秘书高效办公小技巧(秘书工作实务的重要基本功：学会观察和较强的思维力)

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第五章 秘书工作实务心理基础

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一、感受能力

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（一）感受

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1. 定义

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所谓感受，是指主体的感官受到各种外界物的刺激所产生的一种相应的心理活动，它是通过感觉和知觉从生活中摄取感官信息，在与感情的同化中获得的一种智能。感受构成了秘书工作实务过程中的重要心理内容。

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2. 类型

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（1）有意感受。有意感受是主体自觉的、有预定目的的感受。它受主体意识和动机的控制，是主体对客体刺激的集中注意。秘书必须全方位地感受生活。

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（2）无意感受。它是指主体随意的、既没有自觉的目的也没有意识到本身的努力而获得的一种意外的感受。比如，调查停电事故，却无意间发现精神文明建设独特的做法。

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3. 特性

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（1）新鲜性。

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其一，表象的鲜明性。所谓表象，是指当前没有作用于感官的对象和现象在头脑里产生的映像，也就是在与记忆中所保持的客观事物的形象。表象鲜明是感受获得新鲜性的必要条件。

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其二，记忆的陌生化。感受的新鲜性除了应拥有表象的鲜明性外，感受对于主体的记忆还应具有陌生化的特征，也就是说，第一次去敲记忆的大门，任何外界信息都可以在上面留下新鲜的痕迹。

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（2）持久性。感受的持久性是秘书对存在于同一时空的客观事物感受的时间长度。在感受的时空坐标系上，感受的时间越长，感受的持久性就越明显。假如没有那长年累月对自己工作所经历的事件、人物的观察、体验，如果不是因为自己心灵深处始终“揣着”创建和谐社会的目标，就不会做出自己的业绩。

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（3）丰富性。

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其一，记忆机制。感受的丰富性是由记忆的脑机制所决定的。记忆是通过神经元的突触（神经元之间传递信息的结构）储存在神经网络上的，这种贮存是扩布性的，感受的丰富性增加了它的触发点。

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其二，生活广度。感受的丰富性是对主体感受的广度而言的。秘书应大兴调查研究之风，最广泛地感受生活、体察民情：各处去看，各处去听，各处去访，调动了视觉、听觉、嗅觉等，从而获得丰富的感受，得到第一手资料，做好为人民服务的本职工作。

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其三，经历广博。感受主体经历广博，同样可以使感受获得丰富性，使它沉淀在感情的记忆里。我们的老一辈的无产阶级革命家就是如此，他们一生历经险恶，出入于炮火之中，探求在建设新中国乃至改革开放的事业中，因此他们的文章，充满活力，充满希望，充满生机，充满信心，充满百折不回的勇气和革命浪漫主义精神。

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（二）感受力

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1. 定义

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感受力，从信息加工的角度看，其实质就是信息获取能力，是指主体在感受事物的过程中，使感受的目的得以逐渐完成的心理特征的总和，也指直接影响感受的效率。

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2. 同化与顺应

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如果把感受能力看作是一个结构，那么，这个结构远不是一次性完成的，而是有一个不断建构的过程。作为一种结构，感受能力有同化、顺应两种作用。其同化作用表现在对外界信息的纳入自身结构时的选择；其顺应作用，表现在对纳入自身结构的外界信息遗漏部分的再选择。从同化到顺应是一个不断打破原有结构、建立新的结构的过程，即所谓“建构”。同化引起结构的量变，顺应引起结构的质变。

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3. “身入生活”与“心入生活”

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“心入生活”是感受能力不断建构的必由之路。“心入生活”是对“身入生活”的进一步要求。“身入”生活，只是深入生活的第一步，而且只是外表的、形式上的；“心入”生活，才是内在的、本质的。

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（三）培养感受力

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1. 观察的定义和特点

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（1）定义。观察，指人们有计划地认识某个对象的知觉过程和认识过程，是秘书取得第一手材料的重要途径。观察过程，并不限于知觉，而常同积极思维相结合，具有很强的个人积极性和能动性。观察是秘书工作实务的重要基本功。

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（2）特点。

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其一，任何观察过程总是包括相互对立依存的两个侧面，即客观内容及观察主体对这一内容的感受、认识和评价。

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其二，观察是多种分析器的综合活动。观察以视觉分析器的活动为主，但并不限于视觉，为了把握对象的多种多样的属性，往往需要多种分析器的联合活动。

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其三，观察是有目的、有意识进行的。观察有能动性，观察是人们根据需要有意识、有目的地进行的，它是自觉的，不是盲目...

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其四，观察渗透着思维。观察的过程是知觉的过程，同时也是思维的过程。随时把观察获得的感性材料纳入自己的认知结构，加以整理和加工、分析和思考。

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2. 观察的作用

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（1）工作前提。鲁迅曾把他的写作经验总结为四句话：静观默察，烂熟于心，凝神遐想，然后一挥而就。这里把观察摆在第一位。

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（2）真实反映。秘书工作实务的原则就是要实事求是，真实地表现主观，真实地反映客观。要想真实地反映客观世界，就必须从观察入手。

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（3）有助思考。观察是基础，思考是关键。如何提高思考的效果，很大程度上取决于秘书工作者在观察上所下的功夫和观察水平的高低。有了大量详细、准确而生动的材料，思考才不是空中楼阁，才不是闭门造车。

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（4）有助记忆。把头脑作为仓库，把观察所得贮存在头脑中并记下来，这是秘书写作的基本功，“勤笔免思”。这是一种行之有效的帮助记忆、积累素材的方法。

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3. 环境观察

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（1）环境。环境是对一定人物而言的，是指围绕人物的一切外在条件的总和，其中主要指各种人物所构成的社会关系，也包括物质条件和自然条件。环境可分为：自然环境，主要指自然景物和自然现象；社会环境，是由人和人的活动所形成的环境。秘书工作实务是以社会环境为主的。

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（2）作用。环境观察与秘书工作的关系是极为密切的。由于人物的活动、事件的展开，总是在一定的社会环境和自然环境中进行的，因此秘书工作决不能离开对社会和自然环境的观察。

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（3）方法。

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其一，总体与局部。到了一个新的环境，经过初步观察，一定会对这个地方有个总印象。观察时把握住这个总印象很重要。有了这个总印象就抓住了事物的全貌、总体，就抓住了事物最基本的特征。

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其二，中心与一般。环境，无论自然环境还是社会环境，都十分广阔，必须善于在纷繁的景物中，选出一个最能代表总体面貌、最能反映基本特征的部位作为中心景物进行重点观察，而对其他部分则做一般观察即可。

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其三，环境与人物。观察环境，最终是要看生活在这个环境中的人。在对人物已有了解的情况下，要重点观察人物的性格对环境的影响。在对人物茫然无知的情况下，要善于捕捉环境的主要特点，从中推断人物的性格、爱好、职业等。

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（4）训练方式。

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1）场所观察。生活场所是社会环境最重要的组成部分，它小到家庭的陈设，大到城市的风光，涉及面极广。场所观察须把握以下几个环节：首先，总览一遍，了解全貌，获得总印象，并为确定观察重点打下基础。其次，确定观察重点。所谓重点，应当是环境中最有特色的部分。发现特色，一是靠比较，与同类的场所一比较，此地的特点就显露无遗了。二是联系生活在这一场所中的人物，例如对高级知识分子的家庭可突出其藏书及雅致的陈设，对建筑工人的临时工棚可突出其简陋、粗犷与实用……观察重点确定之后，就围绕这一重点进行细致的、反复的观察。

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2）场面观察。场面是指在一定的时间或地点里，人们进行某项活动的面貌。场面有大有小，但总是要表现出人物与人物的相互关系。要先从小场面看起，从自己较熟悉的场面看起，这样的场面，事件单一，容易驾驭，待观察小的场面有了一定基础，再观察大型的场面就易于把握了。

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4. 人物观察

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（1）观察重心。观察的重点无疑要放在人物上。秘书工作总离不开人，要做好工作就要从观察人物、积累人物入手。

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（2）深入内心。人物观察的重点，就是人物的内心世界。人物的心理固然埋藏在内心深处，但是它毕竟不像沉睡在地下的矿藏。因为人是个有机的整体，有什么样的心理，必然会在他的形体、面貌、行为、动作，乃至一颦一笑、一举手一投足当中表现出来。深入观察人物的内心，重点在于多思考、多分析，这样才有可能看到人物的真正的内心。

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（3）联系环境。要观察人物，就要把他放到一定的社会关系中去，联系周围的环境，予以全面的考察。人物的某些细微的动作、表情，孤立地看，也许没有多大意思，但是把它与特定的环境联系起来一看，便立刻显示出了新的意义。

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（4）多层性格。生活中人物的性格是极其复杂的，既有其相对稳定的一面，又有其在特殊情况下变异的一面；同一个人在不同的时间、地点，不同的情况下与人相处，也往往会有颇不相同甚至截然相反的表现。人物的性格是一种复杂的立体的多层次的结构，而且时刻处于矛盾冲突中。因此，要注意观察和表现这种多层次的性格特点。

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二、思维能力

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（一）思维概述

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1. 定义

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所谓思维，是人脑的一种机能，是人脑对客观事物的特征和规律性的一种间接的、概括的反映过程。思维与感觉、知觉一样，都是人对于客观现实的反映，不过，感觉和知觉是对客观现实的直接的反映，而思维则是对客观现实的间接的、概括的反映。

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2. 作用

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（1）写作重心。秘书写作像酿酒，观察、阅读所得是原料，原料在人脑中酝酿成熟，美酒流出，即文章诞生。酿酒过程，即秘书写作的思维过程。观察是写作的基础、起点，思维是写作的重心、关键。观察提供了大量、生动、丰富的感性材料，一篇文章，即使再简单，也不应是感性材料的任意涂抹、直接堆砌，它闪耀着思辨光辉、凝聚着思考的睿智。

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（2）揭示本质。生活丰富多彩，事物纷纭复杂，工作千变万化，对于观察所得、生活表象，必须沉淀、消化、加工改组——为揭示本质而深入思维。观察是起点，但观察所得并非都能理解，必待思维机器高速运转，方能高效完成秘书工作。

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（3）驾驭语言。思维、语言不可分割，语言是思维的工具、思想的直接体现，思想须臾不能脱离语言；语言又从属于思维，依赖于思维。想得透彻、写得明白，思维明晰、语言准确，思维深入、语言深沉，思维独创、语言新鲜。

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（二）思维方法

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秘书工作实务中主要是抽象思维。抽象思维是以各种概念、判断、推理为方式，以分析、综合、抽象、概括为基本过程的一种思维形式。方法如下：

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（1）集中。思考中所有信息均朝一个方向聚敛前进，形成单一、确定的答案，其主要功能在求同。如秘书收集资料后，一般都要概括主要问题，即必须使用此法。

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（2）分散。思考中信息朝着各种可能的方向扩散，并引出更多新信息，其功能主要在创新、求异。如秘书实务工作中概括主要问题后，一般要提出解决问题的方案等，紧接着就是对提出的方案进行论证等，都要用到此法。

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（3）臻美。这是指思维活动向着一种完美或完善的臻美境界投射，使思维呈现出一种纵横交错的“过滤”状态。如上面提到的，提出解决问题的方案，就需要“臻美”，以便使方案更加完善、可行。

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（三）思维力

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是进行思维活动时所表现出来的个性心理特征，主要指间接地、概括地认识事物的能力。

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1. 训练途径

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（1）实践。特别是一些需要动脑的实践，如秘书工作中的各种调查活动，都是培养思维力的好机会：一是要善于提问；二是要善于总结。

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（2）阅读。俯而读，仰而思。阅读获得的知识为思维提供了极丰富的原材料，通过读书可以学习作者是怎样思考的，从而在思维过程、思维方法等方面得到启发。

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2. 训练内容与方式

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（1）概括性训练。

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其一，提炼观点。首先，从一定的材料中提炼观点。其次，从现实工作观察到的现象中提炼观点。

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其二，概括人物。首先，从指定的书面材料中概括人物。其次，观察工作中的某一人物，并加以概括。

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其三，概括事件。此项训练题材广阔，读过所给资料，进而概括复述事件梗概，以锻炼思维的概括力。

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其四，提炼标题。首先，提炼材料分类标题。因原始材料极为庞杂，只有对这些材料作恰当分类并拟定概括准确的小标题，才能驾驭住这些材料。其次，提炼公文标题。公文的标题像一面聚光镜，把主要内容和作者意图凝聚为一点，这需要在全盘把握的基础上反复思考，反复比较，反复选择。

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其五，准确定义。用准确而简练的语言，揭示出事物的本质属性，并廓清这一事物与同类事物的不同。

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（2）条理性训练。

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其一，变更。结构顺序标志着秘书的思维顺序。变更结构顺序，要改变思路、调整思维：第一，变更时间顺序。第二，变更空间顺序。第三，打乱所有顺序，块垒交叉，错位摆开。

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其二，对应。即把逻辑顺序正常的一篇公文或一段话打乱，然后理顺、恢复为原来的顺序：第一，调整句子顺序练习。第二，调整层次顺序练习，即提供层次被打乱的一篇公文，要求理顺。

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其三，分类。包括：第一，一次分类。可列出有关事物，运用一个分类标准一次完成分类。第二，多次分类。列出多项事物，按照一个标准分类后再打乱，按另一个标准重分，这样尽可能多分几次，以培养熟练把握分类标准、善于从多角度考虑问题的习惯。第三，鉴别分类。在属于一类的多项事物中夹杂一两项不属于此类的事物，摆在一起，然后把不属这类的个别事物挑出来，并说明原因。这些练习对秘书在工作实务中处理问题极有帮助。

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其四，系统化。一类是由分到总，即把细小的、零散的、片段的材料组织为一个较大整体；另一类是由总到分，主要是对现成的有机统一的事物加以分解，由总体到局部，条分缕析，一一弄清。

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（3）灵活性训练。

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其一，拓展思路。首先是分解法。即把一个大题目分成几个小问题来思考，比如描述性的问题可以分解为什么时候、什么地点、什么人物、什么事件、什么原因、什么结果来一一思考；研究性的问题则可以分解“什么是”“为什么”“怎么样”等来思考。其次是扩展法。分解法是对一个题目内在含义的解剖，是向深开掘的；扩展法是就这一题目与外界事物的关联，向外开拓。比如《雨》这个题目，用分解法，可以划分为“雨的构成”“雨的形态”等来思考；用扩展法，则可以就“雨与交通”“雨与疾病”“雨与生命”“雨与人类”等来思考。最后是背反法。即从事物的相反的方面来思考。比如谈美想丑，谈真想伪，谈战争想和平，谈进步想不足，谈抓紧时间之益想浪费时间之弊。

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其二，改变角度。人的思维往往有惰性，总习惯于走老路，朱光潜先生在《咬文嚼字》中称其为“套板反应”。改变思维角度，首先要能看出客观事物不同侧面的不同属性，也就是说要把通向客观事物的不同思维路线、不同角度摆出来，以供选择。其次是选择最佳角度。选择最佳角度要靠对众多角度的分析与比较，最佳角度应切中要害、得心应手。

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（4）独创性训练。

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其一，发现问题。思维是由问题开始的，提出正确的问题，往往等于解决了问题的大半。发现问题要敢字当头、耐心思考。发现问题的训练可以与观察、阅读相结合，特别注意结合实际，反复多练，提出了高质量的问题后，也可继续思考下去，提出解决问题的方案和设想。

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其二，原型启发。提供原型，以此为契机展开创造性的思维；也可以根据自己探讨的重点到秘书工作实务中去寻找原型。注意思维要善于飞跃，要立足于创新，不要拘泥于原型。

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其三，成语新解。成语新解，重在出新。成语新解，自然要翻出新意。但这一新意，应是建立在科学分析基础上的，而不应故作惊人之笔，立论怪诞，耸人听闻。

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（5）深刻性训练。

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其一，辩证分析。指运用唯物辩证法的基本观点来分析客观事物。比如一次网络上的辩论，一片绿地的养护，以及办文、办会、办公中常见的工作现象，都可以通过思考，写出生动活泼的、渗透辩证思维的总结。

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其二，揭示寓意。寓意大多不直接写出，而是让人从资料中去体味。因此阅读这些资料要经过认真思考，才能抓住它的本质。

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其三，集中、收束。首先，与拓展思路的训练结合起来，安排时可与拓展思路的训练自然衔接。其次，要有明确的中心，使集中与收束有所依傍，有所归属。最后，对枝蔓的头绪、次要的意思能够忍痛割爱。

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其四，比较判断。一类是对照比较，即把一事物和与它同类（或相近）的事物放在一起比较。秘书工作实务中的许多环节都可以进行这种比较。另一类是顺序比较，即同一事物在不同发展阶段上的比较。秘书考察事物现状时，若光了解目前的数量和状态，认识往往不深，如能纵向从历史的角度加以比较，便会印象鲜明，还可以看出发展、做出预测。

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三、想象能力

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（一）想象

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1. 定义

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想象是一种特殊的心理活动。它在感受的基础上进行，并伴随一定的思维活动。它虽然以表象为基本材料，不脱离感性认识，但具有分析综合效应和理性认识因素；它虽然和形象思维具有内在联系，但对秘书工作实务中的各种构思、计划、安排、打算，起着必不可少的作用。秘书应不断培养、提高自己的想象力。

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2. 作用

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（1）预见。在秘书工作实务中，想象是感性认识和理性认识互相联系的中介。它往往以对客观现实进行超前反映，使人预见未来为己任。计划、安排的拟定，就是一种“预见”，它往往能促进工作成功。

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（2）创新。想象是以表象作为基本材料进行思维的，只有想象活动的参与，秘书才能选择、提炼、概括、缀合从工作中获得的种种表象，有利于秘书言前人所未言，发前人所未发，避免陈言套话，达到秘书工作创新的目的。

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（3）突破。任何秘书要想克服个人经历、实践、观察和学识上的局限性、狭隘性，冲破旧经验的束缚，就必须借助想象。秘书工作实务，天天面对新情况、新问题，想象可以突破秘书的局限，去创造出新的解决问题的方案、思路。

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（二）有意想象

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所谓有意想象，即带有目的性、自觉性的想象。根据想象创造性的强弱又可把有意想象分为再造想象和创造想象。

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1. 再造想象

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（1）定义。再造想象是根据现成的语言或其他手段（如图样显示）的描绘在头脑中再造出新形象的过程。

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（2）运用再造想象能力的条件。

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其一，理解。正确理解再造想象借以依据的语言的表述或非诗文的描绘（包括图画、图纸、符号等），是再造想象的必要条件之一。

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其二，贮存的信息量。想象的水平是依一个人所据有的表象的数量和质量的情况为转移的。表象越贫乏，其想象也就越狭窄、肤浅，有时甚至完全失真。表象越丰富，其想象才会越开阔、深刻。

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其三，语言。想象的活动是在语言的调节下进行的，在想象力水平大致相当的情况下，一个语言能力强的秘书，所描绘出来的再造想象情境要比那些语言能力差的秘书强得多。

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2. 创造想象

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（1）定义。创造想象是根据预定的目的，不依据现成的描述而独立地创造出新形象的过程。

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（2）秘书工作实务中的创造想象。这种创造想象的一个最基本的特点，就是从同类事物的各个表象中把“最有代表性的特点”或“最自然的特征”抽取分离出来，把它们综合和概括到一个重新创造的形象中去。

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（三）联想

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1. 定义

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联想也就是我们平时所说的由一个事物想到另一个事物的心理过程，或是由当前事物回忆这事物的过去及有关这事物的其他情况，或是由这件事物想到另一件事物。它是由此及彼的一种想象。

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2. 培养联想力的基本条件

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（1）表象储备。通过观察感受积累极为丰富的记忆表象，并善于随时把这些积淀的表象调动起来，才有可能产生丰富的联想。

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（2）善找联系。就是要找出表象与表象之间的相近、相似、相反或类同的内在联系或外在联系。找出这些联系点，正是在表象与表象间架起一座桥梁。比如，一位秘书可由“游人踩踏事故”，联想到“建立预防突发事件、强化危机管理的总体应急预案”。

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3. 联想的基本方式

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（1）相似联想。相似联想是由某一种事物的感知和回忆，引起对和它在性质上或形态上类似的事物的回忆。它反映着事物间的相似性和共同性，是事物间暂时联系的泛化式概括的表现。在秘书工作实务中，秘书要敢于破陈法，不拘死法，力争找到新鲜、生动、贴切的相似之处。

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（2）接近联想。接近联想就是由某一事物的感知回忆，引起对它在时间或空间上接近的事物的回忆。接近联想的运用，可使秘书思路宽阔，冲破时空限制，把纷哉万象的大千世界，笼于笔端。事物在时间上的接近和空间上的接近往往是互相关联的，因此，秘书工作实务中的接近联想往往兼有时空两种因素，要巧妙地把所得资料中的相关内容，或“时”或“空”或“时空交叉”叠合在一起，在接近的关联中，由对资料的分析展开为对整体的工作。

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（3）对比联想。是把性质截然不同或情境完全相反的表象联结在一起的联想。对比联想的运用，能使描述的形象好的更好、坏的更坏地展现出来，打动人心；能使阐发的道理在正反两方面论证下更加深刻。秘书工作实务中，我们经常要遇到“正”“反”、“利”“弊”、“好”“坏”、“增”“减”等资料的对比，秘书必须学会并妙用对比联想，卓有成效地完成各项工作。

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