办公技巧培训心得感悟(新年思考：如何提高办公效率 ?)

精益事务性流程改善TPI的思考

在组织经营中，大量的流程和业务规则支撑着企业运营的方方面面，从员工入职、薪资发放、原材料检验及收货、生产线体转产换型到财务应收应付账款等，可以说正是有了这些事务性流程才确保了企业正常运营而不至于发生混乱。

通常我们在企业中比较容易看到或接触到很多工艺流程，也就是跟产品直接相关的流程我们统称为工艺流程，在推进精益转换中更多的资源投入到了在工艺流程中消除浪费提高效率，而大量的事务性流程往往因为隐藏于各种事务性业务过程中并在多个职能中穿插相连而被人忽视。

这些事务性流程中存在的浪费是非常惊人的，很多事务性流程效率极低，并极大影响了各职能部门之间的协同合作，进而影响了组织和企业员工的士气。这些事务性流程在企业所有流程中占到了近90%。

在精益事务性流程改善具体实践中，我们需要特别关注的几个方面：

1. 真正深入业务现场了解流程实际执行的步骤过程。很多时候我们往往进入一个误区，认为现有流程是很清晰的就是我们发放的受控文件里呈现的，或者在文控专员的文件夹里。很多企业管理者并不了解实际流程执行的情况，很多明文规定的流程在实际执行中由于各种原因都已走样或偏离了原来的方向。

所以在事务性流程改善初始首先必须深入现场观察流程在实际执行过程中各职能部门员工是如何做的，每一步都详细的记录下来包括企业系统上和系统下的所有操作，也包括出现异常时实际是如何处理的。

2. 在了解了实际流程的操作步骤细节后通过绘制现状流程图进一步用目视化的方式呈现现状流程的全貌和细节，接下来需要用精益的思想审视现状流程的每一个过程，流程中存在浪费吗？

事务性流程中普遍存在的八大浪费是以何种形式存在或隐藏在流程中的？我们如何识别并将这些浪费逐一消除掉，成为事务性流程改善能否成功的关键。

八大浪费

3. 在事务性流程改善中存在浪费主要表现在：文件反复且在多个职能间流转，信息传递无法做到“一次做对”导致信息传递中间反复修改、补充再修正，信息的发送者发出的信息不是信息接收者想要的；过程步骤的SIPOC分析缺失。职能部门间部门墙很高，信息沟通困难，各自为政，扯皮推诿，效率低下。

4. 事务性流程改善中消除浪费并期望得到一个精益、高效、简洁的流程往往会触碰到职能部门及组织结构的调整，而这恰恰是实际推进中比较困难的地方。

企业高层的管理者在遇到需要优化调整职能部门组织架构从而提高流程效率时，往往会顾虑重重，担心会由于调整影响业务和员工稳定，实际上这也是企业精益转换过程中经常遇到的情况。

在面对变革时是否愿意主动变革，流程中存在的障碍和瓶颈是显而易见的，是愿意主动变革提高流程效率还是继续沿用老的作业方式继续维持现有的低效率、臃肿繁琐的流程？

这是企业管理者需要深入思考的问题，如何从企业长远的发展和不断适应客户和市场变化，主动变革优化企业内部流程，夯实企业自身内部效率基础通过持续的精益改善，提升员工和组织能力才能让企业在竞争日趋激烈的市场大潮中屹立不倒！

作者罗敬，曾任丹纳赫伟迪捷公司精益经理（DBSL）及价值流经理（VSM）