办公室干部讲话技巧培训(体制内生存手册2：办会经验技巧)

小伙伴们，办会是机关最基本的一项工作，

根据体制内多年办会经验，我整理为：12个环节、10个细节（建议收藏）

体制内工作可以简要概括为，办人办事办会。

办会不难，你要你掌握它的标准和流程，并形成标准化的流程清单，当再遇到这样的时候，只需要按清单准备就可以了。

会前准备：

1.明确会议主题、时间、地点（时间上要考虑好，不要和其他的活动起冲突，会议人员报到的时间，不能定的太早，会议时间也要把握好，不要开的太久，到了下班时间还没散会，参会人员也会对组织方有怨言，还有星期五下午的会也要慎重，有些家在异地的干部可能会早点回家。当然实在安排不过来，会议比较重要的话也可以安排，大家也会理解。）

2.起草、发布会议通知，通知到参会人，印制参会人员名单和签到表（对请假人员做好记录）。（会议通知里面时间、地点、参会人员范围、要不要发言等重要信息要明确，参会人员可以先收集名单，开会前再次确认好。）

3.拟定会议议程；起草主持稿、讲话稿。（会议议程要突出主题，发言的要选典型，研讨的要言之有物，决议的要形成结论决定；主持词可以结合议程来写，要注意把控时间节奏，讲话稿可以写总结性、概括性的意见）

（写材料可以参考我之前的帖子的里面的一个网站，里面有很多模块参考。好用的党建网站推荐，最后有ChatGPT的应用推荐）

4.预定会议室和会务服务：礼仪、茶水、摄影等。（会务要提前和酒店或者后勤沟通好，摄影的人也要提前沟通下，说下主要要拍的镜头）

5.收集并印制会议材料；（会议材料写撰写，因为里面的议程和人员名单随时都有可能改，尽量晚一点印制，这样确保后面不用改了）

6.布置会场，调试设备：现场工作会还是网络视频会，上下座、圆桌座，还是面对面座，会标、横幅、席卡等。（会场布置要结合会议的类型来布置，部署会上下座，座谈会面对面座，研讨会圆桌座，座位排序和话筒、投影一定要多次核实有没有问题）

办会细节加分项：

1.第一原则，一定要多和领导汇报，把办会的情况和材料、需要敲定的地方多和领导汇报，既能表功，又有体现领导能力的方面。

2.通知位置高于自己的参会人时要通过你的领导通知，并在领导通知后，开会前一天，再给参会人发短信提醒：参会主题、时间、地点 届时请您出席指导 办公室张三，记住短信最后一定要备注上你的部门和姓名，借机给领导留下细心好印象。

3.起草会议通知，明确主题、内容、参会人员、时间、地点、着装、注意事项等。印制参会人员名单和签到表前，仔细核对，对有疑问的名字和职务，逐一确认，坚决杜绝把领导的名字弄错。

4.布置会场时，主席台上可提前在发言人面前放好红色卡纸打印好的讲话稿，即使发言人忘记带讲话稿，也不会让现场的你手足无措。

5.文字材料，包括讲话稿、主持词等，一般有领导把关，不至于出太大的纰漏。

6.座次安排，主席台座次，要慎之又慎，千万不要出错。

7.印发文件。会上需印发的文件，一定要审核审核再审核，消灭一切字、词、句、标点、排版错误。

8.会场布置。环境卫生提前整理好，尤其是主席台，重点是大领导的座位。音响设备灯光提前调试好。

9.通知下发。注意收集信息，谁请假了，谁替会了，统计好，做到心中有数。

10.会中应急。明确分工、责任到人、各负其责，哪方面出现问题，都有人应对。

11.会后复盘，并做好记录，下次办会时候好规避。

会中服务：

1.签到、未到会人员电话提醒；（10分钟前就要提前打电话了，千万不能领导到了，会场的人员还稀稀拉拉。领导不会说别人参会不及时，只会觉得你组织不力。）

2.做好会议记录，发放资料、切换会议大屏内容，提前准备录音笔和记录本，录音笔提前充满电；（最好用录音笔提前放领导桌子上，好会后整理记录，这样开会时就可以把注意力专注在会议本身，不用忙着做记录。我们单位用的是科大讯飞智能录音笔，能把所有人讲话实时转成文字，普通话录音转文字准确率98%，配备高清大屏，转写文字实时出现，后期写会议纪要时极大提高效率，非常方便，它已经成了我们单位各部门开会的必备神器。

会后总结：

1.整理汇编会议资料，将通知、议程、会议照片影像等过程性资料保存完整。这些资料都是以后宝贵的工作经历财富，各类工作台账少不了它们。

2.起草会议纪要，完善会议记录，事项督办；会议的质量高低主要就看会议纪要和督办完成。一定要落实好会议议定事项，这样在领导那里才加分。

3.是否需要新闻报道。新闻报道撰写也是露脸工作之一，在体制内做事，既要苦干，也要懂得巧干，才能取得事半功倍的效果。

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