控制间接支出是您业务中最具影响力的方面之一。尽管这可能很困难，但中小型企业面临的许多现金流和财务问题都可以通过适当的方法和流程得到控制。支出分析是这种预算控制的基石。它为财务支出提供可见性以进行更改和灵活性以推动增长。

什么是支出分析？

在您的组织中控制资金的第一步是了解资金的去向。支出分析是组织、验证、检查和报告企业支出的过程，以便为更好的决策提供信息。

如何进行支出分析

围绕支出分析创建可重复的流程，以实现更好的性能和更轻松的报告。使用这六个最佳实践来创建准确且有洞察力的采购数据报告：

1.定义目标

在设定分析目标时，您必须了解需要哪些数据、影响支出的因素以及如何改进。将相关的 KPI 指标附加到目标以确保您衡量进度。有了明确的目标，你就会对成功有明确的定义。

2.列出数据源

识别分析中的每个相关数据源。请利益相关者参与此过程，以确保您从所有部门和相关系统（例如 ERP、营销、财务和 CRM）中提取数据。

3.巩固和清洁

在集中式系统中收集数据，最好是采购或支出分析软件平台。清理重复数据，填补空白，并确保分析中包含的数据的完整性。创建准确且整洁的支出数据记录，以提高组织对这些数字的信心。

4.整理资料

从每个可能的渠道收集并验证数据后，根据公认的方案或分类法安排数据。数据管理可以对可用数据进行更详细的审查。这些知识通过准确的支出分类使未来的项目成为可能。在最好的情况下，所有数字和非数字化数据（例如，纸质发票或合同）都会被收集、扫描和数字化，以供将来搜索。

5.链接和分类

将您的支出与供应商账户、项目和类别等相关来源联系起来。在初始数据准备期间将这些字段填充到数据库中可以让您稍后进行更彻底的分析。

6. 分析和迭代

准备与您的目标相关的分析和报告。建立一个工作流来验证和报告数据，并进行定期分析以随着时间的推移改进支出优化。

支出分析类型

根据您尝试通过支出分析实现的目标，您可能会查看不同类别的数据以寻找可操作的见解。作为整体支出分析计划的一部分，财务部门可以检查几种主要的支出类型：

间接采购支出

大多数公司最常见的不受控制的支出形式是间接采购支出，非正式地称为“尾部支出”。这笔总支出由小额、廉价的购买组成。它可能包括临时订单、公司卡购买、经理批准的现货购买、办公用品和零用现金的支出。其中一小部分低价购买加起来占支出的很大一部分。分析尾部支出揭示了减少不必要支出的机会，从而留下更多可用现金来推动增长。

供应商支出

这是您的组织花在供应商身上的钱。分析供应商支出可以深入了解您使用的供应商数量、您在每个供应商上的支出以及影响这些采购的合同条款。通过分析供应商支出，您可以整合您的供应商名单并通过批量定价节省资金。使用您的数据来协商更好的条款和定价，并加强与精心挑选的供应商名册的供应商关系。

类别支出

这种类型的分析着眼于您将钱花在了哪些类别的产品和服务上。例如用品、产品、固定资产、债务、工资或其他成本中心。类别支出可能会使支出效率低下成为关注焦点，有助于为预算分配提供信息，或作为精简支出的指南。品类管理控制高价品类的采购成本，并使品类采购与业务需求保持一致。

物品花费

比类别支出分析更精细的是项目级支出。在此分析中，您查看每个行项目以确定您的业务需要什么才能有效运行。它可以帮助揭示削减成本的地方。虽然单独谈判这些项目可能比生产更耗时，但这种类型的支出分析有助于采购团队满足这些供应需求并找到潜在的节省机会。

付款期限

在某些情况下，公司可以通过按付款期限检查义务来改善现金流和杠杆率。通过分析这些数据并协商延长期限，您可以降低定期负债并提高现金的资本效率。

合同条款

更好的合同条款可能会降低公司成本并提高供应商的绩效。合同支出分析有助于财务部门了解合同中的条款。它可能会出现谈判以获得更好的条款、更低的成本等的机会。它还允许您将价格和条款分析与行业基准进行比较，以衡量您当前的合同绩效。

白码采购管理系统如何改进支出分析

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