办公资料整理小技巧(怎么归档办公文件，我来教你！)

县级组织部办公室三年，收文处理算是办公室的基本工作之一，现在就我个人的经验和你分享一下，也欢迎大家一起交流探讨共同提高。

首先是分类要细。就拿我自己来说，我一般分为上级文件，上级文件里又分中央和省一级一类，市一级一类，市一级里面又有上级文件（市级）、上级明电、上级函及通知、上级信息，而本级的文件我是四大办合一类，其他单位合一类，县级单位转发市级的合一类，秘密文件单独一类，这样基本的分类有了。每来一个文件先电脑登记编号，然后打印阅办单，这样领导要找什么文件你最少就能知道他在哪，比如领导找的是市上发文，你就直接可以去上级文件（市级）所在地去查找，在电子登记表格一查找就可以知道它是你的第几号收文，然后直接精确的去找哪类文件的第几号就可以了。

其次是各项进度要清楚。现在每天都要收很多文件，你要根据轻重缓急的对这些文件做到心中有数，哪些是马上就要办的，哪些是关系不大只要知道有这回事情就可以的。急的要先收好呈阅给领导，有的涉及本单位，时间完成期限和报送的要求的自己最好先用笔画出来，这样领导看的时候也就会注意到这些，呈阅的时候自己先看几遍，弄清楚文件中所交代的事情，做到领导问的时候你要能说上来最好。领导这个文件批示了，你就要跟踪进度，有时间要求的最好能按照人家的时间督促完成工作，做到领导问起来你至少能知道这个文件去哪了，处理进度到了哪一步。

最后是一定要做好保存工作。我们整理文件不能说是事情完了就结束了，后续的文件保存也是至关重要，拿我来说，一年工作做完了，我都会抽出点时间将去年的文件分类整理好，按保存期限将文件划分为永久保存、长期保存（30年）、短期保存（10年），永久保存的一般是本单位发的关于人事和工资变动之类比较重要的文件，长期保存的就是开展的一些活动和本单位一些比较重要的，短期的就是省市级一些比较宏观的文件，这些文件不要偷懒继续重新编号，电子版的因为你收文的时候都有记录所以很容易就完成，编号要一年跟着一年的别断，这里有个注意的就是你最后存文的时候最好把领导的阅办单也存一起，这样即使以后领导要找哪个文件你随便找到一看阅办单的领导批示就能很清楚的知道这个工作是安排给谁的由谁负责，这样可以减少很多的推诿扯皮。

文件全部编号管理登记，有领导批示的就在备注里注释。

文件根据来文机关分类归档

电子登记以后打印阅办单，然后呈领导批示

收文的档案盒，底下的是二维码目录，只要扫描二维码就能出现本档案盒的目录，有上级来检查还是很上分的

这个就是以前的文件保存归档的

这个是存档盒子内，上面是这一盒的目录

下面的就是文件保存的样子，右上角标注了文件年份是2017年，保存期限是30年，登记文号是1146

这个就是保存的时候领导的处理阅办单也一起保存，这样以后责任明朗职责清晰