文丨职入龙门

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万事开头难，每门科学都是如此。——马克思

01

前些天朋友小丽和我抱怨在家办公的烦心事！

每次部门群里张罗开视频会议，她都是第一个响应、第一时间准时打开视频等待开会！结果到了开会时间，总有同事不在线，大家又无聊又无奈的苦等。中途领导还不忘抓她当‘壮丁’，联系那些未准时参加的同事，结果人家不是没响应就是不耐烦。她只能如实汇报，然后在电脑前继续傻傻等待。还要保持面带微笑，生怕让领导看到影响感官！但，这有一次自己竟然等睡着了，同事们纷纷趁自己睡觉的时候参加会议，没人喊她！自己反倒成为无故缺席的人，真心郁闷呀……

她天天愁：拖沓且效率低的视频会议，啥时候是个头呢？

我听了小丽的苦恼深表同情。因为小丽团队的问题并不是个例，是很多因大环境变化而迅速选择线上办公团队在开始阶段最常见的问题。

明明是赶上智能办公潮流，为啥高效的线上办公软件反而成为团队内耗的‘帮凶’呢？

“职入龙门”认为：问题出在我们只看到线上办公的新颖形式，却不知道适应新办公模式需要改变哪些旧观念、磨合哪些新技能？于是，所有被大势所趋推到智能办公软件潮流中的人，开始出现了对新事物排斥的各种行为……

02

下面，简单罗列3点导致视频会议效率低的典型问题，处处暴露出人们排斥新鲜事物的小心思！

首先：人在最安逸的环境中很容易受惰性控制缺乏组织纪律性。于是，在视频会议就总会出现有人缺席、迟到或参会态度不认真、整体气氛闲散、低迷甚至消沉等情况。

其次：如果多人同时在线，还会出现网络接收信息（眼神动作和言语）延时的状况！此时就会给所有参会人员带来不舒服的感受！

比如：发言者正滔滔不绝讲述自己苦思冥想的良策，而镜头另一端的同事领导却因为网络问题不停问你：‘你刚才说什么？能再说一遍吗？’。你无奈还得收回自己的思绪，再重新复述之前讲过的内容。

如果是发散思维的人，可能还会忘记刚才说了啥！

如果你表情控制再差点，表现出不耐烦的状态，会得罪镜头另一端所有人！

另外，如果发言者是领导，她以为大家都听懂了，结果很多人因为网络延时都没听到会议重点，更没捕捉到他的表情变化，员工就会倍感压力，害怕被领导突然‘翻牌’，反应速度大打折扣。

最后：多人视频会议发言环节很容易出现员工发言过快、过长、过短、还有用“嗯……呢……啊”等口语拖延时间，掩盖紧张的人……

03

其实在家办公期间，大家都能通过公司下达的各种政策中感受到公司在大环境变动的冲击下是朝不保夕还是坚持砥砺前行。

别看很多人缺乏纪律性，不是迟到就是搞‘睡衣趴’开视频会议，其实大家心理都有一种说不出的危机感！

但人又非常矛盾，明知道不快点跟上新变化，以后的日子就不好过。但仍有人无法控制自己做出排斥新鲜事物的行为。

这充分印证了社会心理学家的观点：“层次低的人，很容易陷入一种自我矛盾的内耗中——自我排斥。”

需要强调一点：人不管层次高低，都不可能认同自己做出的所有决定，肯定会有否定的时候！这就是自我排斥期。

区别在于：

A 层次高的人的自我排斥期相对较短。因为他们即使当时纠结，只要进入自我纠错系统分析问题本质，从正反两面看待问题时，他们则很快能调整状态，适应视频会议的新型沟通方式。

比如：视频会议有延时，听不清大家发言，那就养成开启录音功能习惯。事后认真整理划出重点，你的工作效率和质量自然会更突出！

B 层次低的人自我排斥期就非常漫长。他们始终不愿承认是自己的问题，喜欢把问题推到别人身上！

比如：老板强调参加视频会议人员不能穿睡衣、蓬头垢面出镜头！

有些员工就觉得老板是没事找事！多此一举！就是不配合，在视频会议中各种搞怪……

【总结】同样是被新事物打破原有熟悉的工作习惯，两种不同思维的人的反应速度和思维角度截然不同！

而就是同事之间的这点点不同，就决定了一个人能否抓住新趋势，能否跟得上公司和行业发展新需求！那些跟不上变化还卖力排斥的人，则会变成团队内耗的‘助推者’，当他们尽心尽力把同事送到‘新机遇’手中时，他们也就完成了使命，被无情淘汰了。

我想，这是任何职场人都不想要的结局吧！

04

为了不让自己成为团队内耗的‘助推者’、淘汰的首选对象，我们需要提升参加视频会议的5种能力！

第一种能力：视频会议更需要策略性极强的发言技巧。

因为视频会议打破了空间和距离的限制，让人必须快速习惯与电脑或手机屏幕中的影像化同事领导高效沟通。

此时，就会频繁出现我前面提到的问题：

镜头前的自己或镜头后的同事领导可能都因为缺乏自律性而不在工作状态：溜号整头发的、总出镜倒水的、时不时偷看手机……

此时，发言者要想结束这看不下去的低效率会议，就必须第一时间抓住大家的注意力，让大家支持自己的观点！

第一步：巧妙设计发言内容的逻辑框架！

发言的逻辑重点：针对关键人物、满足关键需求。关键人物包括：领导和意见领袖型同事。

领导是对我们升职加薪、资源倾斜支持的后盾；领袖型同事是号召更多人支持我们的代表！我们的发言内容只要着重攻克这个人的需求，就事半功倍了！

发言内容框架设计的目的：力求内容简练、直奔主题、不拖泥带水！ 发言内容框架设计思路：

第一步： 不管提什么方案或观点，都请先抛出关键人物最感兴趣的需求问题！在一分钟内引起他们的高度注意！这是让方案和观点快速通过，避免开会拖沓的关键方法。

第二步： 提出合理化建议。

第三步：进一步用案例和数据论证建议的可行性。

第四步：给这个方案赋予一个大家共赢的理由。

比如：某水果加盟店线下门店受到冲击，领导召集员工开会找解决办法！有人说应该解决货源问题；意见领袖型同事说应该给员工休带薪假；还有人说应该关闭部分店面……

众说纷纭，视频会议俨然成了一锅粥，白白浪费了3小时也没讨论出结果！

【视频会议发言示范】如果是@职入龙门发言，我就会先提出吸引领导和意见领袖型同事的问题：如何实现第二季度500万的销售业绩呢？这才是保障员工福利待遇的根本！

因为我的问题同第一时间聚焦了他们二人的注意力，这对于我提案的通过有很大帮助。

再进行第二、三步：我会接着谈我对实现500万业绩和保障员工待遇的各种可执行、可推敲的想法……

【分析】这时你会发现大家不吵了，开始听你说话。就算还有人吵，意见领袖型员工也会帮你维持持续……这样你才能把你的观点完整输出。

此时，你需要进入第四步：给所有人一个共赢合作的理由，也就是我前面提到的保障员工福利的方法……

此时，你会发现原本囧长的视频会议，在很短时间内抓住所有人的焦点，既达到领导需要的效果，同事们也都听得清楚明白。

第二种能力：控制发言时间/控制开会时间。

1、员工发言，切记：不管我们的观点或提案设计的多么精彩，也要尽量把发言时间控制在5分钟内！

发言策略：欲擒故纵！千万别心疼自己发言时间被压缩，由于视频会议中每个人的工作状态参差不齐，所以，我们需要第一时间抛出关键人物喜欢的诱饵！让他们主动‘上钩’求你进一步解释说明！

而不是你自己死赖着长篇大论，占用大家时间，抢尽大家风头！

当领导给你时间详细论述与关键人物利益需求相关内容时，时间最好控制在20分钟以内。

因为美国科学家研究证实：成年人类高度集中完成一件简单枯燥的事情时，注意力只能维持在20分钟。 超过时间人就会出错、走神。

反之，如果关键人物不感兴趣，你就快速跳过，把发言机会留给下一位同事。

仔细听、认真总结大家发言的优缺点。这也是反思、捋顺思路的好过程。

别人不管发言多精彩，总有考虑不周的地方，这时你的机会就来了！所以，要有耐心！

2、领导主持会议，切记：把时间控制在20分钟以内。让下属清晰任务完成效果、调动员工积极性快速进入落实工作环节。这是保证视频会议高效进行的前提！

【对策】为了提高会议效果，领导可提前把会议问题分发给员工，给他们充足时间思考并制定出可行性解决方案，在会议上只给每人5分钟回答问题。

由于时间有限，员工都会想办法精炼自己发言的内容，着重突出重点内容！这样就会让员工养成独立思考问题和控制时间的能力！这是视频会议高效的好方法！

第三种能力：控制发言语速！确保所有人都能听到、听懂！

发言中经常会出现语速过快或过慢，声音过大或过小、内容不是囧长就是简短到惜字如金的毛病。

这要是在传统会议中，大家还可以当面及时提醒你重复发言内容，给你调整时间。

但，视频会议却不允许你发言表达方式有问题！因为视频会议最容易出现网络延时，导致信息接收缺失的情况！

举例：连麦延时问题。很多人准时参加视频会议，却把大半时间耽误在连麦延时上，大家都不听此起彼伏的重复说：“喂！喂！能听到我说话吗？”

我相信在场所有人虽然嘴上没说什么，心里都很烦躁。怎么沟通一下这么难了呢？所以，线上沟通看似便利，也有它需要改善的弊端！

【对策】

1、 控制语速。

一般有两种语速过快的情况：第一种：句子和句子之间分不清；第二种：由于太紧张导致吐字不清。

这样发言，即使网络顺畅也会让人很不舒服！这等于是把其他参会人员当空气，大家心理都不舒服，该解决的事情得不到解决，还耽误大家工作时间，这也是导致视频会议内耗大的重要原因。

训练方法——转移注意力法

具体操作：不管领导突然连线你还是轮到你发言，先别着急说话，先默数：“1、2、3！”

这时，你会发现你的呼吸有了调整时间，情绪不那么紧张了，你的大脑就能思考问题，做好发言的准备了。

建议：趁着在家办公阶段，每天一小时练习发言：默数：“1、2、3~”然后说：“张总好、各位同事好……”

当你练习一段时间以后，你会发现发言速度会逐渐变得均匀且不紧张！

2、 好记性不如烂笔头！做好发言提纲展示给同事和领导看！

这是“职入龙门”对视频会议的重点建议！

我们在视频会议中经常因为听不清同事领导发言或被大家各种溜号行为而扰乱思绪，一旦被点名发言则各种混乱。

所以，我建议大家只要开视频会议，就在纸上写好发言框架提纲，在镜头前展示给大家。当然如果你家有白板写上效果更好。

这和投放PPT一个效果。

这样做的好处是：

第一：回答条理清晰，更有自信。

第二： 即使网络延时，大家也知道你发言重点。

第三：表现你对工作的诚意！

这样大家就会对你的发言印象深刻，这点是保证参会人员听懂、听清楚、认可你观点的重要保障！

第四种能力：用思维导图记录所有发言内容，防止溜号错过重点环节。

很多人开视频会议时，就直勾勾盯着屏幕，你以为他在认真听讲，其实他只是一直在欣赏镜头中的自己！这种自恋最容易让参会人员分神溜号！

一旦错过重点内容，你再让人家重复，就显得不专业也不礼貌！

所以，我建议大家为了防止自己过于自恋或无所事事的傻傻‘听热闹’，最好拿起笔在笔记本上用思维导图的框架结构，记录每位发言人的重点内容。

或者在别人发言时，关闭麦克，用电脑思维导图软件记录会议内容。这样即便简单记录，你也能第一时间捕捉到领导和同事们的真实用意和思路结构。

这样，等你你发言时，就可以快速构建差异化思路观点脱颖而出！

当然，如果怕自己打字慢跟不上，你还可以开启录音功能！

总之，只要你想认真听，有的是办法！

第五种能力：发言完毕及时跟进确认！

在家工作并不意味着我们可以任性漏掉任何细微环节。

每次发完言都要把发言提纲第一时间发到公司或部门群内，及时跟进大家是否有听清楚自己的发言内容。

这样，不管你是接受任务？希望提案通过？还是做某项申请？你的需求都有人第一时间响应！

切记：发言目的是为了让别人赞成自己的观点或提案、通过申请需求！

所以，一定要及时追踪发言效果！

与领导和同事沟通有哪些需要完善和补充的地方！不要怕麻烦！

只有多跟进追踪，你才能更了解领导和同事想法，你的方案和需求才能得到优先重视！

根据这次追踪跟进，你又可以提炼出下次发言的提纲，从此形成良性思考循环。

即使中途你缺席会议，你的发言也比别人更能满足关键人物需求，通过率更高！

“职入龙门”最后总结一下：

在家办公正如火如荼的推进，我们每天都需要参加大大小小各种视频会议。为了让自己更快适应智能办公的新趋势，我们有必要锻炼自己的发言能力更好适应视频会议。大家在视频会议中遇到哪些问题？有哪些提高效率的好方法？欢迎在评论区留言分享！帮助在家办公的职场人，快速适应新变化！