办公室邮件技巧(汇报的技巧你掌握了吗？（二）)

干得好不如报得好。一个成功的人一定是一个善于汇报的人。

您还在为汇报工作犯难吗？那么接下来我们就继续分享如何汇报工作吧。

五、不要事事汇报，要着重汇报

汇报工作，最忌眉毛胡子一把抓，泛泛而谈，这就要求你要善于对信息进行分析、过滤、总结，从中提炼出有价值的信息，并以他喜欢的形式向他反映。

汇报人员要想在最有限的时间内作出最为有效的汇报，必须牢记以下规则：

1、要以线带面，从抽象到具体

汇报工作要讲究一定的逻辑层次，不可逻辑混乱，讲到哪儿算到哪儿。

一般来说，汇报要抓住一条线，即本单位工作的整体思路和中心工作；展开一个面，即分头叙述相关工作的做法措施、关键环节、遇到的问题、处置结果、收到的成效等内容。正所谓“若网在纲，有条而不紊”。

2、领导关心啥，咱就汇报啥

在汇报的内容方面，要汇报领导关心的工作。

许多你能力范围内可以处理的沉芝麻烂谷子、程序既定的工作，处理了就处理了。事无巨细，统统汇报，也有邀功之嫌。

3、亮出自己的“王牌”

毫无重点的汇报会让人觉得凌乱而没有头绪，因此在汇报的时候要直切自己的“王牌”。

一般来说，汇报者可以把自己负责的或者情况掌握比较全面的某项工作作为突破口，抓住工作过程和典型实例加以分析、总结和提高。

汇报中的这张“王牌”最能反映个人的工作特色。

4、注重结果，领导没功夫看你织毛衣

老板通常都很忙，他没时间，也没兴趣事无巨细地听你说整件事情的来龙去脉，他只关注结果。

当你找他复命的时候，他只想从你口中听到两种声音，第一种是“行，我漂亮地完成了”；第二个是“不行，但是我想出其他的解决的方案了，等您批准”。

至于那些不行的原因，以及你解决问题过程中付出的努力，摸索的过程，他没有心情听你嗦，那是你应该做的。所以，你只需要把结果告诉他。

很多人会想，老板安排我去做这件事，我做了就行，至于没把事情做成，这不是我的责任，因为我已经尽力了。

他没有意识到，苦劳不等于功劳，如果没有功劳，苦劳越大，浪费和消耗越多，领导对你越反感。

六、图表比文字更具有说服力

在公司的讨论大会或与人谈判前，你准备资料时习惯怎么做？

A.言简意赅地把主要内容整理出来

B.用图表和简单的文字说明体现核心内容

研究表明：图表是沟通的利器，一张简明的图表比千百句语言更能清楚地表明你的思想和意图，让繁多复杂的语言变得简单明了，更有诉说力。

“一个图表可以节省一千句话”，它让我们避免忍受长篇大论，避免了琐碎冗长、事倍功半的视觉垃圾。

制作图表时，我们要注意，不是要把它做得很绚丽，而是要简单、有效，让人一目了然，演示生动有趣并产生轰动效应。

在报告中，使用的图表不宜过多，用的图表越多，记住它的人反而会越少。

心理学家研究表明：在一个报告中只使用3～5个图表，会引起听众百分百的注意力；若连续使用20个图表，可能让你的听众记不住其中任何一个图表。

除此之外，还要特别注意图形的使用。

表达未来发展趋势或公司业绩额的过往及现状时要用折线图；

陈述各月份或各年度的梯度量时要用柱形图；

表明各部分的百分比时要用饼状图。

单纯的数据表述时表格效果会更好。

七、模糊性语言会让领导即刻烦死你

当上司问你何时能完成那份PPT的时候，你觉得怎样的回答能更让上司满意？

A.“明天吧，应该可以完成。”

B.“明天中午12点之前。”

不要把“好像”，“有人会……”，“大概”，“晚些时候”，“或者”，“说不定”之类放在嘴边。

尤其是和上级谈论工作的时候。这样的闪烁之词会让他烦死你。

在说服别人的过程中，具体的数字永远比含混不清的文字更震撼、更有说服力！

在职场上，小小的数字真的有那么大的魔力吗？

用“具体”的数字说话。

每一次的总结、构思和谈判她都认真总结，且最大的特点就是用数字把每一个细节和要达到的目标体现出来，给阅读者以视觉的冲击、心灵的震撼。

当你在工作总结大会上说出你的工作总量和预设构想时，具体的数字表达可让你更胜一筹，是你赢得胜利的砝码。

八、汇报工作，不可不知的邮件“潜规则”

这里我们主要介绍一下最常用的电子邮件。

若想打好下一场职场升级战，要先把邮件新规则研究透。学好E-mail规则，善用职场法宝，做个职场牛人是不难的。

1、不要越级发邮件

之所以把这条放在头一位，是很多职场新人自以为比上司能，以为越级发发E-mail告状不容易被发现，在E-mail里还能畅所欲言，比打电话方便得多啊！

其实E-mail的最重要特征就是容易被转发，这一点对于喜欢越级E-mail的“小聪明们”来说是致命的。

2、不在E-mail里“扯闲篇儿”

“扯闲篇儿”是指谈和工作无关的事。

E.mail的第二个特征是容易“留案底”，这一强大特征让E-mail容易变成流言蜚语滋生地。

假如你对某同事有意见、对老板有看法，用嘴巴说说痛快一下就算了，何必发E-mail呢？回头让人家转发给当事人，或复制下来贴在MSN上，就留下永久的“案底”了。

3、不要转发不该转发的E-mail

同样，假如你收到了某某同事发来的带有偏见内容的E-mail，你做到自己知道就行了，并深深感谢他的信任，不要到处转发或复制粘贴，更不要为证明“这不是我说的，是XX说的”而当他人面打开E-mail页面。

要知道，你能对A这样做，你也能对B这样做，你就变成了办公室的不良信息传播者，失去了同事最起码的信任。

4、保留好发送E-mail的证据

有时候E-mail可能因网络问题不能按时送达，也可能不小心被收件者删掉了，或者收件者根本就是故意说没收到，怎么办？

在发E-mail时给自己抄送一份就得了，或者保留在发件箱里。

同样，其他人发给你的工作E-mail也要保留三个月以上再考虑永久删除，以备发生问题时“对质”。

5、私人E-mail躲开公司网络监控

很多公司都有网络监控一说，我们就宁可信其有吧。

我们总有点私事吧，躲开监控也不难，可以用手机，随时随地上网，发送接收都可以避开公司的网络监控。

比如跟恋人谈谈情说说爱，或者跟培训班的老师发发作业，都很方便。

6、让E-mail帮助自己树立勤奋形象

不能半夜给客户打电话谈价格，不能在出差途中、火车上给老板打电话汇报情况，怎么办？

很简单，发E-mail啊。

销售小说《输赢》里有这么一招，你只管在晚上零点之后给客户、老板发E-mail谈工作吧，当他们收到时会为你的勤奋感动的！

同样，在不方便打电话的时候打开手机给客户、老板发E-mail，说一句：我在火车上，周围比较乱，在用手机发E-mail……老板最喜欢这样的员工了。

7、不要忘记E-mail的正确收发时间

同一个E-mail前后10分钟发送可能就影响大局。

比如可以把手机的E-mail收发设置上声音，像短信一样提醒；对于需要在确定的时间点上发送出去的重要E-mail可以在手机的备忘录中将其记录下来，一到时间就会提醒你。

老板可以说没有看到E-mail，但你不能说你没有发。动一动手指头不麻烦，帮你省掉无数的误会、责备。

8、不要忘记正确“抄送”和“暗送”

几乎每位会用E-mail的人都会做的，但却未必做得最合适。

当需要把文件传达给其他人时，固然要抄送到每位，但别忘了要抄送到主管上级、老板那里，虽然他可能根本没有时间看，但这种“以资证明”的行为不可缺少。

尤其是你想表扬你的下属或团队的时候，这种抄送更是比表扬本身还重要。

暗送，不要把暗送当成法宝来避开那些被抄送的人，如果你不想让别人知道你“送”过谁，那最好根本就别“送”！

9、不要让E-mail彻底代替电话

很多人都有这样的感觉，当习惯用E-mail、QQ、MSN或短信时，发现自己能不打电话时就尽量避免打电话，因为“怕人家烦”，尤其是需要道歉、澄清、辞职、砍价时。

血淋淋揭开的事实是：我们的口头沟通能力下降了！我们感觉已经无法面对电话中的客户、老板或同事了！但这样不行！

必要时拿起手机拨过去，用礼貌、清晰、抑扬顿挫的语言跟对方沟通，让对方充分感受到你声音的魅力并被打动吧。