腾讯文档办公效率技巧(写作必备7大效率神器，免费超宝藏，让你的收入暴涨5倍)

经常有小伙伴问我，有没有什么好用的写作工具，比如用什么搜素材、用什么保存灵感、用什么记笔记等等。

的确，好的工具能优化写作流程，让写作更高效。所以我在需要时，会先试用几款同类工具，然后再根据需求来选用。

所以，今天要和大家分享我常用的7大效率工具，这7大工具是根据用途来分的。每个用途下可能会有多个工具，供大家参考。

1、笔记工具

要说写作工具，其实平时我用得最频繁的是笔记工具，使用场景超级多。比如看到一个好标题，刷到可以用的素材，突然出现灵感等等，都会随手记录下来，所以好的笔记工具就必不可少。

不过正因为使用场景多，我用来记笔记的工具也不止一个。

1.1.微信组合拳：传输助手 收藏夹

前面简单介绍过微信传输助手，随时随地可以记录，非常方便快捷。而且方式多样，截图、链接、文字、语音都可以。

比如平时零碎时间刷手机，有用的链接直接发送；有趣的朋友圈素材，顺手截图放进去；有用的聊天记录，立刻合并转发；突来的写作灵感，随手记随口说。反正只要是觉得需要临时记录的，都可以用微信传输助手。

但也别把微信传输助手中当成保险箱，里面的内容一定要定期清理。简单的内容整合，可以把内容合并转发进微信传输助手，然后再通过微信传输助手的好基友微信收藏夹收藏，保存为笔记。

微信的这套组合拳对于手机党非常友好，适合简单笔记、收藏资料之类的。特别是和微信关联的内容，十分方便。

1.2.手机备忘录

除了微信组合拳，我经常使用的手机轻量级笔记工具，还有手机自带的备忘录。现在的备忘录功能很齐全，可以输入文字、插入图片、插入语音，可以手写也可以语音输入，可以通过样式简单设置字体、颜色等。笔记可以分类，相当于电脑的文件夹。

下图就是手机自带的备忘录，我截取了几张笔记页面。

微信组合拳不太适合需要编辑的内容，所以一般需要手机输入或者调整的笔记，我都是用这个备忘录。

当然如果是使用电脑端，浏览网页想保存资料，或者想深度加工笔记，希望笔记和文章一样排版、编辑，还能加入其他元素，就应该选用功能更完善的工具，比如印象笔记。

1.3.印象笔记

前面说了，印象笔记更适合在电脑端使用（手机端收藏文章不如微信方便）。它的优势是网页一键收藏，还有笔记功能强大。

印象笔记的网页端，有一个叫“剪藏”的插件，安装好后在浏览器点一下（下图中红色框位置出现的大象标志），就可以一键收藏全文。

而它的笔记，可以算是简易版word。除文字以外，图片、表格，语音、视频等都可以插入文档中（免费版、付费版的大小限制不同）。

我用的是专业版，单条笔记的大小限制是300M。

当然，类似印象笔记的笔记工具还有很多，比如有道云笔记，如果你习惯用它也没问题，用得顺手比什么都重要。

总结一下这3个笔记工具的使用：

微信组合拳，适合手机党，方便收藏资料，简单做笔记、备忘。

手机备忘录，适合手机党，适合多媒体笔记，方便编辑、加工。

印象笔记，适合电脑端，一键剪藏方便收藏，笔记功能强大，内存有限制。

2、知识管理工具：Notion/我来

经常有网友说，Notion秒杀一切笔记类工具。没错，Notion非常强大，号称All in One，也就是说一站式管理所有内容。比如个人管理中常用的：年度目标管理、日常记录、健身计划、书影音清单……只要你能想到的用法，它都可以实现。Notion的基础是模块，Notion的模块有很多，比如文本、列表、媒体、数据库等等。通过不同模块的组合，你可以设计出不同的页面。而这些模块、页面，互相之间又可以引用关联。

这也是为什么Notion的功能如此强大，它就像积木一样，可以随意组合。从我的使用体验来说，Notion的功能确实名不虚传。

不过正因为如此，它也是一个重量级的软件。手机操作远不如微信、备忘录方便。如果只是用它简单记录点文字，实在是有点杀鸡用牛刀。

另外，Notion的强大功能，也提高了使用门槛。想要用得随心所欲，首先得学习使用方法。

所以，我一直把Notion当成知识管理工具，而不是笔记工具。下面就带大家看一看Notion的基础功能。

上图是注册后的个人首页，为了方便讲解，我把页面内的英文改成了中文。Notion自带的个人首页，内有日常和生活两个大模块。可以随意添加新的模块，比如工作。下图加了工作模块做示范。

图中的电影清单、年度目标、旅行计划等等，点开又是一个完整的页面。

在大部分笔记工具中，都是单个笔记记录，多个笔记的需要重新再汇总。比如我现在想建一个纪录片的素材库，那通常的方法是，单个纪录片做笔记，然后再做一个汇总的笔记。或者是通过手动贴链接的形式，把单个纪录片的页面放进汇总笔记。（下图就是单个笔记的页面）

但如果用Notion，通过直接页面引用，无数个笔记可以直接聚集在一起。比如这个纪录片素材库，片名点开可以编辑单个纪录片的信息。这里我没有展开，其实博物类型也可以做一个合集，那样的话，同样可以点开编辑。

这样相信你已经看明白了，它就像剥洋葱一样，如果你有更小的页面，可以一层一层嵌套。

这样的结构非常适合做知识管理工具，什么内容在什么主题下面，内容和内容之间又有什么关系，完全可以通过这样的链接来实现。

下面用我来（我来是国产工具，功能几乎和Notion一样，对英语不好的小伙伴来说更好上手）具体讲讲展开使用的神奇之处：

从上图可以看到，我建了一个阅读的页面，阅读页面中包括书架、书单两个模块。点开书架，能看到目前里面有三本书。点开书单，目前里面有5个不同的书单。

点开书架上的《认知觉醒》，就能看到这本书的页面，里面包括书的介绍、笔记、书评。笔记和书评，还有单独的页面。

再点开书单下的《认知觉醒》参考书单，可以看到《认知觉醒》（显示红色，说明有引用），点开它同样能打开《认知觉醒》的介绍页面。

通过前面的举例，相信你已经看出来，在Notion/我来中，同一条笔记（页面）可以被引用到多个其他笔记中，一个笔记又可以引用无数条其他笔记，也就是平时大家所说的双链。

对于知识管理来说，这样实在是又省力又方便。一个知识点只要做一次笔记，就可以多处引用。梳理知识体系，在保证大结构完整的情况下，还可以一层层细分下去。

所以，如果你想建立或者完善自己的知识体系，Notion/我来就是很合适的工具。

3、清单工具：滴答清单

清单工具主要用于记录每天的工作任务、读书清单，或者其他各种清单式记录，比如购物之类的。

我平时用的清单工具，分简易版和复杂版。简易版和笔记工具一样，可以直接用微信收藏或者手机自带的备忘录，它们都有待办清单。微信的从收藏右上角“＋”进入，下面直接选待办，然后就可以写具体的清单。

备忘录的更简单，打开备忘录，直接点清单就可以写。

简易版适合速记，而且属于有手就会系列，因此这里不过多赘述。这里重点说一下复杂版的清单工具，我比较常用的是滴答清单，它的app和网页版可以同步，所以也很方便。网页版的界面长这样：

如果你学习过时间管理，应该很熟悉收集箱。它的作用是清空大脑，把你记挂的任务，都放到收集箱，这样你就可以专心完成当下的任务。

和简单工具相比，它的优势是可以设置任务时间、任务优先级、子任务、标签、重复任务、任务如何重复、提醒任务等等（绿色框中设置）。

所以滴答清单非常适合一些非即时的任务，比如每天看书一小时，就可以设置一个固定时间的任务。比如你想用一周时间读完《认知觉醒》，每天读一个小时，那就可以设置一个重复一周的任务。时间可以自定义，下图设置的是1-7日。

再比如你想一年读完100本书，那就可以在这个年度总任务下设置子任务，比如每月读完10本书，然后再在每个月下面，定好每本书的阅读时间。

滴答清单的重复功能非常强大，可以有多种选择。比如你想要背诵金句，那就可以选择艾宾浩斯记忆法，也就是根据遗忘曲线来提醒你何时背诵。此外也可以设置天、周、月、年、法定工作日，或者自定义。

所以，如果你有重复任务、周期性任务、长期任务，或者是复杂任务，都可以选择滴答清单，在安排上省力不少。

4、思维导图工具

思维导图很适合梳理知识点、思路、书的内容等，因此我平时经常会用到思维导图。下面就来分享两款我常用的思维导图工具。

4.1.幕布

幕布是在线的思维导图工具，胜在简单方便。同样一个思维导图，它既可以是大纲形式，也可以是导图形式。这对于做书籍大纲之类的线性工作来说，更加方便。下图就是大纲笔记，记录的时候顺着思路写就可以。

记好后点一下切换，秒变思维导图。

再比如拆解文章的时候，我也喜欢用幕布，记录起来层级很清楚。

5、搜索工具

6、微信读书

7、在线文档

如果你不知道该用什么框架来做思维导图，也可以在新建文档时选择使用幕布自带的模板，比如读书笔记、5W1H分析法、三层笔记法等等。

如果你有自己的想法，还可以自建文档保存为模板，比如我就建了拆解文章的模板，这样每次可以直接新建带格式的文档。

此外，幕布还支持导出多种格式，足够日常办公场景使用。

因为是在线工具，幕布很方便，也不用占据电脑内存。当然缺点也有，幕布走的是极简风，所以颜色画面都比较单一，视觉效果不足。如果比较追求视觉效果，那就来看Xmind。

4.2.Xmind

Xmind作为老牌的思维导图工具，有很好的使用体验。从思维导图的角度来说，它的功能更全面。

下图就是它自带的模板，色彩、结构、类型都很多变。

打开页面，在电脑上是全屏显示的，所以画图的时候就很舒展，符合思维导图的发散性。功能上也完备很多，除了基础的主题和子主题，还可以插入各种内容，比如笔记、链接、图片、贴画等等。

做出来效果肯定是比幕布好看很多，也可以根据需求添加很多内容。不过所费的时间自然也是成倍的，所以我只在需要视觉效果要求高的时候，才会去使用Xmind。

另外，Xmind导出的格式比幕布更多，但除了png和pdf格式，都需要会员才可使用。（PS：幕布支持Xmind格式的思维导图导入）

5、在线文档

写作难免会碰到需要在外办公，需要提供外链给别人，需要制作表单，或者需要在线协作的时候，我经常用的有两款在线文档：

5.1.石墨文档

石墨文档可用的文档类型很多（绿色框内可选），同样也可以选用模板。

我经常用的有表格、表单还有团队协作。

比如我会用石墨的表格整理爆文链接，这样分享给小伙伴也很简单。团队协作往往也是用石墨的表格，方便大家填自己的部分。

表单主要用来做一些登记，比如在做课程调查的时候，就可以用它设计一个调查表，填写起来十分方便。

5.2.腾讯文档

腾讯文档可用的文档类型和石墨类似，它的模板资源丰富，办公模板、简历、调查表，甚至视频脚本等都可以找到，不过很多需要会员才能使用。

因为资源丰富，功能齐全，而且可以和QQ或微信绑定，所以使用腾讯文档的人非常多，提供外链的时候经常会用他。

此外，腾讯文档还有一个优势，因为同是腾讯旗下产品，它可以和QQ联合使用，比如通过QQ截图，可以在腾讯文档中识别转换成文字，这比手动转换提取方便很多。

这两个在线文档大同小异，各有特色。我习惯在石墨用excel，在腾讯文档用word。实际上两个功能都不错，大家根据需要自选。

6、素材工具

在素材课，我讲过10个素材来源。这里再讲一些我常用的app。

这三款素材工具，主要是用来搜索金句、诗词、古文的。

6.1.句子控

句子控的侧重就是句子，比如我在写一篇和专注有关的文章，想搜索含有“关注”的金句，搜索句子控就会出来很多相关内容。通过页面切换，可以找到专门的美句，或者匹配度高的句子。

6.2.纸条

纸条是一款作文素材app，和句子控类似，但是搜索到的内容会更丰富。有古今人物、时事热点、名著影视、名言金句四类。

一般我搜金句素材的时候，会两款同时用，可以互为补充。

如果你平时喜欢积累金句，也可以每天用关键词去搜，搜好之后用笔记软件整理，再用时间管理工具设置成背诵任务。这样实践一段时间，很快你就会拥有巨大的金句量。

6.3.西窗烛

西窗烛是很老牌的诗词和古文app，数据库很齐全，对于一般写作来说足够使用。每天打开它会有随机推荐，也可以根据关键词去搜索，另外它的数据库可以根据不同的关键词去看，比如书名、书的分类、作者、主题……

红色框中的内容，都可以点击切换，这些分类都是大家平时写作时常会用到的，所以平时积累也可以通过这样的方式来看。

这三款素材工具，既可以现搜，也可以积累用，正好作为素材来源的补充。

7、查重工具

大家都知道写论文要查重，其实现在写稿也需要查重。因为原创度如果不够，平台是无法标注原创的。所以在平台发布稿件之前，一定要查重。如果是投稿给公众号，编辑也要确认原创度，因为这样最起码能排除抄袭稿。

目前我常用的是在线查重工具，易撰。易撰免费版每天可以查重一次，会员版根据等级，每天可查次数也不一样。

易撰查重的方法很简单，在智能编辑器中导入word，然后点击质量分析，等一会就会出来检测结果。目前自媒体原创度的要求是70，如果低于70，就要自查一下，问题出在哪里。

易撰查重之后，会显示查重过高的句子或段落。你可以根据它的提示，去修改文章重复率高的部分。

这里要给大家解释一下，不要以为都是自己写出来的文字，就一定能过查重。比如你在文章中引用了大片的原文、金句，那这部分内容在查重的时候，肯定是被判定为重复的。

另外你用过的素材，如果很多人用过，而且你的表达习惯又很套路，那大概率会导致重复率过高。

所以不管你是自己做账号，还是投稿，查重必不可少。

以上就是我写作常用的7大类效率工具，希望对你的写作也能有所帮助。