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办公室干部讲话技巧培训(体制内生存手册2:办会经验技巧)

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  • 2023-07-03 00:16:55
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小伙伴们,办会是机关最基本的一项工作,

根据体制内多年办会经验,我整理为:12个环节、10个细节(建议收藏)

体制内工作可以简要概括为,办人办事办会。

办会不难,你要你掌握它的标准和流程,并形成标准化的流程清单,当再遇到这样的时候,只需要按清单准备就可以了。

会前准备:

1.明确会议主题、时间、地点(时间上要考虑好,不要和其他的活动起冲突,会议人员报到的时间,不能定的太早,会议时间也要把握好,不要开的太久,到了下班时间还没散会,参会人员也会对组织方有怨言,还有星期五下午的会也要慎重,有些家在异地的干部可能会早点回家。当然实在安排不过来,会议比较重要的话也可以安排,大家也会理解。)

2.起草、发布会议通知,通知到参会人,印制参会人员名单和签到表(对请假人员做好记录)。(会议通知里面时间、地点、参会人员范围、要不要发言等重要信息要明确,参会人员可以先收集名单,开会前再次确认好。)

3.拟定会议议程;起草主持稿、讲话稿。(会议议程要突出主题,发言的要选典型,研讨的要言之有物,决议的要形成结论决定;主持词可以结合议程来写,要注意把控时间节奏,讲话稿可以写总结性、概括性的意见)

(写材料可以参考我之前的帖子的里面的一个网站,里面有很多模块参考。好用的党建网站推荐,最后有ChatGPT的应用推荐)

4.预定会议室和会务服务:礼仪、茶水、摄影等。(会务要提前和酒店或者后勤沟通好,摄影的人也要提前沟通下,说下主要要拍的镜头)

5.收集并印制会议材料;(会议材料写撰写,因为里面的议程和人员名单随时都有可能改,尽量晚一点印制,这样确保后面不用改了)

6.布置会场,调试设备:现场工作会还是网络视频会,上下座、圆桌座,还是面对面座,会标、横幅、席卡等。(会场布置要结合会议的类型来布置,部署会上下座,座谈会面对面座,研讨会圆桌座,座位排序和话筒、投影一定要多次核实有没有问题)

办会细节加分项:

1.第一原则,一定要多和领导汇报,把办会的情况和材料、需要敲定的地方多和领导汇报,既能表功,又有体现领导能力的方面。

2.通知位置高于自己的参会人时要通过你的领导通知,并在领导通知后,开会前一天,再给参会人发短信提醒:参会主题、时间、地点 届时请您出席指导 办公室张三,记住短信最后一定要备注上你的部门和姓名,借机给领导留下细心好印象。

3.起草会议通知,明确主题、内容、参会人员、时间、地点、着装、注意事项等。印制参会人员名单和签到表前,仔细核对,对有疑问的名字和职务,逐一确认,坚决杜绝把领导的名字弄错。

4.布置会场时,主席台上可提前在发言人面前放好红色卡纸打印好的讲话稿,即使发言人忘记带讲话稿,也不会让现场的你手足无措。

5.文字材料,包括讲话稿、主持词等,一般有领导把关,不至于出太大的纰漏。

6.座次安排,主席台座次,要慎之又慎,千万不要出错。

7.印发文件。会上需印发的文件,一定要审核审核再审核,消灭一切字、词、句、标点、排版错误。

8.会场布置。环境卫生提前整理好,尤其是主席台,重点是大领导的座位。音响设备灯光提前调试好。

9.通知下发。注意收集信息,谁请假了,谁替会了,统计好,做到心中有数。

10.会中应急。明确分工、责任到人、各负其责,哪方面出现问题,都有人应对。

11.会后复盘,并做好记录,下次办会时候好规避。

会中服务:

1.签到、未到会人员电话提醒;(10分钟前就要提前打电话了,千万不能领导到了,会场的人员还稀稀拉拉。领导不会说别人参会不及时,只会觉得你组织不力。)

2.做好会议记录,发放资料、切换会议大屏内容,提前准备录音笔和记录本,录音笔提前充满电;(最好用录音笔提前放领导桌子上,好会后整理记录,这样开会时就可以把注意力专注在会议本身,不用忙着做记录。我们单位用的是科大讯飞智能录音笔,能把所有人讲话实时转成文字,普通话录音转文字准确率98%,配备高清大屏,转写文字实时出现,后期写会议纪要时极大提高效率,非常方便,它已经成了我们单位各部门开会的必备神器。

会后总结:

1.整理汇编会议资料,将通知、议程、会议照片影像等过程性资料保存完整。这些资料都是以后宝贵的工作经历财富,各类工作台账少不了它们。

2.起草会议纪要,完善会议记录,事项督办;会议的质量高低主要就看会议纪要和督办完成。一定要落实好会议议定事项,这样在领导那里才加分。

3.是否需要新闻报道。新闻报道撰写也是露脸工作之一,在体制内做事,既要苦干,也要懂得巧干,才能取得事半功倍的效果。

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