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word办公技巧发送邮件(Word选项卡篇——「邮件」选项卡,了解着这些快速制作多封信函)

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  • 2023-07-06 11:54:58
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六,邮件选项卡

Word2016版本中由有个【邮件】选项卡,经常用于制作邀请函和工资条,其功能还是非常强大的。灵活应用可掌握更多好玩又实用操作。

【邮件】选项卡由创建组、开始邮件合并组、编写和插入域组、预览结果组和完成组组成,接下来让我们看看各组中都包含什么功能他们又有什么用。


1.创建组

由中文信封、信封、标签组成。

1)中文信封:创建采用传统中文信封版式的信封,按照引导输入相关内容即可,如图:

2)信封:创建信封和打印信封(可以选择大小、设置地址格式,并添加电子邮政),如图:

3)标签:可以添加发送邮件时所需要的标签。


2.开始邮件合并组

由开始邮件合并、选择收件人、编辑收件人列表三个功能组成。

1)开始邮件合并:可用来创建文档,发送给多人,如图:

2)选择收件人:可以选择收文件的人员列表,支持创建新的列表,如图:

3)编辑收件人列表:可用来更改收件人列表,选择应收信函的特定人员,如图:


3.编写和插入域

由突出显示合并域、地址块、问候语、插入合并域、规则、匹配域和更新标签几种功能组成。

1)突出显示合并域:突出显示文档中的域,从而轻松地看到收件人列表中的内容,如图:

2)地址块:用来添加信函地址,Word中的位置如图:

3)问候语:在文档中添加问候语,如图:

4)插入合并域:在文档中添加收信人列表中的域,例如:“姓氏”、“地址”“名称”等,完成邮件合并后,Word会将这些域替换为收件人列表中的实际信,位置如图:

5)规则:指定邮件合并的规则,位置如图:

6)匹配域:通过“匹配域”,可用来告知Word收件人列表不同域的含义。

7)更新标签:如果正在新建标签,则可更新文档中所有标签,从而使用收件人列表中的信息,如图:


4.预览结果组

由预览结果、查找联系人、检查错误三个功能组成。

1.预览结果:从收件人列表中信息插入合并域,已查看完成的文档的外观。

2.查找联系人:搜索特定收件人,并跳转到该收件人的文档以预览。

3.检查错误:快捷键:Alt Shift K,用来处理邮件合并期间可能会发生的错误。


5.完成组

完成并合并:选择如何完成邮件合并方式,可以选择打开一个新的窗口来查看各个副本。


总结

【邮件】选项卡各个功能介绍到此就结束了,其实创建流程就是这个介绍顺序。除此之外我们在创建时可以左键单击“开始邮件合并”功能,在弹出的菜单栏中选择“邮件合并分步导向”,在弹出的对话框中按引导选择相关内容进行操作即可。

学会【邮件】选项卡的使用,快速完成各种重复性插入不同内容的操作,后续会有针对这类问题的详细操作步骤,感兴趣的朋友可以点赞、关注,若有错误请指出。


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