办公物品分类技巧(解读 |《归档文件整理规则》—文件“分类”②)

二、复式分类法及其分类方案

在实际工作中，当归档文件数量较多时，分类工作需要分层进行，单纯采用一种分类方法的情况是比较少见的，较多的是将几种分类方法结合使用，称之为复式分类法。复式分类法的分类方案是依据确定的分类法，分层标列类目名称，以固定全宗内归档文件类别的分类体系。这是机关档案工作的基础，也是归档文件整理的重要依据。下面列举几种常用的复式分类法，并对相应的分类方案加以说明。

I.年度一机构一保管期限分类法

即先将归档文件按年度分类，每个年度下按机构分类，再在机构下按保管期限分类。这种分类方法适用于内部机构设置比较稳定的立档单位。此方法适宜于推行部门整理归档的机关单位，《规则》将其列人条文中推荐采用。此时分类方案为：

2010年：

办公室…….永久、30年、10年

馆室司…….永久、30年、10年

法规司…….永久、30年、10年

…….

2011年：

办公室一一永久、30年、]0年

馆室司一一永久、30年、10年

法规司一一永久、30年、10年

……..

2012年：……..

与此类似的还有年度一保管期限一机构分类法。

2．年度一问题一保管期限分类法

即先将归档文件按年度分类，每个年度下按问题分类，再在问题下按保管期限分类。这种分类方法多用于内部机构复杂多变，或由于机构之间分工不明确、文书工作不正规等原因难以区分文件所属机构，以及没有内部机构或内部机构非常简单等情况。此时分类方案为：

2010年:

党群类……..永久、30年、10年

业务类……..永久、30年、10年

行政类……..永久、30年、10年

2011年：

党群类一一永久、30年、10年

业务类一一永久、30年、10年

行政类一一永久、30年、10年

2012年：……..

与此类似的还有年度一保管期限一问题分类法。

3．年度一保管期限分类法

即先将归档文件按年度分类，再在年度下按保管期限分类。这种分类方法适用于内部机构设置简单的基层单位或规模较小的机关，或者每年形成文件数量少的机关。此方法被《规则》列人条文中推荐采用。此时分类方案为：

2010年：永久、30年、10年

20H年：永久、30年、10年

2012年：……..

4．保管期限一年度一机构分类法

即先将归档文件按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类，再在年度下按机构分类。这种分类方法同样适用于内部机构设置比较稳定的立档单位。此时分类方案为：

永久：

2010年 办公室、馆室司、法规司……..

2011年 办公室、馆室司、法规司……..

2012年 ……..

30年：2010年办公室、馆室司、法规司……..

2011年 办公室、馆室司、法规司……

2012年 …….

10年：

2010年 办公室、馆室司、法规司……

2011年 办公室、馆室司、法规司……

2012年 …….

与此类似的还有保管期限一机构一年度分类法。

5.机构一年度一保管期限分类法

即先将归档文件按机构分类，每个机构下按年度分类，再在年度下按保管期限分类。这种分类方法适用于内部机构基本固定或少有变化的立档单位以及撤销机关的文件整理归档工作。此时分类方案为：

办公室：

2010年 …….永久、30年、10年

2011年 …….永久、30年、10年

2012年 …….永久、30年、10年

馆室司：

2010年 …….永久、30年、10年

2011年 …….永久、30年、10年

2012年 …….永久、30年、10年

法规司：…….

与此类似的还有机构一保管期限一年度分类法

6.保管期限一年度一问题分类法

即先将归档文件按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类，再在年度下按问题分类。这种分类方法同样适用于不宜按机构分类的情况。此时分类方案为：

永久：

2010年…….党群类、业务类、行政类

2011年 …….党群类、业务类、行政类

2012年 …….

30年：

2010年…….党群类、业务类、行政类

2011年 …….党群类、业务类、行政类

2012年 …….

10年：

2010年…….党群类、业务类、行政类

2011年 …….党群类、业务类、行政类

2012年 …….

与此类似的还有保管期限一问题一年度分类法。

7．问题一年度一保管期限分类法

即先将归档文件按问题分类，每个问题下按年度分类，再在年度下按保管期限分类。此方法适用于撤销机关的文件整理归档工作或历史档案整理工作。此时分类方案为：

党群类：

2010年…….党群类、业务类、行政类

2011年 …….党群类、业务类、行政类

2012年 …….

业务类：

2010年…….党群类、业务类、行政类

2011年 …….党群类、业务类、行政类

2012年 …….

行政类：…….

与此类似的还有问题一保管期限一年度分类法。

8.保管期限一年度分类法

即先将归档文件按保管期限分类，再在保管期限下按年度分类。这种分类方法同样适用于内部机构设置简单的基层单位或规模较小的机关，或者每年形成的文件数量少的机关。此时分类方案为：

永久：2010年、201]年、2012年…….

30年：2010年、2011年、2012年…….

10年：2010年、2011年、2012年…….