可靠、可重复的采购流程对于优化财务和运营功能至关重要。正确的方法可以加快项目进度，并为每个人提供所需的工具，同时控制预算。但是，管理良好的采购流程中的重要步骤是什么？您如何跟踪采购实践的绩效以了解您获得了最佳结果？让我们看看建立有效采购流程所需的阶段和步骤。我们还将涵盖不同类型的采购并分享最有效的 KPI 来跟踪您的流程并确保您的流程充分满足业务需求。

什么是采购？

采购是公司内部采购、购买和支付材料和服务的过程。这是一项关键的业务功能，可以让公司更高效地运营，同时确保每个人都拥有工具、材料和软件来提高生产力和效率。良好的采购管理使公司能够通过战略采购实现成本节约，改善供应链管理，并缩短制造时间。

间接、直接和服务采购之间的区别

尽管所有采购都通过相同的采购流程进行，但存在几个不同的类别。每个都需要不同的成本控制和管理方法。三种主要的采购类型是直接采购、间接采购和服务采购。

采购过程中的阶段

采购是一个连续的过程，但每次采购都会经历三个阶段：

采购过程中的步骤

1. 确定需求：利益相关者或部门负责人意识到对产品、软件工具或服务的需求。此次采购可以满足持续的需求（例如，补充办公用品等消耗品）或支持新项目的单次采购。这些可以作为年度预算和采购计划流程的一部分进行计划，也可以作为意外需求的现货购买。一旦利益相关者确定了需求，他们就会概述满足需求的要求，并将其记录在请求中。

2. 发出采购申请：利益相关者使用识别步骤中显示的信息创建采购申请或摄入表。这是采购商品或服务的正式请求，包括订购和付款所需的所有信息。根据采购类型，采购申请提供了建议的解决方案。例如，在软件采购中，利益相关者可能包括三个评估工具。

3. 部门审查：一旦提出采购请求，多个部门可能会签署采购决定。通常，部门负责人、法律、安全和 IT 部门有特定的要求来降低风险并确保采购合规性。在与新供应商接洽时，这种审查尤为重要。

4. 预算分配：一旦必要的审批人完成审查，交易就会进入财务团队进行审批和预算分配。对于小额或一次性采购，财务部门可能会批准现货采购并指示利益相关者完成采购。从这一点来看，财务或采购可能会接管更大的、基于合同的采购的谈判。

5. 询价 (RFQ)：谈判团队将向多个潜在供应商索取报价，或者在某些情况下，征求建议书 (RFP)，以评估大宗采购，例如大批量商品、咨询服务或软件。这种做法通常被称为“三出价和一次购买”。这使团队能够更好地了解每个解决方案，探索不同投标人的功能和定价，并在谈判前进行尽职调查。在某些情况下，在采购流程的这个阶段，团队可能会选择与作为战略采购计划一部分的首选供应商列表合作。

6. 合同谈判：根据提供的数量和合同条款，采购团队聘请选定的供应商制定需求和要求。在谈判过程中，团队试图就最佳价格和付款条件进行谈判，确保他们获得合适规模的解决方案来满足采购请求。如果谈判小组和供应商达成可接受的条款，则买方执行合同并传送批准的采购订单以完成交易。

7. 收货：根据 PO 中的信息，供应商向买方履行并交付货物或服务。交付后，买方检查货物的质量和准确性。如果货物与采购订单不符或存在质量问题，买方可以退货或通过供应商寻求补救措施。买方应注意订单与交付的货物之间的任何差异，以便将来进行记录保存。

8、匹配流程：采购员对采购申请、采购订单、发票进行三方匹配，确保准确无误。这种三重检查对于解决交付的货物和要支付的金额的任何差异是必要的。

9、发票审核：三联审核通过后，发票审核通过，经应付账款部门编码，提交付款。

10. 付款：买方通过首选方式（最好是电子方式）向供应商付款。如果提前付款，买方可享受提前付款折扣。

11. 交割后记录保存：成功付款后，团队进行记录保存活动，以促进分析和未来计划工作。这些活动包括供应商评估、合同管理、支出报告等。

使用最佳 KPI 跟踪您的采购流程

简化采购策略的一种方法是通过跟踪指标来了解您的流程及其结果。这些指标称为关键绩效指标 (KPI)。通过建立和监控您的业务 KPI，您可以改进流程、缩短采购周期并提高利润。您要考虑跟踪的一些关键 KPI 是：

每张发票成本 (CPI)：处理付款发票的成本。该 KPI 跟踪采购支付阶段的效率。人工处理与较高的 CPI 相关。自动化通过提高处理速度和减少异常来降低每张发票的成本。

发票异常：在采购过程中遇到编码、处理或付款错误的发票百分比。大多数组织的异常率平均为 5%。高于此水平的费率表明您的发票和付款处理工作流程存在问题。与 CPI 一样，自动化显着降低了这个数字。

紧急购买：衡量期间内（例如每季度或每年）非计划支出事件的数量。这些计划外事件可能表明您的项目计划、预算或申请流程存在问题。这些流程的问题可能会鼓励特立独行的支出、增加风险并降低资本效率。

供应商缺陷：供应商交付中损坏或不合格物品的百分比。与其他以供应商为中心的 KPI 一起，缺陷率可能表明需要退出特定供应商或改进组织中的战略采购计划。

采购生命周期：一个需求从采购申请到结算需要多长时间。较长的交货期将阻碍生产进度，并导致下游分销和现金流问题。

通过自动化改进采购流程 KPI

一旦组织开始通过 KPI 改进和跟踪采购，许多组织就会发现需要改进的领域。最有效的解决方案不是增加员工人数或复杂性，而是使用采购软件实施可扩展的解决方案。这样做可以节省员工工资，减少错误，并创建一个与公司发展同步增长的流程。

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