依托（这是我自己的理解），真正能被管理的，是你自己本身；

管理时间、利用时间，不是争分夺秒，不是把1秒掰成2秒用，而是把时间当成一种资源，合理分配给工作、生活、兴趣爱好，我们常说欲速则不达，大致就是这个意思，只有放松心态，把该做的做好，该玩的玩好，才能达到我们追求的目标——我们其实要的是效率；

再谈一下时间管理的一些方法和技巧：

理念

要事第一：根据帕累托法则，世界上80%的财富掌握在20%的人手里，同理，其实我们人生中80%的结果，产生于我们20%的选择，那么，落实到每天的单位，你80%的工作成效，取决于20%的工作事项，说的白话一点，就是你每天做最重要的那2、3件事情，基本就可以完成80%你要的效果了，如果你觉得说的不对，那是因为你没找到重点，这条反过来理解，就是凡事不用面面俱到，完美主义，第一做不到，第二没必要，这么想一下子就可以给自己解压，提升效率；

我现在每天的习惯就是，一早在自己的手账本上，写下3件最重要、必须完成的工作，再晚也得完成，今天一天的安排都是围绕它们设计的，如果半天就能完成，那我下午就可以以更放松的心态去做别的事情，这个技巧有我自己的总结，也有我看过的一本时间管理书——《吃掉那只青蛙》

技巧

专注：专注真的很重要很重要，在一个告诉碎片化的世界里，我们的注意力是非常稀缺的资源，你一定从很多的时间管理书籍、文章中看到过自己的影子，想要去查一个知识点，然后点开网页发现有个八卦新闻，谈到了某明星怎么样怎么样，突然想到《满江红》的电影票还没买的，打开订票APP准备订票，又看到《无名》的广告，发现里面还有王传君，要不把《我不是药神》也看了吧，哪里有呢？又打开优酷爱奇艺，哇！《狂飙》，都是老戏骨啊！看看有没有更新，对了张译也有，想起《满江红》的票没买，但着实忘了自己一开始要干嘛，已经半小时过去了。

所以要提升专注力，起码做到2点：

创造一个“无菌”的环境，这就是为什么最近自习室大行其道的原因，大家都意识到，有一个好的环境，是学习办公效率提升的前提，没有干扰，是指环境安静，没有噪音，没有撕扯你注意力的闲杂人等，灯光、元素，都不会抢夺你的注意力，这要比在家办公效率高多了；

有意识地让自己朝着“专注”去走，前面提到过仪式感，就是身边有书，面前有桌，手中有笔，臂下有本，一切都是为学习、办公服务的，专注还有一个要素，就是“时间块”，我这里非常推崇番茄工作法，就是pomodoro，我一般写作、看书，都是半小时一个单位，其中25分钟是完全不做任何事情，只专注于眼前工作的，25分钟结束后，会有5分钟的休息，配合上面的“要事第一”，我会用8个番茄的时间块，搞定所有的工作，后面再做其他的事情，心态是非常好的，效率反而会更高（可见心态很重要），其实后续的工作，完全是在一个享受的过程中完成的；

滴答清单的番茄界面

补充冥想，要练，每天十分钟就好，就是连自己的专注力，肌肉需要锻炼，专注力也要，练习专注力的最好的方式就是冥想，把注意力放在当下，不仅能舒缓情绪，更能培养正念。

复盘：是的，人生之大敌是一成不变，而敏捷地调整，是应对一成不变的直接方式，而常常复盘，是敏捷的前提——是记录、思考和复盘。我的做法并不复杂，就2个部分，一个是用软件，记录“时间都去哪儿了”，知道自己是如何分配时间这个资源的，这个是受柳比歇夫这位大神的启发，并且在李笑来《做时间的朋友》这本书里浓墨重彩地推荐，开始每天记录自己的时间使用情况，一开始是手写，后来觉得要善用科技的力量，装了个《块时间》这个app，买了个终身会员，每天在记录、回忆自己的时间使用时，有2个感受：第一是完全对时间的浪费没感觉，有些时间简直是浑浑噩噩度过的，第二记录后发现，其实可以有针对性地调整和优化，不记录不复盘，是不知道的。第二个部分，是每天睡前在手账上做简单复盘，哪里可以删除，哪里可以增加，这是一个思考的过程，每天进步一点点，一年的跨越就会非常大！

块时间的统计界面

工具使用——这部分可能会有些重复，把上面提到我使用的一些工具再做一下介绍，也会增加一些新的

手账本——有仪式感，记录自己的生活，并能随手写自己的想法、灵感、记录重要事项，日常复盘也在上面，需要追根溯源，直接拿出手账本就行，我的本子用的是日本的midori，好马配好鞍，千万别买几十一本什么疯马皮的，或者moleskin的周记本也很值得推荐；

midori手账本

手账本内部方格插页，可以自己配本子

清单——好记性不如烂笔头，清单可以在手账本上，也能用app，我用的是滴答清单，因为软件的设计可以帮你的任务分出结构层次，并且有提醒功能，可视化的效果非常好，更有汇总功能；

滴答清单的清单界面

笔记软件——系统化的信息，一定是要录入且系统化整理的，且根据不同的场景，用的笔记软件也不一样，我的流程是，碎片化信息，我直接写在手账本上，晚上用OneNote誊写，隔日根据类别，把重要的学术信息，录入思源笔记，思源是双链笔记，更适合学习，有更系统化的，就用费曼学习法，做成ppt课件，好，正好转下一条；

办公软件

office365，现在预装的都是正版了，我还是推荐用365，因为带一个onedrive的云盘，个人版一个账户，家庭版200多一年，5个账号，相当划算，如果你现在还不用云同步，用优盘拷贝工作资料，办公效率层面可以说落后50%平均水平了，onedrive的1T空间基本能满足日常需求了，不过夸克、百度现在也有云同步的产品，都可以用，这里要区分下，云盘和云同步是2个功能，不一样；

笔类文具——真真买支好点的笔，即便是LAMY的钢笔也OK，感觉完全不一样；

本子类——我本人是本子控，收集了各类手账、线圈本数百本，最大的体会是，很多时候，手写笔记还是王道，手写记录的感觉，提升注意力和效率方面，手写笔之流还是无法替代的；

时间记录——块时间，我装过很多时间记录软件，块时间的界面和功能很简洁，也很方便，可以自定义时间使用的事项；

其他：

打印机——激光黑白的，必备，想印东西，别老依赖于在公司打，或者跑出去找打印店，很多钱，花出去省自己时间，是最值得的；

电脑——我出差现在放弃所谓的轻薄本了，追求pad和notebook二合一，第一轻便，第二有手写笔，第三可以出差路上看书，比手机舒服；

耳机——耳机也有用，买降噪的，歌单选读书歌单，专注的时候环境音乐一开，那心流模式很快就进入了，我写这篇东西快5000字了，耗时一个半小时，就是专注的成果，花了我3个番茄。

写的有点多，有点啰嗦，都是个人经验，大家可以参考，适合自己的，就用到极致，不适合自己的，千万不要学我，就当糟粕放过它。

祝大家每天精神饱满，神采奕奕，花最少的时间，完成最多的工作，有更多的精力和时间，陪伴家人，享受生活！