数字时代，办公无纸化，大量电子文档应运而生。相比纸质文档，电子文档具有存储方便，易查找，易编辑等优点。

但实际上，除了部分历史留存下来的纸质文档外，新的档案、合同等纸质文档也在不断产生，为方便存储与应用，这些纸质文档将被转换为电子文档。

当前，纸质文档转换为电子文档的技术已经较成熟。利用扫描设备可以把纸质文档扫描成图像文件存储管理；而OCR技术还能提取图像中的符号并转换为文本格式，可供进一步编辑、利用。

为确保纸质文档电子化的结果的准确性、一致性，多数纸质文档会转换成扫描后的图像文件，但这类文档在管理、应用上比普通的文本文档要难。例如，审计部门在查找档案时，要从扫描后的海量图像文件中找到具体的文字内容，依靠人力效率太低。

如何高效管理、应用这部分文档？主要存在以下几个难点：

针对以上需求和痛点，专业的文件管理系统将是纸质文档电子化之后高效管理、应用的利器。

文件管理系统的智能识别技术能快速将纸质文档转换为电子文档，并利用OCR技术、图像识别技术、NPL自学习平台、自动标签等技术快速从图片文件中提取文字信息进行处理，自动识别证件、识别票据、归档整理，将图片文件转换为易编辑、检索、利用的数据信息，提升办公效率与文档应用。

一、自定义元数据标签

元数据是描述数据的数据，通俗来说就是描述文件信息的数据，包括文件大小，创建时间，文件名等等。文件自动生成的元数据是有限的，不足以我们获取更丰富的文件信息，扩展元数据的属性对电子化之后的图像文件进行编目很关键。

够快云库的自定义的元数据标签，就可以为图像文件打上多维度的元数据标签，包含了字段、数值等。例如，扫描后的发票可以利用OCR技术提取关键字段，把发票抬头、金额、开户行、地址等关键字段转换为元数据标签。

而档案类的图像文件用元数据标签扩展属性，打上档案编号、时间、对象等元数据标签，能辅助实现编目动作，就像图书馆的索引卡片一样。

二、元数据检索与应用

图像文件的一大应用痛点就是难快速定位、有效检索。在自定义元数据标签的基础上，这个问题可以有效解决。

例如，要检索某个档案文件，可以通过唯一的档案编号元数据查找，或者检索档案的时间范围等，都是通过已有的元数据标签来实现检索。

也可以通过元数据设置文件到期提醒。例如，某份合同文件将在某天到期，可以在元数据设置里提前预设到期时间，到期后系统自动提醒，合同、档案类文件管理更精准。

三、关键信息提取

扫描后的图像文件，最关键的还是图片中的文字信息。够快云库的智能检索支持OCR技术，可对图像文件识别并转换为可编辑的文本。

例如，票据扫描件可通过OCR技术自动识别，对发票金额、抬头等关键信息抽取，转换为可进一步编辑、利用的文本，实现纸质文档电子化之后的有效利用。

在纸质文档电子化的趋势下，高效管理、应用电子化之后的文件是重点，而元数据技术、智能识别技术则是实现这个问题的关键，只有继续坚持技术创新才能应对更复杂的文件管理。